Gestione delle risorse
Le risorse rappresentano l'asset più importante di un'organizzazione basata sui servizi. La capacità di identificare le risorse giuste al momento giusto, prenotarle per i progetti e garantirne l'uso senza interruzioni aiuta le organizzazioni a raggiungere gli obiettivi in termini di ricavi e soddisfazione del cliente.
È possibile usare la funzionalità delle risorse di progetto di Project Operations per eseguire le seguenti attività:
- Formare team di progetto prenotando le risorse disponibili e qualificate.
- Mantenere un archivio con competenze e abilità.
- Generare requisiti di risorse per i membri generici del team a partire dalle assegnazioni di attività.
- Abbinare le competenze identificando quelle definite nella richiesta di risorse rispetto a quelle delle risorse disponibili.
- Sostituire le risorse.
- Allineare le assegnazioni della pianificazione del progetto e le prenotazioni delle risorse.
- Riconciliare le differenze tra prenotazioni e assegnazioni.
- Modificare le prenotazioni di risorse in risposta allo stato fuori sede.
- Agevolare la collaborazione tra i responsabili di progetto e i responsabili delle risorse.
- Visualizzare la cronologia dell'uso delle risorse rispetto a un obiettivo, inclusi dettagli sulle modalità d'uso del tempo delle risorse.
- Creare record dei membri generici del team e definire i loro ruoli e l'unità organizzativa delle risorse.
- Raggruppare, ordinare e modificare le assegnazioni delle risorse direttamente nel modulo principale del progetto tramite una griglia su scala cronologica.
Prenotazioni e assegnazioni
Le prenotazioni sono l'allocazione definitiva o provvisoria delle risorse a un progetto. Le prenotazioni definitive usano la capacità di una risorsa. Le prenotazioni rappresentano concetti organizzativi per i team, affinché possano comprendere in che modo le risorse verranno impiegate nei vari progetti. In Project Operations, le prenotazioni sono considerate un concetto a livello di progetto.
A differenza delle prenotazioni, le assegnazioni rappresentano l'impegno di risorse in attività di progetto come indicato nella programmazione del progetto. Le risorse possono essere denominate o generiche.
La somma delle prenotazioni per una risorsa equivale in genere alla somma delle assegnazioni della risorsa su una o più attività. Tuttavia, Project Operations non applica questo principio di concordanza. La visualizzazione Riconciliazione mostra le aree del responsabile di progetto in cui le prenotazioni e le assegnazioni di una risorsa non concordano.
Modalità di gestione delle risorse
Project Operations supporta due modalità per eseguire il flusso di prenotazione complessivo. La modalità di gestione è definita come parametro di progetto e può essere modificata se l'azienda necessita di cambiamenti.
Le due modalità sono:
- Modalità centrale
- Modalità ibrida
Modalità centrale
Per le organizzazioni che centralizzano l'allocazione delle risorse ai progetti, la modalità centrale fornisce un modo per consentire ai responsabili di progetto di definire i requisiti risorsa a livello di progetto. Il soddisfacimento dei requisiti di risorse è delegato a un responsabile delle risorse. I responsabili di progetto possono accettare o rifiutare le risorse proposte dal responsabile delle risorse.
Definizione dei requisiti risorsa
I requisiti di risorse sono definiti dal responsabile di progetto per stabilire le risorse necessarie per implementare il lavoro sul progetto.
Per definire un requisito risorsa, effettuare i seguenti passaggi:
- In Struttura di suddivisione del lavoro, creare una o più attività.
- Assegnare un membro del team generico a ciascuna attività. Le assegnazioni aggiorneranno il lavoro richiesto totale del membro del team di progetto.
- Nella scheda Membro del team, selezionare il membro del team, quindi selezionare Genera requisito.
Un requisito risorsa generato si basa su dettagli quali:
- Caratteristiche
- Ruoli
- Business Unit
- Preferenze risorsa
- Fuso orario
Nota
Assistente di pianificazione usa questi dettagli per filtrare le risorse.
Invio di una richiesta di risorse
È possibile inviare un requisito di risorse generato come richiesta di risorse. La richiesta viene quindi inviata a un responsabile delle risorse per essere soddisfatta.
- In Project Operations, nella pagina Progetti, selezionare la scheda Team per visualizzare un elenco di risorse prenotabili.
- Selezionare la risorsa generica che ha un requisito di risorse dall'elenco, quindi selezionare Invia richiesta.
Lo stato della richiesta del membro del team generico cambierà in Inviato.
Una volta soddisfatta la richiesta, la risorsa generica viene sostituita da una risorsa nominale se il responsabile delle risorse soddisfa la richiesta prenotando una risorsa nominale. In caso contrario, se il responsabile delle risorse propone una risorsa nominale, la risorsa generica rimane nel team e lo stato della richiesta cambierà in Revisione necessaria.
Reperimento di una risorsa
È possibile usare Assistente di pianificazione per prenotare le risorse in base ai requisiti definiti dal responsabile di progetto. Assistente di pianificazione si basa sui parametri forniti nel requisito risorsa per trovare la risorsa. Inoltre, Assistente di pianificazione consiglia le risorse che soddisfano i requisiti pertinenti, quali gli intervalli di tempo o le competenze necessarie.
Proposta di una risorsa
Responsabili delle risorse possono proporre una risorsa al responsabile di progetto usando una richiesta di risorse.
- Dalla griglia Richiesta o dalla richiesta, selezionare Cerca risorse.
- Nella pagina Assistente di pianificazione scegliere la risorsa, quindi selezionare Prenota nel campo Stato di prenotazione del riquadro Crea prenotazione risorsa.
Si verificano i seguenti aggiornamenti dello stato:
- Nella pagina Assistente di pianificazione, gli indicatori di stato vengono aggiornati per indicare la prenotazione come Proposta, ma non prenotata definitivamente.
- Nella richiesta di risorse, lo stato viene modificato in Revisione necessaria.
- Nella scheda Team del progetto, il valore Stato richiesta dei membri generici del team viene modificato in Revisione necessaria.
Quando i responsabili delle risorse elaborano le richieste di risorse, possono usare uno dei seguenti approcci:
- Proporre più risorse per soddisfare la domanda se nessuna singola risorsa è disponibile per coprire le ore richieste. Le ore proposte vengono quindi suddivise tra più risorse in grado di soddisfare le ore richieste. In questo scenario, le ore non possono sovrapporsi.
- Proporre meno risorse di quelle necessarie. In questo scenario, la capacità della risorsa proposta è inferiore alle ore richieste specificate dal richiedente. Pertanto, quando il richiedente accetta le risorse proposte, viene creato un requisito di risorse non soddisfatto per acquisire la domanda rimanente.
- Prenotare più risorse per soddisfare la domanda se nessuna singola risorsa è disponibile per completare il lavoro.
- Prenotare meno risorse di quelle necessarie. In questo scenario, le ore prenotate sono inferiori alle ore richieste. Il sistema guida l'utente a proporre risorse anziché prenotazioni, in modo che il richiedente possa verificare e tenere traccia della domanda residua.
Modalità ibrida
Per le organizzazioni che necessitano di flessibilità nell'allocazione delle risorse, la modalità ibrida consente ai responsabili di progetto e ai responsabili delle risorse di prenotare le risorse.
Project Operations include il dashboard Gestione risorse, che fornisce una panoramica grafica della domanda e dell'uso delle risorse in tutta l'organizzazione. È anche possibile usare il dashboard Gestione risorse per gestire le risorse nei progetti.
Ad esempio, i responsabili di progetto possono aggiungere un membro del team direttamente a un progetto e prenotare un membro del team per soddisfare i requisiti risorsa acquisiti da una risorsa generica.
Aggiunta di un membro del team direttamente a un progetto
Per aggiungere un membro del team direttamente a un progetto, nella pagina Progetti, scheda Team, selezionare Nuovo. Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione rapida: Membro del team di progetto.
Prenotazione di un membro del team per soddisfare i requisiti risorsa per una risorsa generica
È possibile prenotare una risorsa generica in un team di progetto. È inoltre possibile specificare il ruolo, la capacità richiesta e la modalità di distribuzione di tale capacità. Per il requisito risorsa, è possibile specificare gli attributi associati alla risorsa generica. Questi attributi includono le competenze richieste, l'unità organizzativa preferita e le risorse preferite.
Assegnazione di risorse generiche alle attività e generazione dei requisiti risorsa
È possibile creare attività e quindi assegnare loro risorse generiche. La richiesta di risorse può essere in tal modo rappresentata mediante segnaposto durante la stima della programmazione e dei dati finanziari. È quindi possibile generare requisiti risorsa per le risorse generiche e soddisfarli. Un altro modo per assegnare le risorse prevede l'uso della griglia di assegnazione risorse con profilo di distribuzione modificabile. L'uso della griglia migliora la funzionalità di assegnazione delle risorse in Project Operations grazie alla presenza di una vista griglia modificabile. La griglia fornisce inoltre una chiara panoramica della disponibilità delle risorse, consentendo agli utenti di prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse stesse.
Per altre informazioni sulla gestione delle risorse, consultare il modulo Introduzione alla gestione delle risorse in Dynamics 365 Project Operations.