Descrizione del processo dall'approvvigionamento al pagamento
Il processo dall'approvvigionamento al pagamento viene gestito nel modulo Approvvigionamento di Supply Chain Management. Il processo prevede l'approvazione della richiesta di acquisto, l'onboarding dei fornitori, la gestione degli ordini fornitore e la conferma delle entrate prodotti. Il processo termina dopo l'elaborazione della fattura di acquisto. Il seguente diagramma illustra il processo dall'approvvigionamento al pagamento.
Le principali transazioni del processo sono le seguenti:
Richiesta di acquisto
Richiesta di offerta
Ordine fornitore
Ricevuta di acquisto
Fattura di acquisto
Richiesta di acquisto
La richiesta di acquisto è un documento interno che autorizza il reparto acquisti ad approvvigionarsi del prodotto. Nel normale processo, qualsiasi dipendente dell'organizzazione può creare la richiesta di acquisto. Questa deve procedere lungo il processo del flusso di lavoro, in base alla configurazione definita per il flusso stesso. Una volta approvata, è possibile farvi riferimento per ulteriore elaborazione.
Richiesta di offerta (RdO)
Le organizzazioni emettono le RdO quando desiderano ricevere offerte competitive da diversi fornitori per articoli o servizi che devono acquistare. Questo processo consente la visibilità del processo di offerta, la tracciabilità e una migliore collaborazione tra i fornitori. Nell'ambito dell'offerta, i fornitori possono specificare i prezzi dei prodotti, i tempi di consegna, altre spese accessorie e uno sconto. I fornitori abilitati alla collaborazione fornitore possono inserire l'offerta direttamente nel portale fornitori. L'organizzazione può accettare l'offerta più idonea e procedere all'ulteriore elaborazione.
Ordine fornitore
Un ordine fornitore è un documento che rappresenta un contratto tra una società e un fornitore per l'acquisto di beni o servizi. È possibile creare un ordine fornitore direttamente da una richiesta di acquisto approvata. È inoltre possibile creare un ordine fornitore da una RdO approvata. Si può creare un nuovo ordine fornitore anche dalla pagina degli ordini fornitore.
Un ordine fornitore contiene due sezioni principali: Intestazione acquisto e Righe acquisto.
Un'intestazione acquisto contiene il numero dell'ordine, la data, le informazioni sul fornitore e altri dettagli applicabili all'intero ordine fornitore. Ogni ordine fornitore può avere una o più righe acquisto. Le righe acquisto sono costituite da articolo, unità di misura, quantità approvvigionata, prezzo e altre informazioni relative a ciascuna riga. Informazioni come sconto, imposte e indirizzo di consegna sono disponibili sia nell'intestazione che nella riga.
Quando si usa l'area di lavoro Preparazione ordini acquisto in Supply Chain Management, è possibile impostare un tipo di ordine predefinito per tre tipi di ordini fornitore, come descritto nella tabella seguente.
| Tipo di ordine fornitore | Descrizione |
|---|---|
| Giornale di registrazione | È possibile usare questo tipo per creare una bozza preliminare dell'ordine. Questo tipo non influisce sulle quantità delle scorte né genera operazioni di magazzino. Le righe giornale di registrazione dell'ordine fornitore non vengono incluse nella programmazione generale. |
| Ordine fornitore | È possibile usare questo tipo per creare ordini fornitore quando si confermano gli ordini con un fornitore e quando gli ordini si elaborano tramite ricevuta e fatturazione prima di effettuare il pagamento al fornitore. Questo è il tipo di ordine fornitore più comune. |
| Ordine di reso (o RTV - restituisci a fornitore) | È possibile usare questo tipo quando si restituiscono le merci al fornitore. Questo tipo di ordine richiede di specificare il codice di autorizzazione reso (NAR) presentato dal fornitore. Specificare il codice NAR nella scheda Generale dell'ordine fornitore. Le righe dell'ordine devono avere quantità negative. |
Gli ordini fornitore includono i seguenti campi di stato che ne indicano lo stato di avanzamento: ordine aperto, ricevuto, fatturato e annullato.
Ricevuta di acquisto
L'entrata prodotti è il processo che registra la ricezione dei prodotti ordinati. Se i prodotti passano attraverso la preregistrazione, è necessario eseguire altri passaggi prima della ricezione. Il processo di registrazione garantisce la dimensione di stoccaggio e tracciabilità del prodotto prima dell'elaborazione della ricevuta. Nel normale scenario, il prodotto viene ricevuto quando l'opzione Entrata prodotti viene elaborata dopo il completamento del processo di registrazione. In alcune situazioni i prodotti potrebbero subire altri processi, come la gestione della qualità, prima di essere infine contrassegnati come ricevuti.
Fattura di acquisto
Quando si riceve un ordine fornitore, le righe acquisto possono essere elaborate per la fatturazione. La fatturazione di un ordine fornitore aumenta il saldo fornitore aperto e aumenta anche i valori finanziari dell'inventario. Registra la transazione nel libro contabile appropriato. Prima di poterla registrare, la fattura deve subire il processo di abbinamento fatture per garantire la coerenza tra le informazioni relative alla fattura fornitore, all'ordine fornitore e all'entrata prodotti.