Descrizione della gestione delle spese
In questa unità si apprenderanno informazioni sulle funzionalità principali di gestione delle spese, sulle relative funzionalità semplificate e considerazioni per pianificare l'implementazione allo scopo di migliorare le capacità di gestione delle spese dell'organizzazione.
Le funzionalità di gestione delle spese sono ottimizzate per i processi di gestione delle spese dell'organizzazione. È possibile usare Gestione spese per creare flussi di lavoro automatici allo scopo di raccogliere informazioni sui metodi di pagamento disponibili che si possono usare per tenere traccia, ad esempio, della frequenza con cui si usa la carta di credito aziendale rispetto ai contanti. È inoltre possibile importare gli acquisti con carta di credito e monitorare i costi sostenuti dai dipendenti per l'organizzazione. È possibile usare i criteri di spesa e altri parametri predefiniti per configurare e gestire Spese organizzative tra le categorie e automatizzare il rimborso delle spese di trasferta.
Nell'area di lavoro Gestione funzionalità è possibile abilitare la funzionalità Note spese rinnovate per semplificare l'esperienza e ridurre il tempo necessario per completare le note spese. Per personalizzare la visibilità dei campi del modulo, è possibile aggiungere una nuova pagina Configurazione e decidere quali dati sono obbligatori, facoltativi o non necessari quando si inseriscono le note spese. Quando questa funzionalità è abilitata, si apre una nuova area di lavoro per le spese.
L'area di lavoro Gestione spese è la pagina di destinazione per la creazione e l'invio di note spese. Lo screenshot illustra una nota spese di esempio:
Altre funzionalità delle note spese includono:
Spazio per tenere traccia delle spese che consente di visualizzare le spese del proprio delegato.
Esperienza di corrispondenza con le ricevute che consente di visualizzare le ricevute a livello di intestazione e migliorare il metodo di aggiunta delle ricevute alle righe di spesa.
Moderna griglia di sola lettura che garantisce la visualizzazione di un maggior numero di righe di spesa e di colonne di dati. Visualizzazione di righe dettagliate e particolareggiate, insieme alle spese principali.
Riquadro di modifica delle spese semplificato.
La funzionalità Note spese rinnovate consente di accedere alle spese dei delegati tramite una moderna area Gestione spese. Include un riquadro semplice e intuitivo per la modifica delle spese e un sistema avanzato di messaggistica per errori, avvisi e criteri. Questo sistema di messaggistica permette di ridurre i tempi di inattività dovuti alla correzione o all'attesa delle modifiche per inviare correttamente una nota spese. In caso di problemi, il flusso di lavoro delle spese può guidare gli utenti verso l'errore e offrire suggerimenti su cosa correggere.
La gestione delle spese offre anche agli utenti promemoria dei criteri per aiutare l'organizzazione a mantenere la conformità. Per ottenere l'esperienza completa, assicurarsi di usare l'area di lavoro Gestione funzionalità per abilitare la funzionalità di associazione delle ricevute delle note spese.
Pianificazione della gestione delle spese
Un'organizzazione deve prendere decisioni e agire durante l'impostazione della gestione delle spese in fase di pianificazione prima della distribuzione.
È possibile memorizzare dettagli relativi ai metodi di pagamento, richieste di trasferte necessarie, note spese, regole e così via in Gestione spese. Tutte le scelte effettuate durante la configurazione della gestione dei costi si basano sulla gerarchia e sul background finanziario dell'organizzazione. Pertanto, è necessario fare riferimento alla documentazione adeguata per quelle aree di interesse, come le norme fiscali specifiche per la propria organizzazione o l'ubicazione dell'organizzazione. Questi elementi potrebbero avere regole e normative specifiche che devono essere prese in considerazione durante il periodo di pianificazione.
Trasferte giornaliere
È necessario specificare la trasferta giornaliera del dipendente fornita dalla propria azienda. Poiché le trasferte giornaliere vengono in genere usate per coprire spese quali vitto, alloggio e altre spese accessorie, è possibile creare linee guida fornite dalla propria azienda per le indennità giornaliere. La trasferta giornaliera può dipendere dal periodo dell'anno, dalla destinazione della trasferta o da entrambi.
Quando si considera la clausola di una trasferta giornaliera, è possibile specificare che una parte della tariffa venga trattenuta se un dipendente riceve pasti o servizi gratuiti. È anche possibile determinare le soglie della tariffa della trasferta giornaliera e impostare il numero minimo e massimo di ore che vengono aggiunte alla trasferta di un dipendente in base alla tariffa. Diagramma che illustra il processo di trasferta giornaliera:
Implementazione delle trasferte giornaliere
È necessario prendere diverse decisioni in merito all'implementazione delle trasferte giornaliere. Porsi le seguenti domande.
Regole predefinite della trasferta giornaliera per il primo e l'ultimo giorno:
Qual è il numero minimo di ore che i dipendenti possono richiedere per un giorno e ricevere comunque una trasferta giornaliera?
È prevista una riduzione dell'importo offerto per i pasti, l'albergo o altre spese per il primo e l'ultimo giorno? Se viene applicata una riduzione, qual è la percentuale di questa?
Regole predefinite della trasferta giornaliera:
È prevista una riduzione percentuale dell'indennità di trasferta giornaliera per ogni pasto se, ad esempio, il vitto è gratuito? Se è prevista una riduzione, qual è la percentuale di riduzione per ogni pasto?
La riduzione per il vitto è calcolata ogni giorno, per ogni trasferta o in base al numero di pasti giornalieri?
Gli importi della trasferta giornaliera devono essere arrotondati normalmente o per eccesso?
Le trasferte giornaliere sono calcolate su 24 ore o su una giornata lavorativa?
Lo screenshot seguente illustra le impostazioni dei parametri per la configurazione della trasferta giornaliera nel modulo Gestione spese.
Le regole della trasferta giornaliera sono basate sulla località:
Le tariffe della trasferta giornaliera variano in base alla località? Quali località sono incluse?
Se le tariffe della trasferta giornaliera variano a seconda della località, per ciascuna località, quale importo percentuale è previsto per le seguenti tipologie di spese?
Pasti
Hotel
Altre spese
Metodi di pagamento
È necessario specificare i metodi di pagamento che i dipendenti devono usare quando si consente loro di sostenere spese per conto della società. Ad esempio, si potrebbe consentire ai dipendenti di usare il contante o una carta di credito aziendale. Inoltre, si potrebbe consentire ai dipendenti di usare le carte di credito personali, per poi rimborsarli.
Criteri
I criteri aiutano a garantire che i dipendenti rispettino il budget, forniscano tutte le informazioni richieste e sostengano costi solo quando necessario.
Le regole dei criteri si integrano nelle categorie di spesa sviluppate dall'organizzazione in fase di pianificazione delle spese. Lo screenshot mostra la pagina Organizzazioni criteri:
Nota
Le categorie di spesa possono essere condivise tra Progetto e Spesa o Progetto e Produzione, ma non tra Spesa e Produzione.
Alcune categorie di spesa ampiamente usate, mostrate nello screenshot, includono biglietto aereo, vitto, alloggio e trasporto via terra.
Domande da considerare quando si stabiliscono categorie di spesa per un'organizzazione:
Qual è il tipo di spesa? Le categorie per voli, hotel o miglia sono esempi.
La categoria di spesa può essere usata anche in Gestione progetti e contabilità?
Quale metodo di pagamento predefinito deve essere selezionato per la categoria di spesa?
Qual è il conto predefinito per la categoria di spesa?
Nell'unità successiva si esplorerà la gestione dei cespiti.