Messaggistica esterna in Viva Engage - Domande frequenti

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È possibile includere persone esterne alla rete Viva Engage nelle conversazioni e nei messaggi privati inviati in gruppi esterni. Si aggiungono persone come partecipanti esterni e possono rispondere a messaggi e post nella rete Viva Engage senza dover partecipare.

In questo articolo sono disponibili le risposte alle domande frequenti sui partecipanti esterni.

Nota

La messaggistica esterna, incluse le reti esterne, i gruppi esterni e i partecipanti esterni, non è disponibile per le reti di Viva Engage Enterprise nell'area geografica dell'UE.

Domande generali

D: Qual è la differenza tra i partecipanti esterni e le reti esterne?

R: Le reti esterne sono ideali per ospitare community esterne e gestire progetti a lungo termine. La funzionalità dei partecipanti esterni è destinata a comunicazioni una tantum a breve termine, che non garantiscono la necessità di effettuare il provisioning di una nuova rete.

D: È possibile invitare partecipanti esterni ai gruppi di Viva Engage?

R: È possibile creare gruppi esterni in Viva Engage e invitare partecipanti esterni a tali gruppi.

D: Cosa accade quando si rimuove un partecipante esterno?

R: Quando si rimuove un utente da una conversazione Viva Engage, l'intera conversazione viene rimossa dalla posta in arrivo Viva Engage e non può più accedervi.

L'utente che ha aggiunto il partecipante esterno può rimuoverlo dalla conversazione. Inoltre, sia gli amministratori di rete che gli amministratori di gruppo possono rimuovere gli utenti dalle conversazioni.

D: Cosa accade se si aggiunge accidentalmente un partecipante esterno alla conversazione?

R: È possibile rimuovere il partecipante esterno selezionando Rimuovi partecipante nel commento generato dal sistema che annuncia che il partecipante è stato aggiunto al thread. Per altre informazioni, vedere Aggiungere partecipanti esterni alle conversazioni Viva Engage.

D: Cosa accade se si seleziona "Interrompi seguito nella posta in arrivo" per un messaggio esterno?

R: Il messaggio viene rimosso dalla posta in arrivo.

D: Gli utenti Viva Engage che annullano la sottoscrizione alle notifiche tramite posta elettronica ricevono un invito quando sono stati aggiunti a una conversazione?

R. No.

D: Cosa succede se si aggiunge un partecipante esterno che non è un utente Viva Engage?

R: Se si aggiunge un utente che non è un utente Viva Engage, riceve una copia del messaggio nella posta in arrivo. Ricevono anche un invito a partecipare alla rete Viva Engage.

D: È possibile aggiungere un utente con un indirizzo di posta elettronica personale (ad esempio Hotmail o Gmail) a una conversazione Viva Engage con messaggistica esterna?

R. No. È necessario invitare persone che usano l'indirizzo di posta elettronica aziendale o aziendale.

D: Un utente Viva Engage in sospeso che è stato aggiunto a una conversazione riceve un messaggio di posta elettronica per partecipare Viva Engage?

R: Sì.

D: È possibile visualizzare i partecipanti esterni nella casella di ricerca type-ahead quando si crea o si risponde a un messaggio?

R: Dopo che un partecipante esterno è stato aggiunto a una conversazione, il nome viene visualizzato nella ricerca type-ahead. Il nome viene visualizzato in alto o in basso nell'elenco suggerito a seconda della frequenza di comunicazione con la persona in Viva Engage. A causa delle restrizioni di autorizzazione (che dipendono dalle impostazioni di privacy di un gruppo e dal fatto che il partecipante sia interno o esterno), l'esperienza di ricerca type-ahead varia. La tabella seguente illustra le autorizzazioni e l'esperienza per la ricerca type-ahead con partecipanti esterni:

Situazione Esperienza per i membri interni Esperienza per i partecipanti esterni
Un partecipante esterno viene aggiunto a una conversazione in un gruppo pubblico.
La ricerca type-ahead include il partecipante esterno per tutti i membri della rete.
La ricerca type-ahead è limitata ai membri partecipanti alla conversazione.
Un partecipante esterno viene aggiunto a una conversazione in un gruppo privato.
La ricerca type-ahead include il partecipante esterno per tutti i membri appartenenti a tale gruppo.
La ricerca type-ahead è limitata ai membri partecipanti alla conversazione.
Un partecipante esterno viene aggiunto a un messaggio privato.
La ricerca type-ahead è limitata ai partecipanti al messaggio privato.
La ricerca type-ahead è limitata ai partecipanti al messaggio privato.
Un gruppo pubblico viene reso privato.
La ricerca type-ahead include il partecipante esterno per tutti i membri della rete.
La ricerca type-ahead è limitata ai membri che hanno partecipato alla conversazione a cui il partecipante esterno è stato invitato a partecipare.
Un gruppo privato viene reso pubblico.
La ricerca type-ahead include il partecipante esterno per tutti i membri della rete.
La ricerca type-ahead è limitata ai membri che hanno partecipato alla conversazione a cui il partecipante esterno è stato invitato a partecipare.

Domande sulle autorizzazioni e sulla sicurezza

D: Come posso proteggermi dai rischi e mantenere la nostra privacy?

R: Anche la privacy e la sicurezza sono importanti per noi. Abbiamo investito nella creazione di strumenti per monitorare e proteggere in modo proattivo l'indirizzo IP e i dipendenti dell'azienda. Nell'ambito della messaggistica esterna sono state create queste funzionalità di sicurezza:

  • Cancella avvisi dell'interfaccia utente: Gli avvisi assicurano che gli utenti siano consapevoli prima di aggiungere un partecipante esterno. Quando aggiungi un partecipante esterno a una conversazione o rispondi a una conversazione con un partecipante esterno, nell'interfaccia utente viene visualizzato un avviso chiaro. Vedere Aggiungere un partecipante esterno.

  • Disabilitare la messaggistica esterna:gli amministratori verificati possono usare queste opzioni per disattivare la collaborazione esterna. Vedere Disabilitare la messaggistica esterna.

  • Rimuovere gli utenti: È possibile rimuovere i partecipanti esterni da una conversazione. Una volta rimossa, un utente non può più visualizzare la conversazione. Sia gli amministratori di rete che gli amministratori di gruppo possono rimuovere gli utenti dalle conversazioni. Vedere Rimuovere un partecipante esterno da una conversazione.

  • Esportazione dei dati: Viva Engage amministratori verificati possono tenere traccia di tutte le conversazioni e i file che includono partecipanti esterni e monitorare le conversazioni che gli utenti hanno all'esterno della rete. Vedere Trovare partecipanti esterni in una rete Viva Engage.

  • Monitoraggio delle parole chiave: Viva Engage amministratori verificati possono configurare il monitoraggio delle parole chiave per avvisare gli amministratori di potenziali violazioni. Vedere Parole chiave di monitoraggio

D: Quando si aggiunge un partecipante esterno a una conversazione, cosa può vedere?

I partecipanti esterni possono visualizzare solo le conversazioni a cui sono stati invitati in modo esplicito. Possono visualizzare qualsiasi elemento incluso nella conversazione, ad esempio un file caricato. Ma non possono mai trovare o partecipare a un'altra conversazione nella rete senza un invito esplicito.

D: I partecipanti esterni possono caricare i file nella conversazione?

R: Sì.

D: I partecipanti esterni possono invitare anche altri partecipanti?

Sì, i partecipanti esterni possono aggiungere altri utenti alla conversazione, così come possono @-menzionare le persone in tale conversazione. Possono invitare solo persone a conversazioni in cui sono già state incluse in modo esplicito.

D: Quali informazioni possono vedere i partecipanti esterni su di me?

R: I partecipanti esterni possono visualizzare solo una visualizzazione limitata della scheda al passaggio del mouse. I campi elencati nella scheda al passaggio del mouse includono il nome, il titolo, l'indirizzo di posta elettronica e la rete. L'immagine del profilo, il numero di telefono e altro ancora rimangono nascosti ai partecipanti esterni.

D: Quali autorizzazioni hanno i partecipanti esterni per il contenuto caricato in una conversazione?

R: I partecipanti esterni possono visualizzare e scaricare i file. I partecipanti esterni possono visualizzare solo le note.

D: Un partecipante esterno può condividere questa conversazione?

R. No. Poiché le autorizzazioni limitano il gruppo di destinatari ai membri con privilegi, i partecipanti esterni devono essere aggiunti singolarmente alla conversazione.

D: Dove risiedono i dati per i partecipanti esterni?

R: I dati della conversazione sono disponibili per gli amministratori verificati (tramite l'esportazione dei dati) di qualsiasi partecipante nella conversazione. Quindi, se il dipendente partecipa a una conversazione in un'altra rete, poiché tale conversazione viene visualizzata nella posta in arrivo, è disponibile nell'esportazione dei dati della rete. Per altre informazioni, vedere Trovare partecipanti esterni in una rete Viva Engage.

D: Quando si aggiunge un partecipante esterno a una conversazione, si accede alla rete?

R. No. I partecipanti esterni possono partecipare solo alle conversazioni a cui sono stati esplicitamente invitati. Accedono a queste conversazioni tramite la posta in arrivo Viva Engage (nella rete). Non hanno accesso al resto della rete.

D: Quali diritti hanno gli amministratori verificati?

R: Gli amministratori verificati possono rimuovere tutti i partecipanti esterni da qualsiasi conversazione in qualsiasi momento. Possono anche vedere quali file e conversazioni sono accessibili ai partecipanti esterni usando l'esportazione dei dati. Per altre informazioni, vedere Trovare partecipanti esterni in una rete Viva Engage.

D: Se è stato eseguito il monitoraggio delle parole chiave, si applica ai messaggi che i partecipanti esterni pubblicano nella rete?

Sì. Il monitoraggio delle parole chiave si applica a tutti i post nella rete, inclusi quelli dei partecipanti esterni.

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