Esercizio - Impostazione della gestione dei documenti

  • 8 minuti

Per impostare la gestione dei documenti, è possibile configurarla con Archiviazione di Microsoft Azure o con l'archiviazione di SharePoint.

Esercizio di configurazione della gestione dei documenti

I tipi di documento vengono usati per suddividere in categorie i documenti allegati ai record e ai modelli che si creano. Ogni tipo di documento può essere conservato nella relativa cartella. È disponibile un set predefinito di categorie di documenti. Per classificare un allegato come file, immagine, nota o URL, usare queste categorie di documenti. Archiviazione di Azure è impostato come percorso predefinito per i tipi di documento predefiniti di file e immagine.

Per creare un nuovo tipo di documento, effettuare i seguenti passaggi:

  1. Passare alla pagina Tipi di documento.

  2. Selezionare Nuovo.

  3. Nel campo Tipo immettere un nome breve per il nuovo tipo di documento, ad esempio SharePoint o Documenti HR.

  4. Nel campo Nome immettere un nome più lungo, ad esempio File SharePoint o Documenti Risorse Umane.

  5. Nel campo Classe specificare una classe per definire il comportamento del tipo di documento:

    • Allega file: all'utente viene richiesto un file.

    • URL allegato: l'utente può immettere un URL nel campo Note, ad esempio https://www.microsoft.com. Se si seleziona il pulsante Apri nella pagina Allegati, l'URL viene aperto in una scheda del browser.

    • Nota semplice: l'utente può aggiungere una nota nel campo Note.

  6. Se si è specificato Allega file nel campo Classe, specificare il meccanismo di archiviazione da usare nel campo Percorso.

  7. Se si è specificato SharePoint nel campo Percorso, specificare l'indirizzo Microsoft SharePoint nel campo Indirizzo SharePoint. Per completare questa azione, selezionare il pulsante Modifica (icona a forma di matita) e usare la finestra di dialogo Selezione cartella.

Esercizio di configurazione dell'archiviazione di SharePoint

Microsoft SharePoint Online è uno dei percorsi di archiviazione supportati in modo nativo. Al momento, è supportato solo SharePoint Online. In futuro è possibile che venga introdotto il supporto per SharePoint locale (un server SharePoint locale).

Per usare l'archiviazione di SharePoint, impostare il campo Percorso per un tipo di documento su SharePoint. Quindi, immettere un indirizzo SharePoint valido nel campo Indirizzo SharePoint.

Per configurare l'archiviazione di SharePoint, effettuare i seguenti passaggi:

  1. Passare alla pagina Parametri di gestione documenti.

  2. Nella scheda SharePoint, verificare nel campo Server SharePoint predefinito il nome host che è stato rilevato automaticamente per il sito di SharePoint, ad esempio contosoax7.sharepoint.com. Di norma, il nome host SharePoint è nel formato tenantname.sharepoint.com e gli account sul tenant sono nel formatouser1@tenantname.onmicrosoft.com. In genere, se non è specificato un server SharePoint predefinito, è possibile che per il tenant non sia disponibile alcun sito di SharePoint o che all'utente corrente (amministratore) non sia associata una licenza di Microsoft 365 valida.

  3. (Facoltativo) Selezionare Test connessione a SharePoint per testare il nome host SharePoint specificato. Questo passaggio verifica che la sicurezza e la licenza funzionino correttamente.

  4. (Facoltativo) Selezionare Apri SharePoint per aprire il nome host SharePoint specificato in un browser. Questo passaggio non verifica la sicurezza, ma apre il percorso SharePoint in una scheda del browser per l'esplorazione.