Uso dei processi di contabilità generale

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Usare il libro mastro di contabilità generale per definire e gestire i record finanziari della propria società. Contabilità generale è un registro dei movimenti dare e avere. Questi movimenti vengono classificati usando i conti elencati in un piano dei Conti.

È possibile allocare, o distribuire, gli importi monetari in uno o più conti oppure combinazioni conto e dimensione, in base alle regole di allocazione. Esistono due tipi di allocazioni: fisso e variabile.

È inoltre possibile liquidare le transazioni tra conti CoGe e rivalutare gli importi in valuta. Alla fine di un anno fiscale, è necessario generare le transazioni di chiusura e preparare i conti per l'anno fiscale successivo. È possibile usare la funzionalità di consolidamento per combinare i risultati finanziari di più persone giuridiche affiliate in risultati per un'unica organizzazione consolidata. Le affiliate possono trovarsi nello stesso database di Finance o in database separati.

Le transazioni vengono in genere registrate in un giornale di registrazione almeno una volta al mese. Ogni transazione è contrassegnata con il numero del giornale in cui è stata registrata, oltre al numero di riga.

Per garantire che le transazioni ottengano anche una data e un'ora della loro registrazione nel giornale, selezionare la casella di controllo Giornale contabile esteso nella pagina Parametri di contabilità generale.

Screenshot della pagina dei parametri di Contabilità generale che evidenzia il dispositivo cursore di Inserimento nel giornale di registrazione.

Tutte le ulteriori transazioni saranno registrate nel successivo giornale. Pertanto, è importante includere sempre tutti i periodi aperti nel giornale.

  1. Fare clic su Contabilità generale > Attività periodiche > Inserimento nel giornale di registrazione.
  2. Per immettere un intervallo di voucher o date da inserire nel giornale di registrazione, fare clic su Seleziona. In genere, si vorrà inserire nel giornale di registrazione tutte le transazioni disponibili.
  3. Fare clic su OK.
  4. Se viene visualizzato il messaggio che la configurazione è cambiata, fare clic su Sì.
  5. Clic OK per stampare Elenco giornale di registrazione esteso.

Oltre all'inserimento nel giornale di registrazione, considerare gli altri processi che è possibile eseguire in Contabilità generale:

Doppia valuta

La valuta di dichiarazione è una vera seconda valuta di contabilizzazione. Dal punto di vista della contabilità generale, ciò significa che la valuta di dichiarazione viene calcolata per ogni transazione registrata nella contabilità generale. Viene aggiunto un nuovo giornale per registrare le transazioni solo nella valuta di dichiarazione.

Per vari subledger, ad esempio i cespiti, è possibile mantenere tutte le transazioni nel subledger per la valuta di dichiarazione. Quando si esegue l'ammortamento, gli importi in valuta di dichiarazione vengono ammortizzati utilizzando i metodi di ammortamento, proprio come avviene per la valuta di contabilizzazione.

Inserimento dati per i valori delle dimensioni

Quando una dimensione ha un'entità di supporto come cliente o fornitore, il valore della dimensione sarà predefinito sul valore immesso nel modulo associato. Ad esempio, la dimensione del cliente viene impostata automaticamente sul valore del cliente utilizzato quando viene creato un cliente. Sono disponibili opzioni per consentire a una o più dimensioni di essere l'impostazione predefinita. Ad esempio, una Business Unit può essere l'impostazione predefinita quando viene immesso il centro di costo.

Valuta di dichiarazione nei report finanziari

La valuta di dichiarazione nella configurazione contabile in Contabilità generale è disponibile come visualizzazione della valuta nella definizione della colonna in Rendicontazione finanziaria. Ciò consente di sfruttare le potenti funzionalità di conversione valuta di Reporting finanziario, nonché di generare report sulla valuta di reporting da Finanza.

Le etichette a discesa Visualizzazione valuta descrivono ciò su cui viene riportato: Valuta di contabilizzazione dall'impostazione del libro mastro, Valuta del report dall'impostazione del libro mastro, Valuta della transazione o Traduci in.

Riviste di contabilità generale globale

Utilizzo Contabilità generale > Voci di giornale > Giornali generali globali per assegnare l'accesso al ruolo di sicurezza a tutti i giornali di registrazione generali e a tutte le società. Se si crea un giornale in una società specifica e si passa a un'altra società, si ha la visibilità per vedere tutti i giornali generali.

Screenshot della pagina Giornali di registrazione COGE globali.

Visionare questo video per imparare a lavorare con le riviste generali globali.

Registrazione di più giornali

Finance può registrare più giornali con processi di grandi dimensioni in un batch. È inoltre possibile registrare più giornali di registrazione che si sono creati non solo nella contabilità generale, ma anche in contabilità clienti, contabilità fornitori, progetti e cespiti. È possibile registrare i giornali immediatamente o configurarli come lavoro per l'elaborazione batch.

È possibile usare l'opzione di menu Registra giornali per registrare più giornali con l'esecuzione di grandi processi in batch. È anche possibile registrare più giornali che si sono creati nei seguenti moduli selezionando l'opzione Diari postali opzione di menu:

  • Contabilità generale
  • Contabilità clienti
  • Contabilità fornitori
  • Progetto

Se si sta utilizzando l'elaborazione batch di processi, fai clic su Selezione tardiva casella di controllo per creare una query e fare in modo che il sistema utilizzi tutti i giornali che soddisfano i criteri per la registrazione quando viene eseguito il batch. Selezionando questa casella di controllo, il giornale non deve esistere prima di essere selezionato per il lavoro di elaborazione batch.

Limiti di riga

Se il limite di righe è impostato sulla pagina Nomi giornali, potrebbe essere necessario creare diversi diari durante la pubblicazione. Il numero del primo giornale registrato viene salvato automaticamente in ogni giornale associato.

Registrazione e trasferimento

Se un giornale contiene giustificativi con errori, è comunque possibile registrare i giornali per tali giustificativi, che vedranno convalidati prima di essere trasferiti con errori.

Linee diverse possono essere in date diverse. Il numero del voucher per la riga viene assegnato in base ai criteri per la sequenza numerica nel nome del giornale.

Quando si seleziona Funzioni > Invia e trasferisci dal menu dell'intestazione del journal, Finance registra tutti i journal che non presentano errori e trasferisce i giustificativi con errori in un nuovo journal, dove è possibile correggere l'errore e registrarli in un secondo momento.

Screenshot della pagina del voucher del giornale che evidenzia la selezione di registrazione e trasferimento.

Giornali con approvazione del flusso di lavoro

Finance fornisce flussi di lavoro pronti all'uso per i giornali di contabilità generale. È necessario prima creare un flusso di lavoro per il giornale di registrazione quotidiano del libro mastro, quindi elaborare il giornale e passare attraverso il processo di approvazione.

Giornali di registrazione periodici

Un giornale di registrazione periodico contiene solo dati inseriti periodicamente. Ad esempio, durante ogni mese alla chiusura della contabilità, un utente effettua la stessa registrazione con gli stessi numeri di conto negli importi in valuta. L'utente imposta un giornale periodico per velocizzare questo processo. Quindi, ogni mese, l'utente recupera il giornale e lo registra con la data contabile appropriata.

Saldi dei conti della contabilità generale

Il bilancio di verifica è una pagina di elenco che mostra tutti i saldi di un conto e/o dimensioni per un determinato periodo di tempo. Per vedere la pagina Pagina del bilancio di prova, accedere a Contabilità generale > Richieste e rapporti > Bilancio di verifica. Quando il bilancio di verifica viene aperto per la prima volta, viene aggiornato con i saldi per le date e le proprietà impostate nei parametri. Le proprietà che possono essere modificate in Parametri sono le date, il livello di registrazione, come dovrebbero apparire i saldi di apertura e quali tipi di transazione di chiusura dovrebbero essere visualizzati. Le date specificate devono essere nello stesso anno fiscale quando si calcola il bilancio di verifica.

Quando si modificano i parametri, i saldi vengono aggiornati. È inoltre possibile scegliere per quale set di dimensioni si desidera visualizzare i saldi e se ciascuna delle dimensioni viene visualizzata in colonne separate. È possibile eseguire il drill-down dei saldi per visualizzare le transazioni che compongono il saldo.

Screenshot della pagina Bilancio di verifica delle app per la finanza e le operazioni.