Introduzione
Questa unità presenta l'automazione robotica dei processi (RPA) e i casi d'uso per Microsoft Power Automate per flussi desktop.
Molte applicazioni legacy non dispongono di un metodo per accedere ai dati o funzionalità se non tramite l'interfaccia utente. Le soluzioni RPA funzionano generando un elenco di azioni tramite l'acquisizione dei passaggi che un utente esegue nell'interfaccia utente di un'applicazione. La soluzione RPA esegue quindi l'automazione ripetendo i passaggi nell'interfaccia utente dell'applicazione, simulando in modo efficace le azioni dell'utente nel software. RPA consente l'automazione delle applicazioni che non dispongono di un'API da usare per tali attività di automazione.
La tecnologia di automazione robotica dei processi (RPA) ha suscitato molto interesse. Grazie all'automazione delle attività semplici, le soluzioni RPA consentono di abbassare i costi e contribuiscono a ridurre gli errori.
Problemi di automazione legacy
Dall'analisi del lavoro degli utenti sono emerse le osservazioni statistiche seguenti:
- Il 60% di tutte le professioni prevede almeno il 30% di attività automatizzabili.
- Usando la tecnologia attuale è possibile automatizzare quasi il 50% delle attività lavorative globali.
- Con l'automazione, i tempi di raccolta ed elaborazione dei dati possono migliorare del 64%.
Nelle migliori organizzazioni lavorano persone strategiche e creative, che tuttavia spesso sono costrette a dedicare quasi metà del loro tempo ad attività ripetitive che, con la tecnologia attuale, sarebbe possibile automatizzare.
Uno dei principali ostacoli all'automazione di sistemi e flussi di lavoro può essere legato al fatto che le applicazioni legacy e altre applicazioni esterne non hanno accesso ai dati delle API moderne che consentono a strumenti come Microsoft Power Automate di includerle nei loro flussi cloud.
Non sempre è possibile sostituire le applicazioni legacy a causa delle difficoltà o dei costi da sostenere. Molte applicazioni legacy si trovano inoltre negli ambienti locali e il collegamento alle applicazioni locali e la loro combinazione con i servizi cloud in un processo di automazione end-to-end possono essere operazioni complesse.
Per risolvere questo problema, sono state sviluppate molte soluzioni RPA. Power Automate per flussi desktop è la risposta a questo problema.
Automazione con Power Automate
È possibile accedere a molte soluzioni SaaS (software come un servizio) con API REST moderne a cui gli strumenti di automazione come Power Automate possono connettersi e con cui possono eseguire l'orchestrazione ai fini dell'integrazione e dell'automazione delle attività.
Usando Power Automate, un architetto di soluzioni può creare soluzioni innovative. Qualora non fosse disponibile un connettore, è possibile crearne uno personalizzato se il servizio dispone di un'API REST moderna. Se invece non è disponibile un'API, è possibile usare Power Automate per flussi desktop.
Ecco l'approccio di Microsoft all'automazione:
- Accelerazione della produttività: ridurre al minimo le attività ripetitive, manuali e dispendiose in termini di tempo e consentire ai team di avere più tempo per concentrarsi sul lavoro strategico.
- Automazione su larga scala: consentire a tutte le persone dell'organizzazione (dagli utenti agli sviluppatori professionisti, fino al personale IT) di automatizzare i flussi di lavoro usando connettori per le app e i servizi che preferiscono, sia in locale sia nel cloud.
- Applicazione di automazione intelligente: semplificare il lavoro grazie alla combinazione della potenza dell'intelligenza artificiale con processi aziendali e flussi di lavoro automatizzati.
- Integrazione più sicura dell'automazione: consentire agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati conformi ai criteri definiti e lasciare che le risorse IT qualificate si concentrino su lavori strategici più complessi.
Il diagramma di flusso seguente può essere utile per determinare come implementare l'automazione.
Casi d'uso per Power Automate per flussi desktop
Power Automate per flussi desktop consente di automatizzare le attività ripetitive. È possibile usare i flussi di Power Automate per desktop in diversi scenari. Di seguito sono elencati alcuni casi d'uso per i flussi desktop:
- Elaborazione delle fatture: l'elaborazione delle fatture include numerose attività ripetitive che, se eseguite in modo errato, possono causare ritardi o errori nei pagamenti. È ad esempio necessario controllare le fatture rispetto agli ordini fornitore corrispondenti. I flussi desktop consentono di elaborare le fatture ed eseguire automaticamente i controlli di convalida necessari.
- Selezione del personale: i flussi desktop consentono di raccogliere e confrontare le candidature di più portali di ricerca di lavoro in un unico elenco di candidati.
- Processo di onboarding di nuovi utenti: per le nuove persone che entrano a far parte di un'organizzazione è necessario impostare numerosi sistemi. Sebbene per alcune impostazioni sia possibile usare strumenti come Microsoft PowerShell, ci sono applicazioni per cui l'automazione non è disponibile. I flussi desktop possono essere usati per aggiungere gli utenti e configurare le relative impostazioni automaticamente tramite le interfacce utente delle applicazioni.
Ruolo dell'architetto di soluzioni
Usando i flussi cloud e desktop di Power Automate, un architetto di soluzioni può progettare processi end-to-end compatibili con servizi cloud moderni, nonché applicazioni Web e desktop legacy.
Gli architetti di soluzioni devono cercare di cogliere ogni opportunità di automazione. Le buone opportunità hanno le caratteristiche seguenti:
- Processo standard: determinare se il processo è ben compreso e coerente nel modo in cui deve essere implementato.
- Frequenza elevata: valutare se un processo viene eseguito frequentemente e se la spesa per la creazione di cicli può offrire un ROI.
- Processi prevedibili: controllare se i risultati sono prevedibili o se potrebbero richiedere decisioni da parte di un essere umano.
- Processo soggetto a errori umani: vi è il rischio che un essere umano introduca errori come risultato del completamento manuale del processo. In questa situazione, l'architetto di soluzioni deve valutare se gli utenti possono eseguire facilmente numerosi passaggi non in ordine.
- Rischio elevato di errori e relativo impatto: determinare se l'automazione può mitigare il rischio elevato di errori e/o il relativo impatto.
I flussi desktop possono essere usati in molti modi. Si consideri uno scenario in cui è avvenuta l'elaborazione di moduli, l'estrazione di dati dai sistemi o l'elaborazione di richieste, per cui i dati devono essere verificati per l'automazione con i flussi desktop. In caso di elaborazione basata su regole, i flussi desktop sono un'opzione valida per l'automazione dei processi.
L'introduzione di Power Automate per desktop rende fattibili numerosi scenari che altrimenti non sarebbero stati possibili o che sarebbero stati complessi e costosi da realizzare.
È possibile usare i flussi desktop anche nelle situazioni in cui è disponibile un'API, che tuttavia non espone tutte le operazioni eseguibili nell'interfaccia utente dell'applicazione. In questi casi, Power Automate per desktop potrebbe essere la risposta.
In fase di progettazione, l'architetto di soluzioni deve separare i flussi in automazioni più piccole, in modo che non sia presente una singola automazione per l'intero processo. I motivi per cui è consigliabile creare più flussi di dimensioni più piccole sono i seguenti:
- Più persone possono lavorare all'automazione.
- Flussi piccoli con passaggi comuni possono essere riutilizzabili.
- La gestione degli errori non deve essere così sofisticata.
- La manutenzione è più semplice.
- La gestione dell'automazione è più facile in caso di errore di un passaggio.