非アクティブなメールボックスの詳細情報
組織では、退職後も元従業員の電子メールを保持しなければならないことがあります。 組織が定める保存要件に応じて、メールボックスの内容を、雇用が終了してから数か月、数年、または無期限に保持しなければならないことがあります。 メールを保持する必要がある期間に関係なく、非アクティブなメールボックスを作成して、元従業員のメールボックスを保持できます。
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非アクティブなメールボックスとは
従業員がorganizationを離れた場合 (または長期休暇中)、Microsoft 365 アカウントを削除できます。 従業員のメールボックス データは、アカウントが削除されてから 30 日間保持されます。 この期間中も、アカウントの削除を解除することで、メールボックス データを回復できます。 30 日後、データは完全に削除されます。
ただし、Microsoft 365 アカウントを削除する前にメールボックスに保留が適用された場合、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されます。 次のセクションには、Microsoft 365 の保持と電子情報開示の保留に適用できる保留に関する情報が含まれています。
非アクティブなメールボックスは、organizationが規制やその他の理由で元従業員のメールボックス コンテンツを保持する必要がある場合に便利です。 このドキュメントに記載されているホールドの種類では、ユーザー オブジェクトが削除されたときにメールボックスが強制的に非アクティブになりますが、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーまたはアイテム保持ラベルを適用し、 保留が適用されていることを確認してから、対応する Microsoft 365 アカウントを削除することをお勧めします。 その時点で、非アクティブなメールボックスの内容は、ユーザー アカウントが削除される前に指定された保持期間の間保持されます。 対応するユーザー アカウントは引き続き 30 日間回復できますが、30 日後、アイテム保持ポリシーまたは保持ラベルが削除されるまで、メールボックスは非アクティブなメールボックスとして Microsoft 365 に保持されます。
重要
前に説明したように、Microsoft 365 リテンション期間を使用して非アクティブなメールボックスを作成することをお勧めします。
Exchange 管理センターの In-Place 保留は廃止されました。 2020年7月1日現在、Exchange Onlineで新しい In-Place ホールドを作成できませんでした。 2020 年 10 月 1 日の時点で、インプレース ホールドのホールド期間を変更できませんでした。 In-Place 保留が適用されている非アクティブなメールボックスは、In-Place 保留を削除することによってのみ削除できます。 保留中の既存の非アクティブなメールボックスは、保留が削除されるまで保持 In-Place 続けます。 In-Place 保留の廃止の詳細については、「 従来の電子情報開示ツールの廃止」を参照してください。
訴訟ホールド は、メールボックスにコンテンツを保持し、ユーザー アカウントが削除された後に非アクティブにする代替方法として引き続きサポートされます。 ただし、古いテクノロジとして、代わりに Microsoft 365 リテンション期間を使用することをお勧めします。
同じコンテンツに複数の保留がある場合、 保持の原則が適用 され、コンテンツは最長の期間保持されます。
メールボックスに保留が適用されていることを確認する
Microsoft 365 アイテム保持ポリシー、アイテム保持ラベル、電子情報開示ホールド、訴訟ホールド、または既存の In-Place 保留を適用する場合でも、PowerShell を使用してメールボックスに保留が正常に適用されていることを確認できます。 保留を最近構成した場合は、メールボックスに適用されるまで待つ必要がある場合があります。
誤った削除や意図しない削除を防ぐために、ユーザー アカウントを削除する前に保留を確認することをお勧めします。 保留が適用されていない場合、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されません。
手順については、「Exchange Online メールボックスに配置された保留の種類を識別する方法」を参照してください。
非アクティブなメールボックスと Microsoft 365 の保持
Microsoft 365 アイテム保持ポリシーがメールボックスに適用されている場合、またはメールボックス内の 1 つ以上のメール アイテムに保持ラベルが適用されている場合、Microsoft 365 ユーザー アカウントが削除されると、メールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されます。 非アクティブなメールボックスを作成する場合:
保持設定は、 コンテンツを保持するように構成するか、コンテンツを保持して削除する必要があります。 アイテム保持アクションがコンテンツのみを削除するように構成されている場合、ユーザー アカウントが削除されてもメールボックスは非アクティブになりません。 非アクティブなメールボックスの場合は、[保持してから削除] オプションを使用することをお勧めします。
保持設定は、Exchange メールボックスに関連付けられている 保持場所 に適用する必要があります。
- Exchange メール
- Microsoft 365 グループ
- Skype for Business
- Exchange パブリック フォルダー
- チームのチャネル メッセージ
- Teams チャットと Copilot 操作
- Teams の非公開チャネル メッセージ
- コミュニティ メッセージをViva Engageする
- ユーザー メッセージをViva Engageする
Microsoft リテンション期間の詳細については、「 アイテム保持ポリシーと保持ラベルについて」を参照してください。
Microsoft 365 アイテム保持を使用して非アクティブなメールボックスを作成する場合、アイテム保持ポリシーまたはアイテム保持ラベルの保持設定は引き続き非アクティブなメールボックスに適用されます。 つまり、保持設定がコンテンツを保持して削除するように構成されている場合、アイテムは保持期間の期限が切れたときに回復可能なアイテム フォルダーに移動され、最終的には非アクティブなメールボックスから消去されます。 アイテム保持設定が削除済みアイテムに構成されていない場合、(メールボックスが非アクティブになる前に) ユーザーによって完全に削除されていないアイテムは、回復可能なアイテム フォルダーに移動されず、メールボックスが非アクティブになると無期限に保持されます。
ヒント
ComplianceTagHoldApplied プロパティを使用して、保持に適用された保持ラベルが 1 つ以上あるアイテムをメールボックスに含めるか、コンテンツを保持して削除するかを識別できます。 詳細については、「 保持ラベルがフォルダーまたはアイテムに適用されているため、保留中のメールボックスを識別する」を参照してください。
アダプティブ ポリシー スコープを使用して非アクティブなメールボックスの保持を管理する
アダプティブ ポリシー スコープを使用すると、非アクティブなメールボックスに特に保持設定を適用できます。 この構成の利点は次のとおりです。
アクティブな従業員と元従業員に対して異なる保持期間を必要とするorganizationの規制またはポリシーを満たすことができます。
以前の従業員のorganizationの要件を満たすために必要な限り、メールボックスのコンテンツを保持するように保持設定を構成できます。
organization内の非アクティブなメールボックスに割り当てられている保持のポリシーをすばやく特定できるため、必要に応じて保持設定を簡単に変更できます。
非アクティブなメールボックスの属性またはプロパティに基づいて、 除外するようにアダプティブ スコープを構成 することでポリシーから削除できるため、非アクティブなメールボックスを完全に削除する方が簡単です。 それ以外の場合は、メールボックスを削除する前Exchange Online PowerShellを使用する必要があります。
注:
アダプティブ ポリシー スコープの構成によっては、非アクティブなメールボックスが含まれている場合と含まれていない場合があります。 アダプティブ ポリシー スコープから非アクティブなメールボックスを具体的にターゲットまたは除外するには、 Exchange メールと Exchange パブリック フォルダーの構成情報に関するページを参照してください。
静的ポリシー スコープと非アクティブなメールボックスの使用
アダプティブ ポリシー スコープを使用せず、代わりに Microsoft 365 リテンション期間 で静的スコープを使用 する場合は、次の点を考慮してください。
既定 の [すべての メールボックス] 構成を使用するが、 特定の包含または除外ではサポートされていない場合、静的ポリシー スコープには非アクティブなメールボックスが含まれます。 ただし、ポリシーの適用時にアクティブなメールボックスを持つ受信者を含めたり除外したりして、後でメールボックスが非アクティブになった場合、保持設定は引き続き適用または除外されます。 このシナリオでは、 特定の包含と除外の制限が 引き続き適用されます。
注:
つまり、 すべてのメールボックス の既定の選択に適用される静的スコープを使用する新しい Microsoft 365 保持設定には、すべての既存の非アクティブなメールボックスが自動的に含まれます。
[ すべてのメールボックス ] の既定の選択を変更して特定の受信者を含める場合、ポリシーの保持設定は非アクティブなメールボックスに適用されなくなり、自動削除の対象になります。
非アクティブなメールボックスに適用されているアイテム保持ポリシーを解放する場合は、「 保持ポリシーを解放する」を参照してください。
注意
Microsoft 365 リテンション期間を使用してメールボックスを非アクティブにする場合は、対応するユーザー アカウントを削除する前に、メールボックスのユーザー プリンシパル名 (UPN) を変更または削除しないでください。 また、メールボックスを非アクティブにする前に、プライマリ SMTP アドレス (UPN から派生) を変更したり、メールボックスに関連付けられているセカンダリ SMTP アドレスの一覧からこのメール アドレスを削除したりしないでください。
UPN または電子メール アドレス (保持設定が適用された時点でメールボックスに割り当てられた) を変更し、ユーザー アカウントを削除してメールボックスを非アクティブにした場合、メールボックスを保持する必要がなくなった場合は、非アクティブなメールボックスを削除できません。 これは、保持設定がメールボックスに最初に適用されたときに存在していたメールボックスとは異なる UPN または電子メール アドレス (非アクティブなメールボックスを識別するために) を使用して、ポリシーから非アクティブなメールボックスを削除できないためです。 非アクティブなメールボックスの削除の詳細については、「Office 365で非アクティブなメールボックスを削除する」を参照してください。
非アクティブなメールボックスと電子情報開示のケース保持
Microsoft Purview コンプライアンス ポータルの電子情報開示ケースに関連付けられている保留がメールボックスに配置され、メールボックスまたはユーザーのアカウントが削除された場合、メールボックスは非アクティブなメールボックスになります。 However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. また、時間ベースの電子情報開示ホールドを作成することはできません。 つまり、非アクティブなメールボックス内のコンテンツは永続的に保持されるか、保留が削除されて非アクティブなメールボックスが削除されるまで保持されます。 そのため、非アクティブなメールボックスには Microsoft 365 の保持期間を使用することをお勧めします。
電子情報開示ホールドと Microsoft 365 リテンション期間の違いの詳細については、「 アイテム保持ポリシーと保持ラベルまたは電子情報開示ホールドを使用するタイミング」を参照してください。
非アクティブなメールボックスと自動拡張アーカイブ
自動展開アーカイブで構成されている非アクティブなメールボックスは、回復または復元できません。 コンプライアンス上の理由から、アーカイブを自動展開して非アクティブなメールボックスからデータを回復する必要がある場合は、コンテンツ検索を使用してメールボックスからデータをエクスポートします。 このアクションは電子情報開示のみを目的としてサポートされており、バックアップ ソリューションとして使用することはできません。 電子情報開示のデータの回復にコンテンツ検索を使用する手順については、次の記事を参照してください。
非アクティブなメールボックスと Exchange MRM アイテム保持ポリシー
Exchange アイテム保持ポリシー (Exchange Onlineのメッセージング レコード管理または MRM 機能) を適用しても、ユーザー アカウントが削除されたときに非アクティブなメールボックスは作成されません。
ただし、この MRM アイテム保持ポリシーが非アクティブになる前にメールボックスに適用された場合、削除ポリシー ( 削除 アクションで構成された MRM アイテム保持タグ) は、非アクティブなメールボックスで引き続き処理されます。 つまり、MRM 削除ポリシーでタグ付けされたアイテムは、保持期間の有効期限が切れると 、回復可能なアイテム フォルダー に移動されます。 それらのアイテムは保持期間を過ぎると非アクティブなメールボックスから消去されます。 非アクティブなメールボックスの保持期間が指定されていない場合、[回復可能なアイテム] フォルダー内のアイテムは無期限に保持されます。
逆に、非アクティブなメールボックスに割り当てられた MRM アイテム保持ポリシーに含まれるアーカイブ ポリシー ( MoveToArchive アクションで構成された MRM アイテム保持タグ) は無視されます。 つまり、非アクティブなメールボックス内のアーカイブ ポリシーのタグが付けられたアイテムは、保持期間を過ぎてもプライマリ メールボックスに残ります。 それらのアイテムは、アーカイブ メールボックスやアーカイブ メールボックス内の [回復可能なアイテム] フォルダーに移動されません。 無期限に保持されます。
次の手順
メールボックスを非アクティブにし、回復、復元、削除など、メールボックスを管理するには、「 非アクティブなメールボックスの作成と管理」を参照してください。