Gestire i propri dati

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La gestione dei dati è essenziale per gestire le informazioni per tutto il ciclo di vita, garantire la conformità e ridurre al minimo i rischi. Una governance efficace comporta la conservazione di dati importanti solo fino a quando necessario ed eliminarli in modo sicuro quando non sono più necessari. Questo processo consente alle organizzazioni di soddisfare gli standard legali e riduce i rischi associati all'archiviazione di dati non necessari. Per supportare queste attività, Microsoft Purview offre strumenti come la gestione del ciclo di vita dei dati e la gestione dei record. Questi strumenti automatizzano la conservazione, gestiscono i record e semplificano l'eliminazione, consentendo alle organizzazioni di mantenere la conformità e proteggere le informazioni sensibili.

Gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft Purview

Gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft Purview consente di gestire il ciclo di vita del contenuto applicando criteri di conservazione ed eliminazione per garantire la conformità. Questo processo si applica ai dati generali, archiviati in cassette postali, SharePoint o altri carichi di lavoro in Microsoft 365. Ecco un framework per la gestione dei dati con la gestione del ciclo di vita dei dati:

1. Informazioni sul funzionamento della conservazione e dell'eliminazione per i servizi di Microsoft 365: prima di poter gestire il ciclo di vita dei dati, è essenziale comprendere come funzionano la conservazione e l'eliminazione all'interno dell'ecosistema Microsoft 365. Ogni servizio, dalle cassette postali di Exchange a SharePoint, potrebbe avere esigenze di conservazione diverse a seconda della modalità di archiviazione e condivisione dei dati.
2. Creare criteri di conservazione e, se necessario, etichette di conservazione per le eccezioni: i criteri di conservazione consentono di controllare per quanto tempo vengono conservati i dati e quando vengono eliminati. Nei casi in cui è necessaria una maggiore granularità, le etichette di conservazione offrono flessibilità applicando impostazioni di conservazione univoche a contenuto specifico.
3. Gestire le cassette postali: le cassette postali sono un'origine critica di informazioni. Usare i criteri di gestione del ciclo di vita dei dati per applicare le impostazioni di conservazione che archiviano o eliminano le cassette postali quando necessario. Questo processo garantisce che i dati obsoleti non occupano spazio e vengano rimossi in modo sicuro quando non sono più necessari.
4. Importare file PST nelle cassette postali online: importando i file PST nelle cassette postali online, si garantisce che i dati siano regolati e protetti in base ai criteri di conservazione di Microsoft 365, riducendo il rischio di dati non gestiti.

Gestione record di Microsoft Purview

La gestione dei record fa un ulteriore passo avanti per la conservazione applicando controlli avanzati ai record aziendali critici o legalmente richiesti. Questi record non sono modificabili, ovvero non possono essere modificati una volta classificati come record, garantendo la conformità legale e normativa. Ecco un framework per la gestione dei record con la gestione dei record:

1. Comprendere la soluzione di gestione dei record: la gestione dei record offre funzionalità di conservazione avanzate progettate per il contenuto che deve essere conservato come record. È essenziale comprendere le funzionalità di gestione dei record, ad esempio l'immutabilità e controlli più severi.
2. Usare un piano di archiviazione per gestire le pianificazioni di conservazione: un piano file consente di organizzare le pianificazioni di conservazione classificando i record in base al tipo e ai requisiti di conservazione. Questo piano funge da roadmap per la gestione di set specifici di contenuti nell'organizzazione.
3. Applicare le etichette di conservazione: le etichette di conservazione classificano il contenuto come record e applicano le regole di conservazione appropriate. Queste etichette garantiscono che il contenuto venga conservato in base al piano di file e che i record siano protetti dall'eliminazione o dalla modifica.
4. Gestire l'eliminazione permanente dei dati: una volta che i record raggiungono la fine del periodo di conservazione, il sistema può essere configurato per eliminare o rivedere automaticamente il contenuto per l'eliminazione. Ciò consente di mantenere la conformità garantendo che nessun record venga mantenuto oltre la conservazione richiesta.

Etichette e criteri di conservazione

La conservazione svolge un ruolo centrale sia nella gestione del ciclo di vita dei dati che nella gestione dei record, garantendo che le organizzazioni possano mantenere i dati necessari ed eliminare ciò che non fanno. Di seguito sono riportate le funzionalità di conservazione che è possibile configurare all'interno di Microsoft Purview:

• Etichette di conservazione: queste etichette si applicano a elementi specifici, ad esempio documenti o messaggi di posta elettronica, per controllare per quanto tempo vengono conservati e quando vengono eliminati. Le etichette di conservazione possono essere applicate automaticamente o manualmente e offrono un controllo granulare sul contenuto.
• Criteri delle etichette di conservazione: i criteri di etichetta consentono di pubblicare etichette di conservazione in posizioni specifiche, ad esempio siti di SharePoint o cassette postali di Exchange, assicurando che queste etichette siano disponibili per l'uso nei carichi di lavoro di Microsoft 365.
• Criteri di conservazione: questi criteri si applicano a interi carichi di lavoro, ad esempio tutte le cassette postali o gli account OneDrive. I criteri di conservazione consentono di gestire i dati su larga scala e di conservare o eliminare automaticamente il contenuto in base alle esigenze dell'organizzazione.

Comprendendo e configurando questi strumenti di conservazione, è possibile assicurarsi che l'organizzazione sia conforme ai requisiti normativi riducendo al tempo stesso la quantità di dati da gestire.

Gestione del ciclo di vita dei dati e gestione dei record

Microsoft Purview offre sia la gestione del ciclo di vita dei dati che la gestione dei record per soddisfare un'ampia gamma di esigenze di governance. Sebbene entrambe le soluzioni si concentrino sulla conservazione e sull'eliminazione, hanno scopi diversi:

• Gestione del ciclo di vita dei dati: gestisce la conservazione del contenuto generale, ad esempio messaggi di posta elettronica e documenti, assicurando che i dati vengano conservati o eliminati in base ai criteri dell'organizzazione.
• Gestione dei record: applica controlli più severi ai record critici per l'azienda che devono essere conservati per motivi legali o normativi. I record non sono modificabili, garantendo che non possano essere modificati o eliminati fino alla scadenza del periodo di conservazione.

Seguendo questi framework e usando i criteri di conservazione, è possibile assicurarsi che i dati dell'organizzazione rimangano conformi, ben gestiti e protetti per tutto il ciclo di vita.