Introduzione ad Automazione documenti di AI Builder
Contenuto dell'unità
Comprensione degli scenari in cui è possibile ricorrere all'automazione dei documenti.
Informazioni sui risultati ottenibili con l'automazione dei documenti.
Prima di iniziare questo corso, è consigliabile acquisire familiarità con la documentazione seguente:
Modulo di apprendimento Introduzione a Power Automate.
Modulo di apprendimento Introduzione a Power Apps.
Modulo di apprendimento Introduzione a Dataverse.
Modulo di apprendimento Introduzione a Elaborazione documento in AI Builder.
Documentazione Panoramica del modello di elaborazione dei documenti di AI Builder.
Automazione dei documenti
Grazie alle soluzioni di automazione e all'intelligenza artificiale, le organizzazioni possono accelerare e ottimizzare l'elaborazione dei documenti sollevando, nel contempo, gli operatori da attività ripetitive, di scarso valore e soggette a errori. Questo vale per qualsiasi tipo di modulo stampato o digitale da esaminare ed elaborare e da cui è necessario estrarre dati.
L'automazione del processo di elaborazione dei documenti richiede una soluzione completa. Microsoft Power Platform consente di creare una soluzione di automazione dei documenti avanzata e affidabile ricorrendo a Power Automate per orchestrare l'intero processo, ad AI Builder per l'intelligenza necessaria per estrarre le informazioni dai documenti in modo efficiente, a Power Apps per consentire agli utenti di esaminare e approvare manualmente i documenti e a Dataverse per gestire la coda dei documenti e archiviare tutti i dati, i file e la configurazione richiesti.
Iniziare da una pagina vuota può risultare difficile quando si progetta un sistema così complesso. Questa soluzione di automazione dei documenti è un'implementazione di riferimento che fornisce una soluzione end-to-end funzionale pronta per l'installazione e supporta un modello di elaborazione comune:
Ricezione di documenti da una cassetta postale di servizio.
Estrazione automatica dei dati da questi documenti.
Esportazione dei risultati in un sistema di destinazione come contabilità, risorse umane o CRM.
A causa di elementi come le regole di conformità o della necessità di valutare l'accuratezza dell'intelligenza artificiale, è necessario includere in questo processo una revisione manuale "umana".
L'automazione dei documenti fornisce questa soluzione end-to-end standard. Include i seguenti componenti:
Gestione dei documenti ricevuti via e-mail.
Uso della soluzione di elaborazione dei documenti di AI Builder per estrarre i dati da tali documenti.
Elaborazione di dati estratti e possibilità per gli utenti di esaminare e approvare i dati tramite un'applicazione di convalida manuale centrale.
Lo strumento di automazione dei documenti è una soluzione da installare in uno degli ambienti a disposizione (altre informazioni sugli ambienti sono disponibili in Panoramica degli ambienti). Questa soluzione include diversi flussi di Power Automate, un'applicazione Power App e molte tabelle di dati di Dataverse. Viene denominata Kit base per l'automazione dei documenti.
Fasi del processo di automazione dei documenti
I documenti ricevuti passano attraverso le fasi seguenti:
Flusso dell'Utilità di importazione e-mail di automazione documenti
Questo strumento importa i documenti da elaborare.
Il flusso è configurato per funzionare con i documenti inviati tramite e-mail. Se i documenti vengono ricevuti in modo diverso, è possibile personalizzare il flusso di importazione per recuperare documenti dallo spazio di archiviazione nel cloud o da una cartella di SharePoint, ad esempio. È possibile trovare maggiori informazioni sulla personalizzazione del meccanismo di importazione nei moduli di apprendimento successivi.
Utilità di importazione e-mail di automazione documenti effettua le seguenti operazioni:
Si attiva quando si riceve a uno specifico indirizzo e-mail di Outlook un messaggio di posta elettronica con allegato. È possibile filtrare in base ai mittenti o a una parola specifica nel titolo. Il modulo seguente fornisce informazioni su come configurare questo trigger per adattarlo al meglio al metodo di ricezione dei documenti in uso.
Aggiunge il documento alla coda dei documenti gestita in Dataverse.
Archivia il file del documento in Dataverse.
Lo stato del documento è impostato su Estrazione dati in corso. Questo stato indica che il documento è stato ricevuto ed è pronto per essere elaborato con intelligenza artificiale per estrarre le informazioni pertinenti.
Flusso di Utilità di elaborazione documenti
Questo strumento estrae i dati dal documento mediante un modello di AI Builder.
Utilità di elaborazione documenti effettua le seguenti operazioni:
Si attiva quando un documento che presenta lo stato Estrazione dati in corso viene ricevuto e archiviato nella coda dei documenti.
Recupera ogni documento ed esegue su di esso un modello di elaborazione dei documenti di AI Builder per recuperare i dati pertinenti. È possibile creare il proprio modello di AI Builder per il layout del documento univoco. Altre informazioni su questa configurazione sono disponibili nei moduli di apprendimento successivi.
Archivia i dati estratti in una tabella di Dataverse in modo che ulteriori controlli ed elaborazioni possano essere eseguiti prima che i dati vengano esportati o usati in un altro sistema.
Imposta lo stato del documento su Convalida dati per indicare che i dati sono stati estratti e sono pronti per essere elaborati con le regole e la logica di business che è necessario applicare.
Flusso di Utilità di convalida di automazione documenti
Questo strumento consente di applicare le regole di business e determinare se il documento richiede la convalida manuale.
Il flusso è un segnaposto in cui è possibile aggiungere la logica aziendale che si desidera applicare ai dati. Ad esempio, è possibile chiedere la convalida manuale se uno dei campi dati non è stato estratto o se il livello di attendibilità è inferiore all'80%. È inoltre possibile approvare automaticamente i dati quando l'importo è inferiore a un determinato valore e inviare gli altri per l'approvazione manuale.
Per impostazione predefinita il flusso non è configurato con alcuna regola e invia tutti i documenti per la revisione manuale.
Utilità di convalida di automazione documenti effettua le seguenti operazioni:
Si attiva dopo l'elaborazione di un documento e l'archiviazione dei dati estratti in Dataverse, quando il documento si trova nello stato "Convalida dati".
Imposta lo stato del documento su Revisione manuale per indicare che i dati estratti sono pronti per essere rivisti e approvati da qualcuno.
Applicazione di automazione documenti
Questo strumento consente di esaminare e approvare manualmente i documenti.
L'applicazione è la posizione centrale in cui gli utenti possono visualizzare tutti i documenti nella pipeline, conoscere il loro stato ed esaminare e approvare i dati estratti quando richiesto. Inoltre, include una sezione per il proprietario della soluzione che consente di configurare il processo. L'applicazione è integrata in Power Apps, che facilita la personalizzazione.
Applicazione di automazione documenti consente agli utenti di effettuare le seguenti operazioni:
Revisore manuale:
Elencare tutti i documenti pronti per la revisione.
Aprire un documento per visualizzarlo affiancato ai dati estratti.
Modificare o completare i dati estratti con campi dati mancanti o errori.
Approvare il documento e impostare lo stato su Convalidato.
Proprietari dei processi:
Configurare il modello di AI Builder usato per elaborare i documenti.
Elencare tutti i documenti che sono stati elaborati.
Filtrare in base allo stato dei documenti:
Documento non valido quando non si tratta di un file PDF, PNG o JPEG.
Download del documento in corso quando l'allegato del messaggio di posta elettronica viene recuperato e archiviato in Dataverse.
Estrazione dati in corso quando il modello di intelligenza artificiale sta estraendo i dati dal documento.
Convalida in corso quando viene eseguita la logica di convalida.
Revisione manuale quando il documento è pronto per essere rivisto da un revisore.
Convalidato quando il documento è stato rivisto correttamente.
È possibile configurare i revisori e/o i proprietari all'interno del proprio team.
I documenti e i dati estratti che si trovano nello stato Convalidato sono pronti per essere esportati in sistemi esterni come contabilità, risorse umane o CRM.
Uso dell'automazione dei documenti
L'automazione dei documenti è una soluzione gestita di riferimento. Gli utenti sono liberi di usare e aggiornare i componenti di questa soluzione per adattarla alle loro attività e alle specifiche del sistema.
Per usare la soluzione, è necessario disporre delle licenze seguenti:
Una licenza di Power Automate per eseguire tutti i flussi alla base dell'orchestrazione del processo.
Una licenza di Power Apps per qualsiasi utente che deve esaminare e approvare manualmente i documenti.
Una licenza di Power Apps per il proprietario del processo affinché possa configurarlo.
La funzionalità AI Builder basata sul volume di documenti elaborati ogni mese. La calcolatrice AI Builder consente di valutare la capacità appropriata.
Si è appreso in quali scenari il Kit base per l'automazione dei documenti può agevolare l'automazione dell'elaborazione dei documenti.