Configurazione e uso dei giornali di registrazione
Come tutti gli altri moduli delle app per la finanza e le operazioni, il modulo Contabilità generale include una pagina Parametri. È possibile impostare parametri specifici per il modulo, ad esempio su come gestire il processo di chiusura dell'anno fiscale, sulla differenza in centesimi massima per l'arrotondamento, su quali sequenze numeriche usare e su come trasferire le registrazioni alla contabilità generale, tra molti altri aspetti che possono incidere anche su altri moduli ma che devono essere impostati in questa pagina.
Prima di usare i giornali di registrazione, occorre assicurarsi che la pagina Parametri di contabilità generale in Contabilità generale > Impostazione contabilità generale > Parametri di contabilità generale sia stata configurata in modo appropriato in base ai requisiti del cliente.
Ad esempio, considerare alcuni dei seguenti valori per il campo Verifica il giustificativo utilizzato.
- Rifiuta duplicati: impedisce l'uso di date di transazione diverse per lo stesso numero di giustificativo.
- Rifiuta duplicati nell'anno fiscale: consente l'uso di date di transazione diverse per lo stesso numero di giustificativo in anni fiscali diversi.
- Accetta duplicati: consente l'uso di date di transazione diverse per lo stesso numero di giustificativo nel campo Data transazione nelle righe del giornale di registrazione.
- Avvisa in caso di duplicati: imposta il sistema per avvisare se righe del giornale di registrazione con date di transazione diverse hanno lo stesso numero di giustificativo
Uso dei giornali di registrazione
Il processo di uso dei giornali di registrazione include i passaggi seguenti.
- Creare un nuovo giornale di registrazione
- Aggiungere righe del giornale di registrazione
- Convalidare
- Registrare
Creare un nuovo giornale di registrazione: molti dei moduli di Finance usano i giornali di registrazione per l'immissione delle transazioni. In Contabilità generale, usare i giornali di registrazione per la registrazione contabile. In Contabilità clienti usare i giornali di registrazione per le registrazioni. Quando si apre una finestra di dialogo dei giornali di registrazione, creare nuovi giornali di registrazione usando il modello associato al tipo di giornale di registrazione.
Creare righe del giornale di registrazione e registrare le transazioni: dopo aver creare un nuovo giornale di registrazione, immettere la registrazione delle transazioni nel giornale di registrazione e registrarlo oppure trasferire il giornale di registrazione per la revisione e l'approvazione da parte di altri.
Visualizzazione delle scritture contabili e delle transazioni
È possibile visualizzare le scritture contabili e le transazioni in vari modi. È possibile usare le pagine di richieste informazioni che forniscono funzionalità di drill-down oppure usare le varie opzioni di report presenti nella contabilità generale.
È possibile visualizzare le transazioni registrate in molti modi usando le richieste di informazioni quali Bilancio di verifica, Audit trail e Transazioni giustificativo.
È possibile filtrare in base a un singolo valore o a un intervallo. Quando si definisce un intervallo, assicurarsi di usare la sintassi corretta. I valori devono essere separati da un doppio punto (..).
Transazioni giustificativo
Transazioni giustificativo in Contabilità generale > Richieste di informazioni e report è una pagina in cui è possibile effettuare selezioni in varie tabelle e campi per specificare i criteri per il bilancio o la transazione che si sta cercando.
Ad esempio, è possibile visualizzare tutte le transazioni per una data o un conto specifico, oppure tutte le transazioni del Tipo di registrazione incluse in un Livello di registrazione specifico.
Per impostazione predefinita, la pagina mostra il numero del giornale di registrazione, il giustificativo, la data e il conto principale, ma è possibile aggiungere ulteriori tabelle, campi e criteri per restringere la ricerca.
Audit trail
Audit trail è una pagina in Contabilità generale > Richieste di informazioni e report che mostra i tipi di transazioni, le descrizioni, da chi sono state create le transazioni e quando sono state create. Nella pagina Audit trail è possibile visualizzare le transazioni giustificativo.
Ogni transazione contabile fa parte di un giustificativo. Quando viene registrato un giustificativo o un gruppo di giustificativi, il sistema crea una voce di audit trail con un identificatore numerico univoco. La voce include un testo della transazione generato automaticamente che identifica l'origine della voce.
Fare clic sul pulsante Giustificativo per visualizzare i giustificativi contenuti nella voce di audit trail. La voce include anche riferimenti all'utente che ha creato la voce e alla data e all'ora della voce.
È possibile usare l'elenco Transazione contabile per visualizzare un elenco di tutte le transazioni registrate sul corrente conto. Le voci derivano dalla registrazione delle transazioni nei giornali di registrazione, negli ordini cliente, negli ordini fornitore e in qualsiasi altro modulo che effettua una registrazione in contabilità.
Le informazioni nei campi nelle transazioni contabili non possono essere modificate. Per correggere una voce, effettuare un trasferimento che verrà poi visualizzato nella pagina di richiesta Audit trail.
Alias conto CoGe
È possibile associare un collegamento a un conto CoGe usando un alias conto CoGe in Contabilità generale > Piano dei conti > Conti. Quando si immette il collegamento e si preme il tasto TAB, il conto e le dimensioni vengono popolati, il campo attivato inizialmente corrisponde alla posizione del cursore o dello stato di attivazione.
Report finanziari
È anche possibile esplorare e analizzare le transazioni di contabilità generale eseguendo report finanziari in Contabilità generale > Richieste di informazioni e report. Poiché la progettazione dei report finanziari può essere basata su conti, dimensioni, categorie di conti o una combinazione di questi, è possibile visualizzare le transazioni eseguendo il drill-down in vari modi.
Se si desiderano maggiori informazioni per le transazioni di contabilità generale, è anche possibile includere più proprietà delle transazioni come parte della progettazione dei report. Se si desidera visualizzare le transazioni che compongono un saldo di contabilità generale, è possibile eseguire il drill-down alle transazioni del conto, come dalla pagina Elenco transazioni contabili.
Report di contabilità generale
Oltre ai report finanziari, è possibile usare i seguenti report di contabilità generale per visualizzare le transazioni di contabilità generale.
- Rendiconto dimensioni: mostra le transazioni per giorno e conto e sono disponibili anche opzioni per mostrare le transazioni per dimensione e periodo.
- Elenco transazioni contabili: mostra le transazioni nelle valute di transazione, contabilizzazione e dichiarazione per un conto.
- Stampa giornale di registrazione: mostra il risultato di un giornale registrato. È eseguire il report per numero batch giornale di registrazione o per tipo di giornale di registrazione, oppure aggiungere ulteriori campi.
- Transazioni registrate per giornale: mostra le transazioni che sono state registrate in un giornale di registrazione, raggruppate per giustificativo. Quando si esegue questo report, è necessario inserire una data iniziale e una data finale che devono essere nello stesso anno fiscale.
- Elenco transazioni per data: mostra tutte le transazioni per data, insieme a numero del giornale di registrazione, giustificativo e conto CoGe. Mostra inoltre le transazioni nelle valute di transazione, contabilizzazione e dichiarazione.
- Origine transazione: mostra il conto per giornale di registrazione e per valuta di transazione, contabilizzazione e dichiarazione. Mostra inoltre ogni riga del giornale di registrazione usata come contropartita.
Pubblicazione delle righe del giornale di registrazione e dei documenti da Microsoft Excel
Il componente aggiuntivo Microsoft Excel per la scrittura contabile fornisce un livello aggiuntivo di automazione e semplifica l'inserimento dei dati. L'azione Apri righe in Excel è disponibile nelle pagine Giornale di registrazione generale e Giustificativo giornale di registrazione.
È possibile immettere e pubblicare le righe per i giornali di registrazione finanziari da Excel. Dopo aver creato un giornale di registrazione, il pulsante Apri righe in Excel visualizza i modelli disponibili. I modelli sono progettati per supportare scenari specifici, tuttavia non tutte le combinazioni di tipi di conto sono supportate nel giornale di registrazione.
Quando le righe vengono pubblicate, vengono convalidate per assicurare che siano conformi alle regole impostate nei giornali di registrazione finanziari. È possibile modificare o registrare i giustificativi da Finance.
Per aggiungere dimensioni finanziarie a un modello, sono richieste ulteriori modifiche. Dopo che le dimensioni sono state aggiunte all'entità, sono disponibili nella finestra di progettazione di Excel e possono essere aggiunte al modello.