Configurazione della contabilità generale e del giornale di registrazione
Una volta configurati, è possibile usare i giornali di registrazione in modo rapido ed efficiente. Per usare i giornali di registrazione generali, è necessario configurare diversi componenti.
Contabilità generale
Ogni persona giuridica ha una contabilità generale e ogni contabilità generale può essere collegata a un piano dei conti. È possibile collegare più contabilità generali allo stesso piano dei conti, per condividere lo stesso piano dei conti con più persone giuridiche. È anche necessario indicare quali strutture dei conti associare alla contabilità generale per ciascuna persona giuridica.
L'automazione della compensazione dei saldi contabili riduce il numero di passaggi manuali abbinando automaticamente le transazioni in Dare e Avere nella contabilità generale e contrassegnandole come liquidate. Il processo viene eseguito come processo in background a seconda delle regole specificate. È possibile definire la frequenza della compensazione automatizzata e le regole di abbinamento basate sugli attributi della transazione. L'automazione della compensazione dei saldi contabili definisce i seguenti dettagli:
- Quando vengono eseguite le compensazioni dei saldi contabili.
- Quali criteri vengono usati per abbinare i movimenti in Dare e Avere che si possono compensare automaticamente.
- L'ordine di elaborazione delle informazioni sulla compensazione dei saldi contabili.
Nota
Per abilitare la funzionalità Automatizza processo di compensazioni dei saldi contabili è necessario abilitare Riconoscimento tra liquidazione saldi contabili e chiusura di fine anno.
Dimensione finanziaria di bilanciamento
La contabilizzazione interunità è il requisito per generare uno stato patrimoniale bilanciato per una determinata dimensione finanziaria. Tutte le registrazioni contabili effettuate nella contabilità generale devono pertanto essere bilanciate per i valori della dimensione finanziaria, che è definita dimensione finanziaria di bilanciamento. La dimensione finanziaria di bilanciamento usata per la contabilizzazione interunità viene selezionata nella pagina Contabilità generale in Contabilità generale > Setup contabilità generale > Contabilità generale. Quando si immette la dimensione finanziaria di bilanciamento in Finance, ogni voce contabile deve essere bilanciata a livello totale e a livello dei valori di dimensione finanziaria.
Se la voce contabile non è bilanciata a livello dei valori di dimensione finanziaria, vengono create automaticamente registrazioni contabili aggiuntive per bilanciarla.
Dopo aver aggiunto le strutture dei conti, è consigliabile collegarle alla contabilità generale.
Nomi giornale di registrazione
Una delle aree più importanti da configurare è quella dei nomi del giornale di registrazione. È possibile definire un nome di giornale di registrazione per un'attività specifica in base al relativo tipo.
È consigliabile definire nomi di giornale di registrazione specifici per ogni scopo, ad esempio interaziendale, rettifica di ratei e correzione di errori. Il nome di ogni giornale di registrazione può essere personalizzato per rendere l'immissione dei dati semplice e sicura per ogni scopo.
Nella pagina Nomi giornale di registrazione in Contabilità generale > Impostazione giornale di registrazione è possibile configurare i diversi elementi, tra cui i seguenti.
- Flusso di lavoro di approvazione: per aumentare il controllo interno, definire flussi di lavoro del giornale di registrazione che stabiliscano limiti di materialità per le fasi di revisione e approvazione, in base a criteri come l'importo Dare totale. Il concetto di materialità è il principio contabile universalmente accettato secondo cui tutte le questioni importanti devono essere segnalate mentre le questioni banali possono essere ignorate
- Configurare i flussi di lavoro per i giornali di registrazione generali nella pagina Flussi di lavoro contabilità generale.
- Valori predefiniti: selezionare i valori predefiniti per conti di contropartita, valuta e dimensioni finanziarie.
- Controllo giornale di registrazione: è possibile configurare restrizioni su tipo di società e di conto, nonché sui valori del segmento.
Impostazione giornale di registrazione
In Finance sono disponibili giornali di registrazione generati manualmente e generati dal sistema.
Esempi di giornali di registrazione generati dal sistema sono i giornali di registrazione allocazioni e i giornali di registrazione eliminazione, che vengono creati automaticamente e mai manualmente.
Le scritture contabili manuali vengono generate dalle registrazioni immesse nel sistema, ad esempio un movimento di registrazione C/G. Quando si usa una scrittura contabile manuale, le transazioni non vengono registrate immediatamente. Prima di registrare un inserimento manuale, i giornali di registrazione possono essere nei seguenti stati.
- Modificato
- Rivisto
- Approvato
- Eliminato
In Finance è possibile usare i giornali di registrazione per le attività seguenti.
- Controllare diversi tipi di voci: è possibile applicare un sistema di approvazione in modo che i giornali di registrazione speciali vengano registrati solo dopo essere stati approvati.
- Rivedere i dati importati da sistemi di contabilità esterni: è possibile assicurarsi che tutti i campi validi contengano un valore e che tutte le restrizioni per la transazione siano rispettate.
Prima di creare giornali di registrazione, è importante verificare che sia configurata la serie di giustificativi necessaria. È possibile impostare sequenze numeriche e collegarle ai riferimenti appropriati.
Non è possibile usare sia il sistema di approvazione manuale sia il sistema di approvazione del flusso di lavoro per lo stesso nome di giornale di registrazione. È possibile usare i livelli di registrazione riportati di seguito.
- Corrente: livello predefinito.
- Operazioni: usato per l'inserimento di transazioni.
- Imposta: per la registrazione di transazioni che hanno un impatto sulle dichiarazioni fiscali.
Nell'elenco Livello dettagli è possibile specificare come devono essere riepilogate le righe del giornale di registrazione.
- Dettagli: ogni istanza di un numero di conto nelle righe del giornale di registrazione viene registrata come transazione conto separata.
- Riepilogo: durante la registrazione viene eseguita automaticamente una sommatoria delle righe del giornale di registrazione in un'unica transazione se i giustificativi con data, numero di conto, dimensione e codice valuta contengono gli stessi valori.
È importante sapere che la sommatoria non viene eseguita sulle transazioni con IVA.
Restrizioni registrazione
Le restrizioni registrazione determinano se utenti o gruppi di utenti specifici possono eseguire la registrazione in un giornale specifico. È possibile limitare la registrazione nel giornale all'utente che ha creato il giornale per coloro a cui è assegnato il controllo. Se l'utente non è assegnato a una restrizione registrazione, può contabilizzare tutti i giornali per il nome del giornale di registrazione.
Selezionare i parametri seguenti.
Per gruppo utenti
Per utente
Nessuna restrizione di registrazione: la funzionalità di restrizione di registrazione consente a un'organizzazione di specificare, in base al nome del giornale di registrazione, se utenti o gruppi di utenti specifici possono contabilizzare solo i giornali di registrazione che l'utente o i membri del gruppo di utenti hanno immesso o creato. Le restrizioni registrazione possono essere definite dal gruppo di utenti o dall'utente.
Il responsabile della contabilità clienti (AR) di Contoso è ad esempio un membro del gruppo di utenti AR, che è stato assegnato a una restrizione registrazione per i giornali AR. A causa di questa assegnazione di restrizione registrazione, i membri del gruppo di utenti AR possono contabilizzare solo i giornali di registrazione AR che hanno creato.
Il responsabile della contabilità decide di consentire al responsabile contabilità clienti di contabilizzare tutti i giornali di registrazione AR, non solo quelli che ha creato. Il responsabile della contabilità deve autorizzare il controllo della registrazione per il responsabile della contabilità clienti in modo che possa effettuare registrazioni in tutti i relativi giornali di registrazione.
Nella riconciliazione estratti conto avanzata è possibile selezionare la data di registrazione delle transazioni. È possibile selezionare la data di registrazione della riga del rendiconto bancario con numeri di giustificativo separati come data di registrazione delle nuove transazioni. Se il periodo contabile è chiuso, è possibile selezionare la data di importazione del rendiconto bancario con il numero di giustificativo combinato per la data di registrazione delle nuove transazioni.
Questo video mostra come creare un nome di giornale di registrazione, usare i tipi di giornale di registrazione e configurare le restrizioni di pubblicazione.
Controlli giornali di registrazione
Un controllo giornale di registrazione è un'impostazione che può essere definita sul nome del giornale di registrazione per specificare le restrizioni o limitazioni relative a ciò che può essere usato e contabilizzato per il giornale di registrazione. Usare le opzioni di controllo del giornale di registrazione per configurare le regole di registrazione per il nome del giornale di registrazione in Contabilità generale > Impostazione giornale di registrazione > Nomi giornale di registrazione > Controllo giornale di registrazione.
È possibile limitare i tipi di conto che gli utenti possono usare nel giornale di registrazione o indicare la società specifica e il tipo di conto specifico che possono registrare in un determinato giornale di registrazione.
Il nome del giornale di registrazione bancario viene ad esempio configurato in modo da consentire agli utenti di eseguire solo registrazioni sul conto bancario, mentre il giornale di registrazione pagamenti cliente consente solo registrazioni sul conto cliente. Se per qualche motivo l'utente specifica accidentalmente un conto di contabilità generale o un conto fornitore nel giornale di registrazione pagamenti cliente, Finance visualizzerà un messaggio di errore per indicare che gli utenti possono usare solo un tipo di conto del cliente usando il giornale di registrazione con il controllo giornale di registrazione specifico.
È inoltre possibile specificare i valori delle dimensioni che possono essere usate insieme al conto contabilità generale. In tal modo, sebbene la struttura dei conti possa consentire la selezione di più dimensioni, su quel giornale di registrazione specifico gli utenti possono usare solo determinate dimensioni.
Descrizioni giornale di registrazione
Usare le descrizioni del giornale di registrazione per immettere e riusare il testo della transazione quando si registra nei giornali di registrazione. Gli utenti immettono spesso lo stesso testo della transazione ogni volta che registrano una determinata transazione, ad esempio il trasferimento dalla piccola cassa alla banca o il pagamento del numero di fattura. È possibile salvare il testo della transazione in una tabella con un nome di ricerca, in modo da poterlo riusare.
Le descrizioni del giornale di registrazione definite nella contabilità generale sono condivise tra i giornali di registrazione secondari finanziari (moduli) di Finance.
Descrizioni predefinite
Le descrizioni predefinite possono essere usate per le registrazioni automatiche nella contabilità generale. È possibile configurare descrizioni predefinite in varie lingue. Possono essere create per transazioni come i pagamenti dei fornitori e configurate in diversi modi per soddisfare le esigenze del cliente.
Per configurare la prima descrizione predefinita, seguire questa procedura.
Andare a Contabilità generale > Impostazione giornale di registrazione > Descrizioni predefinite.
Selezionare Nuovo in alto per creare una nuova descrizione predefinita.
Usare il menu a discesa nel campo Descrizione per selezionare il tipo Storno transazione.
Selezionare en-us nel campo Lingua.
Nel campo Testo è possibile usare variabili fisse, richiamate nel campo Riferimento nella parte inferiore della schermata. Se ad esempio si desidera usare il numero di fattura, digitare "Fattura %2" nel campo Testo.
Nel campo Testo immettere la descrizione predefinita. È possibile digitare del testo nel campo oppure usare una o più delle seguenti variabili di testo libero.
- %1: aggiungere la data della transazione.
- %2: aggiungere un identificatore che corrisponde al tipo di documento che viene registrato nella contabilità generale. Per i tipi di transazione correlati alle fatture, la variabile %2 aggiunge ad esempio il numero di fattura.
- %3: aggiungere un identificatore correlato al tipo di documento che viene registrato nella contabilità generale. Per i tipi di transazione correlati alle fatture, la variabile %3 aggiunge ad esempio il numero di conto cliente.
Per determinati tipi di transazioni in alcuni paesi o aree geografiche, è possibile includere del testo nelle descrizioni predefinite che provengono dai campi nel database Finance. Questi campi sono correlati ai tipi di transazione.
Tipi di transazione
È possibile aggiungere altro testo alle descrizioni predefinite per i tipi di transazione correlati ai seguenti tipi di documenti:
- Fatture cliente
- Note di credito cliente
- Pagamenti in contanti cliente
- Pagamenti fornitore
- Ordini cliente
- Ordini fornitore
- Giornali di registrazione magazzino
- Pianificazione generale (MRP)
- Cespiti
Codici causale
Un codice causale è un codice standardizzato che può essere usato in vari tipi di transazione o modifiche ai valori dei campi per fornire dati in background relativi alla transazione. I revisori o i manager possono ad esempio voler vedere i motivi registrati per varie transazioni come rettifiche di svalutazione o storni di pagamento.
È possibile configurare i codici causale in Amministrazione organizzazione > Setup > Motivi finanziari
Quando si usano codici causale standard anziché il testo della transazione, sono disponibili linee guida per la scelta dei codici. I codici causale standard consentono inoltre ai responsabili e ai revisori di analizzare la cronologia delle transazioni per un motivo specifico. I codici causale possono essere usati con i moduli Contabilità generale, Contabilità fornitori, Contabilità clienti, Gestione cassa e banche e Cespiti. È inoltre possibile selezionare un codice causale nei movimenti di contabilità generale, nelle richieste di allocazione, nelle proposte di eliminazione e nei consolidamenti.