Informazioni per decidere se modellare le organizzazioni interne come persone giuridiche o come unità operative
L'azienda deve essere rappresentata da almeno una persona giuridica nelle app per la finanza e le operazioni. Una persona giuridica può stipulare contratti legali e ha l'obbligo di preparare rendiconti finanziari sul rendimento.
È possibile usare le persone giuridiche per attività aziendali transazionali o per il consolidamento. Ciò significa che una persona giuridica nelle app per la finanza e le operazioni non rappresenta necessariamente un'entità reale nell'ambito dell'attività aziendale.
Ad esempio, una società che partecipa nelle transazioni può possedere persone giuridiche affiliate. In questo esempio è necessaria una persona giuridica per le transazioni e una persona giuridica virtuale per combinare i risultati e i saldi delle persone giuridiche affiliate.
È possibile rappresentare le organizzazioni interne all'azienda, ad esempio le filiali, come persone giuridiche aggiuntive o come unità operative dell'entità giuridica principale. Non è necessario che un'unità operativa sia un'organizzazione giuridicamente definita. Le unità operative sono usate per controllare le risorse economiche e le procedure operative di un'azienda. I reparti e i centri di costo, ad esempio, sono unità operative. Alcune funzionalità delle app per la finanza e le operazioni funzionano in modo diverso a seconda che l'organizzazione sia una persona giuridica o un'unità operativa.
Unità operative
Un'unità operativa è un'organizzazione usata per ripartire il controllo delle risorse economiche e dei processi operativi in un'azienda. Le persone in un'unità operativa hanno il compito di massimizzare l'uso delle risorse limitate, di migliorare i processi e di assumersi la responsabilità dei propri risultati.
Le unità operative nelle app per la finanza e le operazioni sono:
- Centro di costo: unità operativa in cui i manager sono responsabili delle spese preventivate e delle spese effettive. È usato per la gestione e il controllo operativo dei processi aziendali di diverse persone giuridiche.
- Business Unit: unità operativa semi-autonoma creata per soddisfare specifici obiettivi aziendali strategici. È usata per il reporting finanziario basato sui settori o sulle linee di prodotti che l'organizzazione serve indipendentemente dalle persone giuridiche.
- Flusso del valore: unità operativa che controlla uno o più flussi produttivi. È usato in genere nel lean manufacturing per controllare le attività e i flussi necessari per fornire un prodotto o un servizio ai consumatori.
- Reparto: unità operativa che rappresenta una categoria o una parte funzionale di un'organizzazione che esegue un'attività specifica, come vendite o contabilità. È usato per riferire informazioni sulle aree funzionali. Un reparto può avere la responsabilità di gestione dei profitti e perdite e può essere costituito da un gruppo di centri di costo.
- Canale di vendita al dettaglio: unità operativa che rappresenta un negozio fisico, un negozio online o un marketplace online. Usato per la gestione e il controllo operativo di uno o più negozi per una o più persone giuridiche.
- Ramo: unità operativa che rappresenta una sede di filiale, al di fuori della sede principale dell'attività. Questa è una parte del modulo di esempio di gestione della flotta e non è installata nell'ambito dell'ambiente di produzione.
- Località noleggio: unità operativa che rappresenta una località di noleggio dell'attività. Questa è una parte del modulo di esempio di gestione della flotta e non è installata nell'ambito dell'ambiente di produzione.
- Area: unità operativa che rappresenta un'area geografica dell'attività. Questa è una parte del modulo di esempio di gestione della flotta e non è installata nell'ambito dell'ambiente di produzione.
- Team: un team è un'organizzazione in cui i membri condividono una responsabilità, un interesse o un obiettivo comuni. I team non possono essere usati nelle gerarchie organizzative.
Considerare attentamente le funzionalità descritte di seguito mentre si prendi una decisione.
Dati master
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: alcuni dati master, come clienti, termini di pagamento, autorità fiscali e ordinamento delle scorte specifiche di un sito, devono essere impostati per ogni persona giuridica. Alcuni dati master, come utenti, prodotti e la maggior parte dei dati sulle risorse umane, sono condivisi tra tutte le persone giuridiche.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: i dati master sono condivisi tra le unità operative.
Parametri di modulo
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: i parametri di modulo, ad esempio quelli di Contabilità clienti, Contabilità fornitori e Gestione cassa e banche, devono essere impostati per ciascuna persona giuridica. Poiché la configurazione dei moduli per persone giuridiche viene svolta separatamente, ogni affiliata può conformarsi ai requisiti normativi e alle pratiche commerciali locali.
Ad esempio, una persona giuridica di servizi professionali e una persona giuridica di produzione possono avere parametri di modulo diversi anche se fanno riferimento alla stessa società madre.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: i parametri di modulo sono condivisi tra le unità operative.
Sicurezza dei dati
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: la maggior parte dei dati è protetta automaticamente dall'ID società. Un ID società è un identificatore univoco dei dati associati a una persona giuridica. Una società può essere associata a una sola persona giuridica e una persona giuridica può essere associata a una sola società. Gli utenti possono accedere solo ai dati delle società per cui dispongono dell'accesso. Non è necessario personalizzare le app per la finanza e le operazioni per proteggere i dati mediante l'ID società.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: i dati possono essere protetti per ogni unità operativa creando criteri di sicurezza dei dati personalizzati. I criteri di sicurezza dei dati vengono usati per limitare l'accesso ai dati. Ad esempio, supponiamo che un utente possa creare ordini fornitore solo in una determinata unità operativa. È possibile creare criteri di sicurezza dei dati per impedire all'utente di accedere ai dati dell'ordine fornitore da qualsiasi altra unità operativa. Il volume delle transazioni e il numero di criteri di sicurezza possono influire sulle prestazioni. Quando si progettano i criteri di sicurezza, tenere a mente le prestazioni.
Movimenti contabili
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: per ogni persona giuridica è richiesta una contabilità generale che fornisca un piano dei conti, una valuta di contabilizzazione, una valuta di dichiarazione e un calendario fiscale. Uno stato patrimoniale può essere creato solo per una persona giuridica. I conti principali, le dimensioni, le strutture dei conti, i piani dei conti e le regole contabili possono essere usati da più persone giuridiche.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: un'unità operativa non può avere informazioni contabili proprie. Se le organizzazioni interne non richiedono movimenti contabili univoci, puoi costituirle come unità operative. Le informazioni contabili verranno impostate per la persona giuridica padre nella gerarchia. I conti economici possono essere creati per unità operative all'interno di una persona giuridica o per la persona giuridica padre.
Calendari fiscali
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: ogni persona giuridica ha il proprio calendario fiscale. Se le organizzazioni interne usano anni e calendari fiscali diversi, è necessario costituire le organizzazioni come persone giuridiche.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: le unità operative devono avere un calendario fiscale condiviso. Se le organizzazioni interne possono usare gli stessi anni e calendari fiscali, è possibile costituire le organizzazioni come unità operative.
Consolidamento
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: per preparare i rendiconti finanziari è necessario consolidare i risultati finanziari delle filiali in un'unica società consolidata.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: il consolidamento non è richiesto poiché i dati sono già condivisi tra le unità operative.
Pagamenti centralizzati
Se l'organizzazione è costituita come persona giuridica: i pagamenti centralizzati devono essere impostati in modo che le fatture di tutte le persone giuridiche figlio possano essere pagate a o da un'unica persona giuridica padre.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa: i pagamenti centralizzati non sono richiesti perché tutte le fatture sono registrate in un'unica persona giuridica.
Esempio 1: la sede centrale fornisce servizi alle filiali e deve addebitare i costi di tali servizi alle filiali stesse.
Se si costituisce la filiale come persona giuridica, sono disponibili le seguenti opzioni:
- La sede centrale crea una scrittura contabile per effettuare un addebito incrociato della spesa nei confronti della filiale. Le transazioni non possono essere in scadenziario.
- Le filiali inviano un ordine fornitore per i servizi alla sede centrale. Un ordine cliente viene creato automaticamente nella persona giuridica per la sede centrale, con transazioni contabili secondarie interaziendali.
Esempio 2: la sede centrale acquista e paga un servizio che viene fornito a una filiale.
Se si costituisce la filiale come persona giuridica, sono disponibili le seguenti opzioni:
La fattura e il pagamento seguono i requisiti normativi della sede centrale. La sede centrale può creare una scrittura contabile per effettuare un addebito incrociato della spesa nei confronti della filiale. Le transazioni non possono essere in scadenziario.
La fattura e il pagamento seguono i requisiti normativi della sede centrale. La sede centrale può creare una transazione contabile secondaria interaziendale.
Se l'organizzazione è costituita come unità operativa, le transazioni interaziendali tra le unità operative sono supportate solo tramite giustificativi giornale di registrazione. Un'unità operativa non può emettere o ricevere un ordine fornitore, un ordine cliente o una fattura da un'altra unità operativa nella stessa persona giuridica. Non è possibile visualizzare le transazioni interaziendali a livello di contabilità secondaria (Contabilità clienti o Contabilità fornitori).
Transazioni interaziendali
Gli esempi seguenti illustrano come vengono gestite le transazioni interaziendali.
Esempio 1: la sede centrale fornisce servizi alle filiali e deve addebitare i costi di tali servizi alle filiali stesse.
Se si costituisce la filiale come unità operativa, la sede centrale inserisce una transazione di spesa e la codifica per la filiale.
Esempio 2: la sede centrale acquista e paga un servizio che viene fornito a una filiale.
Se si costituisce la filiale come unità operativa, la fattura e il pagamento seguono i requisiti normativi della sede centrale.
La fattura può essere codificata alla filiale. Nel conto economico, usare una dimensione finanziaria di bilanciamento per dichiarare i costi per la filiale.
L'unità successiva contiene altre informazioni sulle funzionalità da tenere a mente prima di prendere una decisione.