Gestione delle prestazioni
Quando i dipendenti documentano e discutono le proprie prestazioni con il responsabile, prendono parte al processo di gestione delle prestazioni. A sua volta, il responsabile può fornire commenti, suggerimenti e indicazioni ai dipendenti.
Come mostra il diagramma seguente, sono disponibili tre pagine che facilitano la gestione del processo:
Giornale di registrazione prestazioni
Obiettivi
Revisione delle prestazioni
Il grafico seguente mostra la correlazione tra i componenti principali della gestione delle prestazioni.
Giornale di registrazione prestazioni
I dipendenti possono raccogliere informazioni su azioni o eventi che hanno contribuito al raggiungimento di un obiettivo durante un periodo di revisione, prima di completare la valutazione. È possibile creare azioni future da completare per raggiungere un obiettivo, soddisfare gli obiettivi di un piano di sviluppo o adempiere a un obbligo di prestazioni. È possibile tenere traccia di queste attività ed eventi nel giornale di registrazione prestazioni. Non è necessario mantenere un giornale di registrazione prestazioni per fissare obiettivi o condurre revisioni delle prestazioni.
Il giornale di registrazione prestazioni è disponibile in due versioni: una versione per i dipendenti, accessibile tramite l'area di lavoro Self-service per dipendenti e una versione per i responsabili, accessibile tramite l'area di lavoro Self-service per responsabili. I dipendenti possono conservare i giornali di registrazione personali e scegliere se condividerli o meno con il responsabile. I responsabili possono stabilire giornali di registrazione del team e scegliere se condividerli o meno con il personale.
La pagina Giornale di registrazione prestazioni consente di acquisire le seguenti informazioni:
Titolo dell'attività
Descrizione dell'attività, contenente informazioni dettagliate sull'attività
Data di creazione del giornale di registrazione
Date di inizio e di completamento dell'attività
Un'impostazione dello stato che indica se l'attività è condivisa con il responsabile
Un'impostazione che indica se la voce fa parte di un piano di sviluppo
Parole chiave per la ricerca di voci simili del giornale di registrazione prestazioni
È inoltre possibile collegare il giornale di registrazione prestazioni a un sito Web esterno memorizzandone l'URL. In più è possibile collegarsi al giornale di registrazione prestazioni tramite un URL esterno. Ancora, è possibile collegare il giornale di registrazione a un obiettivo o a una revisione delle prestazioni. Nella pagina Self-service per responsabili è possibile immettere le stesse informazioni richieste per il giornale di registrazione dei dipendenti. È inoltre possibile specificare per quale dipendente viene creato il giornale di registrazione e decidere se rendere pubblico il registro del responsabile.
Invio di commenti e suggerimenti
Il giornale di registrazione prestazioni include la funzione Commenti e suggerimenti. È possibile selezionare un dipendente e inviargli commenti e suggerimenti tramite e-mail selezionando Invia commenti e suggerimenti. Il messaggio viene inviato al dipendente che riceve i commenti e suggerimenti, al relativo responsabile, nonché al dipendente che invia i commenti e suggerimenti e al relativo responsabile. Per ogni persona che riceve il messaggio con i commenti e suggerimenti, viene creata una voce del giornale di registrazione prestazioni.
Obiettivi
La pagina Obiettivi prestazioni consente di tenere traccia degli obiettivi individuali che il dipendente ha concordato con il relativo responsabile. È possibile selezionare il numero desiderato di obiettivi, anche in riferimento a più periodi e revisioni delle prestazioni. Si possono creare obiettivi semplici o complessi, a seconda della quantità di informazioni che si desidera immettere in relazione a essi. Per le revisioni delle prestazioni non sono necessari obiettivi.
Un obiettivo, nella sua forma più semplice, deve includere le seguenti informazioni:
Nome breve
Descrizione più estesa
Data di inizio prevista
Data di completamento prevista
È possibile aggiungere una categoria di obiettivi per organizzarli in modo più efficace. Il nome del responsabile dell'obiettivo sarà visibile ai responsabili.
Spesso, gli obiettivi hanno risultati misurabili. È possibile tenere traccia dei risultati desiderati e dei risultati effettivi degli obiettivi aggiungendo opportune misurazioni. Se si tratta di un obiettivo ambizioso, è possibile usare l'opzione Obiettivo ambizioso per contrassegnare una misurazione.
Il giornale di registrazione prestazioni includerà attività che informano il responsabile di come si è raggiunto l'obiettivo. Se si è collegato un giornale di registrazione prestazioni a un obiettivo, tale informazione verrà visualizzata nella sezione Attività dell'obiettivo. Nella pagina Obiettivi prestazioni è anche possibile aggiungere un nuovo giornale di registrazione prestazioni. L'obiettivo sarà collegato automaticamente a tale giornale di registrazione prestazioni.
Revisioni delle prestazioni
Le discussioni sono ormai la forma comune in cui si svolgono le revisioni delle prestazioni. Nel tempo si sono evolute a includere, su base continuativa, commenti e suggerimenti, piani di sviluppo e revisioni più formali. È possibile organizzare brevi incontri a due, ad esempio una riunione individuale, oppure progettare una revisione più completa, che rifletta la procedura di revisione della società.
Ad esempio, una riunione individuale è una revisione semplice, che richiede un titolo breve, una descrizione più estesa del contenuto dell'incontro e la data dell'incontro. Una revisione semplice include le stesse informazioni e il periodo di revisione oggetto della discussione. I responsabili potranno vedere anche il nome del revisore.
Per produrre un report più dettagliato, è possibile includere nelle revisioni gli obiettivi attivi e completati e commenti. Tutte le attività e le misurazioni del giornale di registrazione prestazioni relative a un obiettivo saranno incluse nella revisione. Dopo la conclusione della revisione, viene salvata un'istantanea delle misurazioni per tenere traccia della cronologia degli elementi al momento della revisione.
La sezione Competenze può aiutare a discutere, rivedere e valutare le capacità del dipendente. È possibile aggiungere tutte le competenze desiderate e decidere quindi quali valutare.
Si possono creare nuove revisioni usando modelli creati in precedenza. Ad esempio, è possibile usare un modello per riunioni individuali, piani di sviluppo o revisioni periodiche. Quando si crea una nuova revisione, è possibile selezionare un modello.
Componenti da includere nelle revisioni delle prestazioni
Le revisioni delle prestazioni possono includere vari tipi di informazioni. Possono consistere in dettagli di revisione, misurazioni, attività, valutazioni, approvazioni e allegati.
Dettagli revisione: immettere gli obiettivi e aggiungere commenti. È anche possibile creare competenze e aggiungervi commenti.
Misurazioni: è possibile visualizzare le misurazioni relative a un obiettivo o una revisione. È anche possibile aggiungere una nuova misurazione correlata alla revisioni.
Attività: mostra le voci del giornale di registrazione prestazioni relative alla revisione. È anche possibile aggiungere un giornale di registrazione prestazioni, che viene automaticamente collegato alla revisione.
Valutazioni: applicare una valutazione a un obiettivo o una competenza inclusa nella revisione. È possibile definire i modelli di valutazione per ogni revisione. Le impostazioni predefinite per le valutazioni sono contenute nella sezione Prestazioni della pagina Parametri condivisi Risorse umane.
Approvazioni: in base ai parametri della revisione, è possibile specificare il dipendente e/o il responsabile che saranno elencati nella revisione. Le revisioni possono essere obbligatorie o facoltative. Una volta ottenute tutte le approvazioni richieste, la revisione sarà contrassegnata con lo stato Completata.
Allegati: nella sezione Allegati della pagina Revisioni è possibile allegare un documento. È incluso un visualizzatore di documenti per visualizzare rapidamente il contenuto di qualsiasi documento allegato.
Flusso di lavoro per la gestione delle prestazioni
Per facilitare la gestione delle approvazioni delle revisioni, è possibile usare il flusso di lavoro Revisione del lavoratore. È anche possibile ignorare il flusso di lavoro automatizzato e modificare manualmente lo stato della revisione, in modo da creare documenti semplificati, come le revisioni individuali, senza usare il flusso di lavoro. Lo stato di una revisione determina chi può accedervi.
Al momento della creazione, lo stato della revisione è impostato su Non iniziato. Chiunque può modificare la revisione.
Quando il dipendente seleziona il pulsante Inizia revisione, lo stato della revisione è impostato su In corso. Il dipendente aggiunge quindi il contenuto. A questo punto, il responsabile non può più visualizzare il documento di revisione.
Il dipendente cambia lo stato in Pronto per la revisione.
Il responsabile aggiunge i propri commenti e valutazioni. A questo punto, solo il responsabile può vedere la revisione.
Il responsabile modifica lo stato in Revisione finale, che consente tanto al responsabile quanto al dipendente di vedere la revisione e discuterne. Nei parametri è possibile specificare se è consentito modificare la revisione in questa fase del processo. Questo passaggio è facoltativo, se il responsabile desidera semplicemente condividere la revisione con il dipendente e quindi contrassegnarla come Completata una volta terminata la discussione.
Una volta ottenute le approvazioni, lo stato viene impostato su Completata. A questo punto non è più possibile modificare la revisione.
Il flusso di lavoro Revisione del lavoratore prevede due elementi:
Approva revisione: aggiungere questo elemento per controllare il cambio di stato da In corso a Pronto per la revisione. Modificare l'assegnazione in modo da usare la gerarchia manageriale in cui il livello del responsabile di linea del dipendente = 1.
Revisione finale: aggiungere questo elemento per controllare il cambio di stato da Pronto per la revisione a Revisione finale.
Se si vuole che sia il responsabile ad approvare la revisione finale, modificare l'assegnazione in modo da usare la gerarchia manageriale in cui il livello del responsabile di linea dei dipendente = 1.
Se si vuole che sia il dipendente ad approvarla, modificare l'assegnazione in Utente del flusso di lavoro.
Se si vuole che siano il responsabile e il dipendente ad approvarla, aggiungere due passaggi al flusso di lavoro ed effettuare l'assegnazione appropriata per ciascun passaggio nell'ordine desiderato per le approvazioni.
Impostazione
Per facilitare la configurazione delle informazioni necessarie per completare il processo di revisione delle prestazioni, vengono fornite tre pagine: Misurazioni, Tipi di origine giornale di registrazione prestazioni e Tipi di revisioni.
Misurazioni
Nella pagina Misurazioni è possibile creare misurazioni standard da usare nelle pagine Obiettivi prestazioni e Revisioni. Inoltre, è possibile creare date, importi, quantità, percentuali e misurazioni in base a un modello di valutazione.
Tipi di origine giornale di registrazione prestazioni
Descrivono i vari tipi di origine del giornale di registrazione prestazioni. È possibile specificare se, per impostazione predefinita, una voce del giornale di registrazione è visibile solo al responsabile, solo al dipendente o a entrambi. Al momento, non è possibile disabilitare i tipi di origine.
Tipi di revisione
I tipi di revisione delle prestazioni permettono di controllare il comportamento di una revisione. È possibile abilitare o disabilitare il flusso di lavoro per una revisione. Se la revisione non usa il flusso di lavoro, è possibile definire lo stato predefinito applicato al momento della creazione della revisione. È anche possibile specificare se il dipendente, il responsabile o entrambi devono approvare la revisione.