Descrizione dei casi d'uso per i giornali di registrazione periodici
Alcune organizzazioni prevedono requisiti per creare giornali di registrazione simili con gli stessi importi, conti, dimensioni e altre informazioni in un intervallo regolare. Per soddisfare questo requisito, si usa il giornale di registrazione periodico. I giornali di registrazione periodici, spesso definiti anche ricorrenti, devono specificare l'intervallo periodico per la ricorrenza, ad esempio giorni, mesi o anni.
Per creare un giornale di registrazione periodico, creare innanzitutto un nome di giornale di tipo Periodico nel menu Impostazione giornale di registrazione nel modulo Contabilità generale.
È possibile impostare altre configurazioni del nome di giornale di registrazione, ad esempio impostazione del giustificativo o approvazione, in base ai requisiti aziendali.
Il passaggio successivo consiste nell'andare al Giornale di registrazione periodico nel menu Attività periodiche nel modulo Contabilità generale. Creare un nuovo giornale di registrazione, quindi selezionare il pulsante Righe nel riquadro Azione. Questa azione conduce alla pagina Righe giornale di registrazione, in cui è possibile creare più righe del giornale di registrazione che si prevede di generare a intervalli regolari.
Nella colonna Data immettere una data o lasciare vuoto il campo.
Nella colonna Unità è possibile definire l'unità di tempo (ad esempio giorni, mesi o anno). Il sistema genera le righe del giornale di registrazione in base all'unità selezionata.
Nella colonna Numero di unità definire un numero per determinare la frequenza delle righe del giornale di registrazione generate.
Ad esempio, se si seleziona Giorni in Unità e si immette 7 in Numero di unità, le righe del giornale di registrazione vengono create ogni settimo giorno a partire dal 1 gennaio 2023.
Selezionare Contabilità generale nel menu Scritture contabili del modulo Contabilità generale. Creare un nuovo giornale di registrazione, quindi aprire la pagina Righe giornale di registrazione. Selezionare il pulsante Recupera giornale di registrazione in Giornale di registrazione periodico nel riquadro Azioni.
Si apre la finestra di dialogo Giornale di registrazione periodico, in cui è necessario selezionare il giornale di registrazione periodico creato in precedenza nella ricerca Numero giornale di registrazione periodico.
Nel campo Data di fine immettere la data fino alla quale è possibile creare righe del giornale di registrazione, ad esempio 2/2/2023.
Il valore predefinito del campo Copia o sposta il giornale di registrazione è Copia. In questo modo, dopo aver creato nuove righe del giornale di registrazione nella pagina Giornale di registrazione generale la pagina del giornale di registrazione periodico manterrà le righe del giornale di registrazione. Se si modifica il valore in Sposta, dopo aver creato le righe del giornale di registrazione nella pagina del giornale di registrazione generale, le righe del giornale di registrazione verranno rimosse dal giornale di registrazione periodico.
Dopo aver selezionato il pulsante OK nella finestra di dialogo, vengono create 15 righe del giornale di registrazione. La data selezionata nelle righe del giornale di registrazione periodico era 2/1/2023. In base alla selezione in Data finale (2/2/2023), i giornali di registrazione vengono creati in cinque date, ovvero:
- 2/1/2023
- 9/1/2023
- 16/1/2023
- 23/1/2023
- 30/1/2023
Poiché nel giornale di registrazione periodico sono presenti tre righe, nel nuovo giornale di registrazione saranno presenti in totale 15 righe.
Dopo aver creato il giornale di registrazione generale, il campo Data del giornale di registrazione periodico si aggiorna alla data di creazione della riga successiva, ovvero 6/2/2023. La colonna Ultima data della riga del giornale di registrazione periodico si aggiorna alla data odierna.
Se i campi data nelle righe del giornale di registrazione periodico sono vuoti, è possibile selezionare una data nel campo Data di inizio per righe senza data nella finestra di dialogo Giornale di registrazione periodico.
Si creano tre serie di giornali di registrazione generali con data 15/01/2023, 22/01/2023 e 29/01/2023. Il campo Data del giornale di registrazione periodico rimane vuoto, mentre il campo Ultima data si aggiorna alla data odierna.
Nell'ultimo scenario considerare una situazione in cui la colonna Data del giornale di registrazione periodico e il campo Data di inizio per righe senza data della finestra di dialogo Giornale di registrazione periodico siano vuoti. In questo caso, nella pagina Riga giornale di registrazione generale si crea una sola serie di righe di giornale di registrazione e le date sono le stesse di quelle presenti in Data finale.