Esecuzione di un test di migrazione di dati e convalida dell'output
Per prepararsi alla migrazione dei dati, il primo passaggio consiste nell'identificare i sistemi pertinenti (legacy) attualmente usato dal cliente. Sarà quindi necessario identificare e importare i dati statici comuni tra settori.
Identificazione dei sistemi pertinenti (legacy)
Un sistema legacy è una soluzione aziendale che condivide alcune caratteristiche con le soluzioni attualmente sul mercato, ad esempio il fatto di essere basata su tecnologia o design obsoleti, non essere compatibile o essere difficile e costosa da integrare con i sistemi correnti e il fatto di non poter essere acquistata dai fornitori perché non disponibile e fuori produzione.
Ogni sistema legacy potrebbe essere caratterizzato da un'opzione di formato di esportazione dei dati diversa che deve essere considerata nell'ambito della pianificazione della migrazione dei dati. Potrebbe essere inoltre necessario prevedere una procedura di estrazione dei dati dalle origini dati legacy.
Identificazione e importazione dei dati statici comuni tra settori
Il cliente potrebbe operare in diverse verticali, ad esempio distribuzione e commercio, produzione e vendita al dettaglio. Anche se si gestisce la migrazione dei dati di un cliente incentrata solo su un settore specifico, ad esempio la produzione, è comunque necessario eseguire analisi approfondite per determinare se i rispettivi clienti e fornitori che potrebbero operare in un settore diverso, ad esempio nella rivendita al dettaglio, scambiano dati con il cliente stesso.
Quando si pianifica la migrazione dei dati, è necessario identificare i dati comuni non soggetti a frequenti modifiche, ad esempio codici paese, codici postali, stati o regioni.
L'identificazione dei dati statici comuni tra verticali e settori diversi aiuta a ridurre i costi e a preparare i dati di origine, pulirli e ottenere l'autorizzazione del cliente prima di importare i dati nelle app per la finanza e le operazioni.
Creazione e verifica dei piani di test per la migrazione dei dati
I piani per la migrazione dei dati devono fungere da linea guida durante l'intero processo. Assicurarsi che alle risorse vengano applicate le autorizzazioni di sistema necessarie per eseguire correttamente la migrazione dei dati.
Assicurarsi di eseguire il backup del database e dei file di origine che si prevede di migrare. Se si verificano problemi durante la migrazione, ad esempio file danneggiati, incompleti o mancanti, è necessario correggere l'errore e ripristinare il database dal backup.
È necessario estrarre tutti i dati dal sistema di origine e quindi eseguirne la migrazione nella destinazione, ovvero le app per la finanza e le operazioni. Sarà quindi necessario pulire i dati e convertirli nel formato corretto per il trasferimento nelle app per la finanza e le operazioni.
Sarà infine necessario caricare i dati puliti e deduplicati nella funzione di gestione dati delle app per la finanza e le operazioni, mappare i campi e importare i dati nelle app per la finanza e le operazioni.
Assicurarsi di monitorare sempre la migrazione dei dati durante il processo in modo da rilevare e risolvere eventuali problemi non appena si verificano.
Dopo aver completato la migrazione, assicurarsi che non siano presenti problemi di connettività con il sistema di origine e le app per la finanza e le operazioni. L'obiettivo è verificare la corretta migrazione di tutti i dati mediante unit test, test di sistema e di regressione e altri test applicabili. Non dimenticare il metodo più semplice, ovvero usare i report e le richieste di informazioni predefiniti nelle app per la finanza e le operazioni e chiedere alle principali parti interessate del cliente di verificare i dati e confrontare i dati sottoposti a migrazione con il proprio sistema legacy.
Si supponga, ad esempio, di eseguire la migrazione del piano dei conti, delle transazioni registrate e così via. Dopo aver migrato i dati relativi a un periodo finanziario specifico, viene eseguita la stampa del bilancio di verifica e quindi si chiede al CFO o a uno dei responsabili finanziari del cliente di confrontare i risultati con il report finanziario relativo al sistema legacy prima di eseguire la migrazione del periodo successivo.
Identificazione ed estrazione dei dati di origine
Dopo che il team ha analizzato i dati e recuperato le informazioni rilevanti dalle origini dei dati, ad esempio un database, secondo uno schema specifico, è il momento di estrarre i dati rilevanti. Potrebbe essere necessario eseguire un'ulteriore elaborazione dei dati e ciò potrebbe comportare l'aggiunta di metadati e altre integrazioni di dati, ovvero un altro processo nel flusso di lavoro dei dati.
Identificazione di entità ed elementi di dati rilevanti
È necessario sapere quali origini di dati sono importanti per l'analisi. Se le informazioni da analizzare si riferiscono esclusivamente allo scenario corrente, dovrebbero essere accantonate perché è necessario usare solo le origini dati rilevanti per lo scenario relativo alla migrazione.
Non è mai consigliabile importare tutti i dati da più origini dati nelle app per la finanza e le operazioni in un'unica operazione. È invece preferibile disporre di un piano idoneo da usare come linea guida in base allo scenario aziendale corrente.
Ad esempio, se si intende trasferire tutti gli ordini fornitore nelle app per la finanza e le operazioni da un sistema legacy, sarà necessario considerare anche numerose entità correlate e pertinenti, ad esempio gruppi di fornitori, fornitori, codici fiscali, intestazioni e righe di ordini fornitore e molti altri elementi.
Prima di iniziare il processo di migrazione dei dati, identificare i dati oggetto della migrazione, il relativo formato e la relativa posizione, nonché il formato che tali dati dovranno avere dopo la migrazione. Considerare se la migrazione dei dati interferirà con le normali operazioni aziendali o causerà eventuali tempi di inattività. In caso affermativo, è necessario pianificare il processo di migrazione fuori dall'orario di lavoro o durante il fine settimana. Ricordarsi inoltre di eseguire il backup del database prima di avviare la migrazione dei dati. È necessario comunicare eventuali periodi di inattività ai clienti, in modo che possano pianificare le proprie attività di conseguenza. Ricordare che la continuità aziendale deve sempre essere la priorità principale.
I dati di origine devono spesso essere modificati e ripuliti o addirittura suddivisi in più segmenti. La verifica dei dati consente di controllare se i dati sono disponibili, accessibili, completi e nel formato corretto. Questa operazione è definita "pulizia dei dati". La prima fase della pulizia dei dati consiste nel definire le regole da eseguire manualmente e le regole da pianificare per l'esecuzione automatica.
In genere, la pulizia manuale viene eseguita prima dell'inizio della migrazione, mentre la pulizia automatica potrebbe essere eseguita prima o durante la fase iniziale della migrazione.
Generazione del mapping dei campi tra le strutture di dati di origine e di destinazione
È innanzitutto necessario identificare il formato dell'origine dati. È possibile visualizzare i formati in Gestione dati nel riquadro Configura origine dati.
In Configura origine dati è possibile creare e modificare le origini dati per le migrazioni. Se sono state identificate le origini dati e le relative entità, è possibile usare i vari tipi di origini dati a seconda del formato esportato dai sistemi esterni, alcuni dei quali sono sistemi legacy.
Quando si aggiunge un'entità al progetto Gestione dati per l'importazione o l'esportazione, le app per la finanza e le operazioni creano il mapping dei campi tra i dati di origine e la tabella di destinazione per ogni entità di dati, che corrisponde allo schema della tabella associata all'entità di dati.
Il tipo di campo e se è un campo obbligatorio sono esempi dei metadati della tabella visualizzata nella scheda Dettagli mapping. In questo caso, è possibile scegliere di ignorare i valori vuoti e selezionare un identificatore di testo per usare correttamente i valori di testo del campo dei dati di origine.
In alternativa, è possibile usare l'etichetta dei campi dell'enumeratore invece del relativo valore.
Supporto della transizione tra sistemi esistenti e sistemi con migrazione completata
Una fase importante del processo di migrazione dei dati è l'analisi dei dati tra i contenuti del sistema legacy e i dati effettivamente importati nelle app per la finanza e le operazioni. Ciò fornisce una panoramica dei dati di origine e della tabella di destinazione corrispondente rappresentata dalle entità di dati nelle app per la finanza e le operazioni.
È importante sapere come funziona ogni sistema e come sono strutturati i dati all'interno di ciascuno di essi. È inoltre necessario convalidare le informazioni rilevate in ogni fase di analisi della migrazione dei dati e quindi assicurarsi che tutti i dati vengano migrati correttamente eseguendo report o richieste specifici. La convalida dei dati consente al team di concentrarsi esclusivamente sulla manipolazione strutturale, sul trasferimento e sulla sicurezza dei dati.