Scegliere la location migliore per ottenere il risultato desiderato
Nel mondo delle startup di oggi, molte riunioni ora si svolgono in un ambiente virtuale, ma ci sono anche opportunità di incontrare faccia a faccia i mentori, soprattutto se fanno parte della comunità vicina o di un programma a cui si partecipa. Indipendentemente dal fatto che ci si incontri di persona o online, scegliere la location per la riunione può essere un componente fondamentale per garantire che sia possibile ottenere i risultati che si sta cercando. Diversi ambienti di riunione possono determinare sia l'impegno del tempo che i potenziali risultati di una riunione con un mentore.
La selezione di un ambiente per le riunioni che fornisca la quantità minima di problemi e la maggior quantità di comfort per il mentore mostra al mentore che si è in grado di ascoltare, valutare il feedback e adattarsi di conseguenza. Può sembrare banale, ma essere attenti a questo tipo di dettaglio è un modo significativo per mostrare i propri punti di forza e stabilire una relazione positiva con il mentore. Forse la parte più importante è che la creazione del miglior ambiente di riunione possibile consentirà di raggiungere i risultati che si spera di ottenere con il mentoring.
Posizioni diverse generano diversi tipi di riunioni e risultati delle riunioni
Non si è certi di quale location sia più vantaggiosa per la riunione? Verranno ora esaminate alcune opzioni potenziali, sia virtuali che di persona.
Opzioni di riunione virtuale
Le opzioni virtuali tendono a essere costituite da voce o voce e video/condivisione video. Queste riunioni possono essere produttive in soli 20 minuti o possono fungere da piattaforma efficace per le riunioni più lunghe.
A volte, una chiamata solo vocale può essere un modo interessante di ospitare una riunione con il mentore, poiché rimuove una grande complessità. Una videochiamata che si blocca o si interrompe può causare stress aggiuntivo per entrambi.
Per molte persone, una telefonata è una forma di comunicazione più familiare, confortevole e accessibile. Inoltre, la scelta di una telefonata anziché una videoconferenza può comportare una conversazione più mirata, creare meno probabilità che la riunione debba essere riprogrammata ("La mia riunione precedente è stata lunga, quindi non sono alla scrivania.") e presenta meno potenziali difficoltà tecniche.
Detto questo, per registrare l'interazione o condividere oggetti visivi, ad esempio una presentazione o un foglio di calcolo, è preferibile scegliere una piattaforma che consenta sia la voce che il video. Assicurarsi di avere una connessione Internet stabile per supportare tale piattaforma durante il tempo della chiamata.
In caso di dubbi, scegliere la piattaforma che si ritiene darà la più alta probabilità di una conversazione di successo con il mentore.
Opzioni di riunione di persona
Per le riunioni di persona, sono disponibili diverse opzioni, ma è importante comprendere le dinamiche che ogni spazio porta a una riunione mentore. È possibile esaminare i vantaggi e gli svantaggi di una serie di opzioni.
Ambiente della sala riunioni o dell'ufficio
Questo è il luogo perfetto per una riunione breve. Ti permetterà di avere una discussione produttiva in meno di 20 minuti. Se sono necessari una lavagna o uno schermo per una presentazione, questa può essere la location più ottimale per la riunione. Gli spazi di ufficio offrono anche il vantaggio di essere più discreti, rendendoli una posizione ideale per discutere questioni riservate fuori dall'orecchio degli altri. L'unico svantaggio di un ambiente da ufficio più formale è che potrebbe non apparire così comodo o informale come potrebbe piacere ai partecipanti.
Caffetteria
Un bar può fungere da ambiente informale per un incontro di mentoring con il vantaggio aggiuntivo che offre anche l'opportunità di acquistare una bevanda o uno spuntino per ringraziare il mentore per il suo tempo. Questo può renderlo un luogo perfetto per la prima riunione con il mentore. Le riunioni al bar in genere durano circa 30 minuti, soprattutto se l'ambiente è affollato o rumoroso. Se è necessario presentare diapositive, condividere la documentazione o discutere di informazioni riservate, un bar può essere un ambiente complesso. Tuttavia, se si prevede di avere semplicemente una conversazione, il bar può essere un'ottima opzione come ambiente per una riunione a basso stress.
Pranzo
Dopo aver stabilito una relazione con il mentore, ci si potrebbe sentire a proprio agio in conversazioni più lunghe e più approfondite sugli argomenti della startup. Una riunione a pranzo può essere l'occasione perfetta per incontrare un mentore per un periodo di tempo più lungo in un ambiente informale. Tenere presente che la maggior parte delle riunioni a pranzo durerà per un'ora, più il tempo per gli spostamenti. Quindi, pianificare di conseguenza ed effettuare prenotazioni, se possibile. Come al bar, una riunione a pranzo offre un'atmosfera rilassata per una riunione, ma può essere difficile in termini di condivisione di documentazione o informazioni riservate. A differenza del bar, una riunione a pranzo appare più formale, quindi può introdurre ulteriore pressione e stress per entrambe le parti. Inoltre, il pranzo può essere un modo costoso per incontrarsi, quindi potrebbe essere meglio evitare questo formato se non si è nella posizione finanziaria di pagare l'uscita.
Cena
Le riunioni a cena possono essere un formato di riunione molto efficace in forma lunga per coloro che hanno molta familiarità. Possono essere imbarazzanti come primo formato di riunione. Sapere che una riunione a cena durerà probabilmente 90 minuti o più, quindi è importante avere una chiara comprensione di ciò che si spera di realizzare durante la conversazione con un chiaro programma degli argomenti che si desidera trattare, anche se non si condivide formalmente il programma con il mentore. È anche consigliabile scegliere una location che consenta di prenotare, per avere la certezza di trovare posti a sedere in modo rapido. Come il pranzo, la cena può essere un investimento significativo sia di denaro che di tempo, quindi essere giudiziosi nella scelta della cena come formato di riunione.
Poiché si tratta di una riunione in cui si esamineranno potenzialmente informazioni finanziarie riservate, è opportuno ospitare questa riunione in una sala riunioni. Questo fornirà la privacy che consente di essere il più trasparente possibile con il mentore e fornirà anche la possibilità di condividere lo schermo o presentare diapositive, se necessario. Come piano B, pianificare di tenere la riunione in una piattaforma virtuale, se la riunione di persona non è fattibile.
Dopo aver effettuato tutte le ricerche, aver creato un programma e aver scelto un ambiente di riunione potenziale, è il momento di pianificare ufficialmente l'orario dell'appuntamento con il mentore.