Quando usare Syntex
Ci sono molte altre opportunità in cui Syntex può aiutare l'organizzazione a gestire le sfide della documentazione. In questa unità verranno visualizzate alcune organizzazioni del mondo reale che usano Syntex e sono disposte a condividere le loro storie.
Scenari aziendali
L'organizzazione può trarre vantaggio da Syntex con tutti i tipi di scenari. Di seguito sono riportati alcuni esempi di alcune aziende che traggono vantaggio dall'adozione di Syntex:
- Liberare le attività di routine in modo che gli utenti possano concentrarsi sul proprio ruolo principale
- Possibilità di accedere a informazioni nascoste in precedenza nei file PDF o nei file di immagine
- Essere in grado di applicare con precisione etichette di conservazione e riservatezza
- Riduzione degli errori umani
Maire Tecnimont
Come gruppo industriale leader multinazionale che opera in 45 paesi/regioni con 50 aziende, Maire Tecnimont gestisce ogni anno un'abbondanza di progetti di ingegneria, con il risultato di milioni di documenti. In passato, sono necessari 50 membri del team in media otto giorni per controllare questi documenti per assicurarsi che siano conformi. Ora Maire Tecnimont semplifica i processi con Microsoft Syntex.
In Maire Tecnimont, i dipendenti hanno usato modelli di elaborazione di documenti strutturati per analizzare i documenti. I modelli possono estrarre identificatori di chiave, ad esempio nomi di clienti, numeri di progetto, numeri di documento, revisioni e responsabili approvazione. In questo caso, i responsabili del trattamento dei documenti Maire Tecnimont hanno sottoposto a training modelli di elaborazione di documenti strutturati per trovare il codice del cliente, il numero di documento e altre informazioni pertinenti relative al contratto. Dopo che un membro del team ha caricato i documenti nella raccolta di SharePoint, un flusso di Power Automate attiva il modello di elaborazione dei documenti strutturati. Il modello estrae le informazioni chiave e quindi viene attivato un secondo flusso di Power Automate per immettere gli attributi estratti nel registro del progetto.
Grazie alla potenza dell'IA disponibile, i processori di documenti possono ridurre significativamente il tempo dedicato alle attività manuali e noiose e concentrarsi sull'aggiunta di valore all'organizzazione di progettazione.
Aurecon
In qualità di società di ingegneria e servizi professionali, Aurecon semplifica l'assegnazione di tag e l'individuazione dei documenti con Microsoft Syntex. La società ha implementato Aurecon Project Information Management Standard (APIMS), che fornisce il framework per stabilire una base di informazioni coerente nell'intera organizzazione. Lo scopo dello standard è fornire maggiore accessibilità e affidabilità in relazione alle informazioni. Per garantire che le informazioni siano accurate, i metadati applicati correttamente sono fondamentali e sono alla base del funzionamento dell'organizzazione. Pertanto, tutti i disegni e i documenti tecnici devono essere contrassegnati correttamente per un uso futuro.
Con Microsoft Syntex, Aurecon è ora in grado di soddisfare facilmente i requisiti di governance e conformità. Il team ora carica semplicemente i file nella raccolta di SharePoint dell'azienda. Il sistema aggiungerà quindi i tag pertinenti ai file. Questo processo consente ai team di progetto di usare le informazioni in futuro e il risparmio di tempo derivante dall'uso di Microsoft Syntex ogni giorno aiuta i dipendenti a concentrarsi sulla distribuzione di valore ai clienti.
TaylorMade Golf
Fondata nel 1979, TaylorMade Golf si è affermata non solo come produttore di attrezzature sportive all'avanguardia, ma anche come un'organizzazione in cui l'innovazione e il miglioramento non sono solo incoraggiati ma nutriti. Un'area che il team ha riconosciuto necessario migliorare era la gestione dei contenuti, in particolare per quanto riguarda le informazioni sui brevetti e sui marchi. Per essere in grado di gestire una pletora di documenti legali e informazioni sensibili, il team legale di TaylorMade tradizionalmente trascorso infinite ore manualmente la gestione del contenuto come è arrivato in Outlook. Quando ricevevano informazioni sul marchio o sul brevetto nella posta in arrivo, i membri del team legale spostavano i singoli documenti nel loro sistema gerarchico di cartelle di Outlook. Questo noioso processo era inefficiente e soggetto a errori umani, allontanando l'azienda dalla sua missione di innovazione.
Per iniziare a usare Microsoft Syntex, TaylorMade si è connesso a Lighthouse, un membro della competenza Gold di Microsoft Partner Network. L'elaborazione del contenuto di Microsoft Syntex usa l'intelligenza artificiale per riconoscere i campi ripetuti all'interno dei documenti per inserire e contrassegnare correttamente le informazioni, garantendo che il contenuto sia archiviato, regolato e ricercabile correttamente per i membri del team corretti.
Dopo che TaylorMade ha fornito più di 200 documenti di brevetto e marchio, Lighthouse ha analizzato il contenuto per capire quali campi erano importanti da inserire. È stato quindi eseguito il training dei modelli di Microsoft Syntex per riconoscere i campi e applicare i metadati appropriati. Con questi metadati applicati, TaylorMade può ora classificare correttamente le informazioni e mantenerle più sicure.
Con Microsoft Syntex, gli avvocati di TaylorMade hanno più tempo per affrontare le questioni legali, garantendo al tempo stesso che i documenti legali siano protetti e accessibili ai membri del team giusti.
Northumbrian Water Ltd
Northumbrian Water Ltd, una società con sede nel Regno Unito (Regno Unito), dispone di una grande quantità di informazioni sui documenti PDF. Questi documenti PDF sono stati difficili da accedere e quindi monitorare e utilizzare. Per usare queste informazioni in modo efficace, usano Syntex per estrarre informazioni chiave sugli asset in modo che possano monitorare e gestire tali asset in modo più efficace.
Nell'unità successiva verrà illustrato in che modo Syntex consente di elaborare il contenuto durante le fasi 2, 3 e 4 di un ciclo di vita tipico del contenuto.