Descrizione delle funzionalità di definizione del budget
Piano di impostazione del budget di base
Quando si usa l'impostazione del budget di base in Finance, è necessario fornire informazioni su come devono essere configurati i budget prima di iniziare la configurazione.
Prima di iniziare a configurare l'impostazione del budget di base o il controllo del budget, è necessario fornire le seguenti informazioni:
Raccogliere le informazioni relative alle dimensioni finanziarie e ai conti principali usati per l'impostazione del budget e su cui possono essere accreditati o addebitati gli importi. I conti principali sono facoltativi, ma usati dalla maggior parte degli utenti.
Definire i tassi di cambio della valuta e quali sono tali tassi di cambio.
Impostare i codici per ciascun tipo di budget e stabilire qual è il codice budget predefinito.
Stabilire quali voci del registro di budget usano i flussi di lavoro. È possibile assegnare flussi di lavoro ai codici budget. Le voci del registro di budget associate a un codice budget a cui è assegnato un flusso di lavoro vengono inviate automaticamente al flusso di lavoro.
Specificare i nomi di ciascun modello di budget.
Scegliere come saranno impostati i cicli di budget.
Stabilire gli importi che verranno allocati tra i periodi o ad altri valori di dimensione finanziaria.
Selezionare le dimensioni finanziarie che hanno importi ricorrenti.
Stabilire quali modelli di budget verranno usati nelle previsioni del flusso di cassa.
Piano di controllo del budget
Se si usa il controllo del budget, fornire le seguenti informazioni oltre a quelle dell'argomento Piano di impostazione del budget di base:
Dimensioni finanziarie che devono essere incluse nelle regole di controllo del budget.
Gruppi di utenti che possono registrare voci che superano il saldo residuo di un budget.
Documenti di origine e giornali di registrazione contabili che devono essere abilitati per il controllo del budget.
Dimensioni finanziarie e conti che devono avere una soglia del budget e qual è tale soglia. Una soglia del budget è il livello di uso del budget in corrispondenza del quale è possibile visualizzare avvisi o impedire la registrazione. Ad esempio, se la soglia è 80, in caso di un movimento di contabilità generale è possibile avvisare un utente del fatto che è stato usato l'80% del budget per il conto selezionato.
La Formula per calcolare il saldo residuo di un budget. Il calcolo dei fondi del budget disponibili può essere definito per ogni persona giuridica anziché usare sempre il seguente calcolo: Budget originale - Spese effettive.
L'intervallo, ad esempio mensile, trimestrale o annuale, usato per determinare se il saldo del budget disponibile è sufficiente per coprire le transazioni.
Strumenti di impostazione del budget
In Finance sono disponibili altre funzionalità di pianificazione e impostazione del budget. I budget seguenti sono integrati con i budget di contabilità generale.
Budget della forza lavoro: l'impostazione dei budget della forza lavoro include la pianificazione dettagliata dei componenti del costo di budget per posizioni, gruppi di retribuzione e così via.
Budget di cespiti: sulla base delle informazioni dei cespiti, è possibile calcolare l'ammortamento pianificato e registrare altre transazioni pianificate relative ai cespiti.
Budget di progetto: nel modulo Progetti è possibile creare previsioni dettagliate per il progetto. Le previsioni dei progetti includono i dettagli sulle ore, sulle spese, sulle commissioni e sugli articoli pianificati.
Budget di inventario: nel budget di inventario si stima il denaro o il capitale necessario per l'acquisto di scorte. Il budget di inventario include le previsioni di vendita, l'impostazione del budget dal basso verso l'alto, l'analisi dei fornitori e i controlli di inventario interni.
Previsione della domanda: sulla base della cronologia dei dati delle transazioni, è possibile stimare la futura domanda di inventario e creare previsioni della domanda.
Metodologie di impostazione del budget
Sono disponibili varie metodologie per definire i budget nell'organizzazione. Di seguito ne sono riportati due:
Impostazione del budget a base zero
Impostazione del budget cronologica
Impostazione del budget a base zero
L'impostazione del budget a base zero è un metodo di pianificazione e decisione che inverte il processo di impostazione tradizionale. Nella tradizionale impostazione del budget incrementale, i responsabili di reparto giustificano solo gli aumenti rispetto al budget dell'anno precedente e le spese già effettuate vengono automaticamente approvate. Il budget a base zero può essere usato per creare l'intero budget da zero senza attingere dal budget o dai valori effettivi dell'anno precedente.
I vantaggi dell'uso dell'impostazione del budget a base zero includono:
Allocazione efficiente delle risorse perché basata su esigenze e vantaggi.
I responsabili sono incoraggiati a trovare modi convenienti per migliorare le operazioni.
Migliore rilevamento dei budget gonfiati.
Impostazione del budget cronologica
Impostazione del budget cronologica, a volte denominata impostazione del budget incrementale, usa un budget calcolato in base a quello di un periodo precedente o alle prestazioni effettive, con importi incrementali aggiunti per il nuovo periodo di budget.
I vantaggi dell'impostazione del budget cronologica includono:
Il budget è stabile e il cambiamento è graduale.
I responsabili possono gestire i propri reparti in modo coerente.
Il sistema è relativamente semplice da usare e facile da capire.
Panoramica dell'impostazione del budget di base
È possibile usare l'impostazione del budget di base per definire le dimensioni finanziarie dei budget, creare modelli di budget, nonché configurare e usare le voci del registro del budget. È inoltre possibile configurare flussi di lavoro opzionali di impostazione del budget per automatizzare la revisione delle voci del registro di budget, inclusi i trasferimenti di budget.
Ad esempio, se è necessaria un'approvazione per trasferire un importo del budget da un reparto a un altro, la funzionalità del flusso di lavoro consente di creare un workflow di approvazione. Questa unità illustra i processi di controllo e di impostazione del budget di base.
Sono disponibili più metodi per creare voci di registro budget in Finance:
Immettere manualmente le informazioni sul documento nella pagina Voci del registro di budget.
Aprire un modello di Microsoft Excel selezionando il pulsante Apri in Excel nella pagina Voci del registro di budget.
Usare l'entità di dati Voci contabili budget in Gestione dati per importare le voci del registro di budget. Si consiglia di usare questo metodo e di attivare il parametro Elaborazione basata su set quando è necessario importare nel sistema molte voci contabili del budget.
Usare il processo periodico Genera voce del registro di budget se la società usa la funzionalità Pianificazione del budget per approntare i dati del budget.
Panoramica del controllo del budget
Il controllo del budget in Finance aiuta a gestire le risorse finanziarie. Il controllo del budget è un metodo per garantire che siano disponibili fondi sufficienti per gli acquisti pianificati o effettivi. Dopo aver configurato l'impostazione del budget di base, è possibile configurare il controllo del budget.
Il controllo del budget in Finance supporta la gestione delle risorse finanziarie di un'organizzazione attraverso il piano dei conti, i flussi di lavoro, i gruppi di utenti,le registrazioni e i documenti di origine, il calcolo configurabile dei fondi disponibili, i cicli di budget e le soglie. Una volta implementati i controlli, un'organizzazione può pianificare, misurare, gestire e prevedere le proprie risorse finanziarie per tutto l'anno fiscale.
È possibile configurare il controllo del budget in base a diversi fattori:
Dimensioni finanziarie: individuare quali dimensioni finanziarie occorre usare per creare un report sul budget e sugli importi effettivi e quali sono necessarie per controllare il budget. Determinare se combinazioni di dimensioni specifiche o conti principali richiedono attenzione. Ad esempio, potrebbe essere necessario verificare se esistono requisiti per tenere traccia del budget rispetto alle spese effettive per centro di costo e programma o se le spese di viaggio richiedono un'attenzione particolare.
Tempo: stabilire quale intervallo di tempo (periodo fiscale, periodo fiscale fino alla data odierna e così via) si userà per valutare i fondi del budget disponibili.
Documenti di origine: stabilire quali documenti di origine occorre valutare per il controllo del budget e se questi devono essere valutati per riga o per documento.
Calcolo dei fondi disponibili: determinare se i documenti come le richieste di acquisto (impegni preliminari di spesa) e gli ordini fornitore (impegni di spesa) devono essere presi in considerazione nel calcolo dei fondi disponibili. Valutare se le bozze dei documenti devono essere prese in considerazione nel calcolo.
Autorizzazione per l'override: individuare chi è autorizzato a superare il budget disponibile.
Il controllo del budget è completamente integrato in Finance. Pertanto, è possibile valutare il budget disponibile per gli acquisti pianificati e quelli effettivi. Sono disponibili richieste di informazioni e report sul budget; pertanto, gli utenti possono valutare il budget durante l'intero ciclo e apportare le correzioni necessarie sotto forma di revisioni o trasferimenti. Un responsabile del budget può inoltre esportare il budget e gli importi effettivi in Microsoft Excel per un'analisi e una previsione più accurate, in base alle esigenze.
Si consideri lo scenario seguente: un agente di acquisto crea un ordine fornitore con più righe. Le prime tre righe vengono compilate. Quando l'agente di acquisto compila la quarta riga, compare un messaggio che informa che il valore della dimensione finanziaria è fuori budget.
L'agente di acquisto non fa parte di un gruppo utenti autorizzato a superare il budget. L'agente di acquisto può compilare la quarta riga, immettere altre righe e salvare l'ordine fornitore con lo stato Bozza.
L'agente di acquisto informa quindi un responsabile dello sforamento del budget. Il responsabile del budget è autorizzato a superare i fondi del budget a disposizione. Il responsabile del budget può aprire l'ordine fornitore e procedere alla relativa conferma senza modificare importi o conti.
Successivamente, il responsabile del budget esegue un trasferimento per aumentare il budget disponibile per il valore della dimensione finanziaria fuori budget.