Pianificare l'adozione di Teams
L'adozione da parte degli utenti è vitale per il successo di ogni distribuzione di Microsoft Teams. Teams unisce un' ampia gamma di diversi carichi di lavoro, ad esempio la messaggistica, i file e comunicazione vocale. Le organizzazioni possono subire modifiche significative ai processi aziendali per collaborare e comunicare in modo efficiente con Microsoft Teams. Proprio come cambiano i processi aziendali, gli utenti finali spesso scoprono che anche le loro routine o processi quotidiani cambiano. È questa modifica che gli utenti devono adottare in modo positivo per implementare correttamente Teams. Senza il consenso da parte degli utenti finali che implementano Teams come loro hub di collaborazione principale, la distribuzione di Teams avrà esito negativo, anche se è stata implementata perfettamente.
L'elenco seguente contiene passaggi fondamentali che le organizzazioni dovrebbero seguire per implementare Teams e favorire una positiva adozione da parte degli utenti. Questi passaggi, che possono essere modificati in base alle dimensioni dell'organizzazione, consentiranno di garantire un livello costante di comunicazione con stakeholder, promotori, amministratori IT e utenti per ottenere una distribuzione corretta per Microsoft Teams.
Identificare i principali stakeholder, promotori e profili utente.
Identificare e selezionare scenari aziendali adatti.
Condurre un progetto pilota che includa utenti aziendali, promotori e professionisti IT.
Progettare, avviare e gestire una campagna di adozione. Scaricare Customer Success Kit per iniziare. Una buona campagna di adozione include:
Materiali di sensibilizzazione interni come poster, segnaletica digitale ed eventi
Informazioni per la formazione self-help in un unico posto
Un meccanismo di feedback definito
Misure predefinite per il successo (adozione della soluzione, visualizzazioni dei materiali principali, partecipazione ai corsi)
Crea un programma per promotori insieme alla distribuzione del servizio.
Fornire un metodo di feedback standard.
Misurare e condividere l'esito positivo.
Modificare la messaggistica e i metodi in base al feedback e quindi ripetere.
Identificare i principali stakeholder, promotori e profili utente
Per il successo di un'adozione, è necessario creare un team dinamico composto dai principali stakeholder e dalle persone giuste in grado di condurre ed influenzare il cambiamento negli altri. Il team dovrebbe essere composto da persone interessate a rappresentare una sezione incrociata dell'organizzazione. I ruoli chiave degli stakeholder includono: sponsor esecutivi, proprietari di servizi, professionisti IT e promotori.
sponsor esecutivi - questi utenti sono leader importanti all'interno dell'organizzazione e la loro partecipazione è essenziale per favorire l'adozione dei dipendenti. Hanno la maggiore influenza sulla cultura aziendale e possono comunicare attivamente il valore e i vantaggi delle nuove tecnologie e dei processi aziendali.
Proprietari servizio - Questi individui sono responsabili per garantire che gli utenti utilizzino il servizio e ne ottengano beneficio. È importante identificare i proprietari servizi all'interno dell'organizzazione per garantire che gli obiettivi aziendali fissati per Office 365 vengano raggiunti.
Professionisti IT e promotori : ottenere il consenso di tutti gli utenti di un'organizzazione può essere difficoltoso. I professionisti IT e i promotori sono in grado di contribuire a ridurre le difficoltà e hanno un ruolo importante nel processo di adozione di Office 365. Sono informati, si impegnano ad approfondire le loro competenze e sono disposti a fornire assistenza e formazione ai colleghi. Aiutano a tradurre Office 365 nel contesto del loro reparto o team.
Le organizzazioni dovrebbero pianificare riunioni regolari tra questi stakeholder al fine di tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento dei progetti. L'avvio di un "consiglio di collaborazione" per consentire commenti e discussioni può essere uno strumento utile a seconda della cultura aziendale.
procedure consigliate : Ironicamente, coloro che potrebbero rappresentare l'ostacolo maggiore al cambiamento potrebbero diventare i vostri più importanti alleati in una distribuzione di questo tipo. È consigliabile interagire con questi membri delle organizzazioni presto e spesso per ascoltare le loro preoccupazioni e i loro problemi. Spesso hanno un feedback prezioso che renderà più efficace il progetto di distribuzione di Teams. Dopo aver ricevuto il loro consenso nel progetto, gli altri utenti finali che potrebbero essere contrari al cambiamento spesso seguono la loro guida e adottano anche il nuovo sistema.
Profili utente
È importante comprendere i tipi di utenti in tutta l'organizzazione. Sono presenti utenti principalmente mobili? Sono costantemente in riunione o fanno presentazioni? Sai quali utenti hanno più difficoltà con le soluzioni di collaborazione esistenti?
Suddividere la vostra comunità di utenti in questo modo aiuterà a identificare i gruppi che sono più propensi al cambiamento. Sono spesso gli obiettivi migliori per i primi progetti pilota aziendali e il loro feedback è prezioso. Capire il " quotidiano" dei vostri utenti aiuterà a dare priorità agli esiti del business, a progettare obiettivi di adozione appropriati per la distribuzione e a sostenere l'utilizzo a lungo termine.
La tabella seguente identifica alcuni profili tipici degli utenti.
| Profili utente | Stato attivo su |
|---|---|
| Impiegati d'ufficio | Lavora principalmente in ufficio, crea riunioni e chiamate |
| Agente di vendita | Lavora all'esterno, parla molto e usa l'archiviazione dei file |
| Gestione o "livello C" | Lavora con dati sensibili, quindi ha requisiti di sicurezza maggiori |
Promotori
I promotori sono essenziali per promuovere conoscenza, adozione ed educazione nell' organizzazione. Un promotore è una persona, principalmente motivata ad aiutare gli altri, che è interessata alla nuova tecnologia e ad aiutare gli utenti ad usarla in linea con le procedure consigliate.
L'identificazione delle persone che possono diventare i promotori della collaborazione offre un team di supporto esteso in grado di fornire feedback essenziale sui piani di implementazione. L'incentivo per gli individui selezionati per questo programma è che fornisce loro anticipazioni su informazioni dettagliate sui piani dell'azienda e permette loro di fornire un feedback per apportare modifiche che miglioreranno i processi quotidiani. Tutti gli investimenti effettuati in questa community, che si tratti di tempo, attenzione o premi, verranno restituiti alla tua implementazione tramite il supporto e l'aggregazione.
I promotori ti aiuteranno a:
Creare l'entusiasmo che aumenta l'adozione di processi aziendali migliorati.
Creare una sfera di influenza tra i loro team.
Attuare nei team i nuovi modi di lavorare.
Identificare le difficoltà per l'azienda e le possibili soluzioni.
Fornire feedback al team di progetto e agli sponsor.
Per un programma Di successo, i singoli utenti di tutti i tipi di profili utente sono necessari per ottimizzare la gamma e l'efficienza dei vantaggi per una distribuzione di Teams.
Informazioni aggiuntive:. Microsoft offre guide e toolkit diversi per supportare le aziende nell'implementazione di Teams.