Wordを使用した封筒の宛名印刷方法について

・Wordでの封筒（横175mm×縦120mm横型）サイズの設定方法

当方のプリンターに封筒の「洋形1号」サイズが無いため、Word側およびプリンター側の用紙設定を、ユーザー定義サイズで 175×120mm に設定して、横書きで差し込み印刷のデータを作成してみました。

Word ・・・[ページ レイアウト] タブのページ設定ダイアログで、[用紙] タブで用紙サイズを [サイズを指定] として、幅と高さに 175mmと120mm を設定します。余白量は適宜設定します。

プリンターの設定 ・・・ [ファイル]タブの印刷でプリンターのプロパティを指定し、プリンター側の用紙設定を封筒のユーザー定義サイズで 175mmと120mmとします。

プリンターの印刷で、ユーザー定義サイズに問題が無ければ良いですが、用紙サイズに対応できない場合は近いサイズで行うなどの対応が必要のなると思います。この場合はプリンターのマニュアルを参照して行うようにしてください。

・ゲストリストをExcelでどのように編集したらよいか

Excel で差し込みデータを作成するには、1行目差し込みする項目名称を設定し、2行目から宛先の内容を作成し、ファイルを保存するようにします。

住所が長くなるような場合は、2つのデータで作成すると、行を分けて差し込みできます。

作成例 (シート名は [ゲスト] としていますが任意でOKです)

・Wordでのゲストリスト（Excel）取り込み方法

(1) Word の用紙サイズを設定して、[差し込み文書] タブで [宛先の選択] をクリックし、[既存のリストを使用] を選択します。

(2) Excel シートの選択が表示されるので、宛名データのシート名を選択して [OK] とします。

(3) [差し込み文書] タブで、[フィールドの対応] を選択し、該当のフィールドに Excel の宛先の項目名 (フィールド項目) を設定します。

フィールド名は、会社名、役職名、姓名と敬称、連名と敬称、郵便番号、住所などで、このフィールドを次のステップで用紙上に挿入します。

(4) 用紙に差し込みのフィールドを挿入する位置を設定して、[差し込みフィールドの挿入] でフィールド名を選択して挿入します。

フォントのサイズを変更していないので、およその位置に挿入で可です。

差し込む位置は、インデント、タブとインデント、段落などでおよその位置を設定しておきます。

罫線なしの表を挿入して、フィールドを挿入することもできます。(例：名前と敬称の部分）

各フィールドを挿入したら、結果のプレビューで挿入した状態の位置関係、フォントとサイズを調整して完成させます。

印刷のプレビューで 1～挿入状態をプレビューして、各宛名の状態を確認できます。

その他、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] → [封筒] を選択して、封筒サイズの「洋形1号」を選択して作成する方法でも可能と思います。

この方法の場合、宛名データを設定する箇所にレイアウト枠が配置されてきますので、レイアウト枠の中に宛先のフィールド項目を差し込みして作成します。

レイアウト枠の大きさ、位置は自由に変更することができます。

Excel データの差し込み、フィールドの設定と挿入、宛名の各データの配置、フォントサイズなどの設定方法は、前述の方法と同じです。

上図は [結果のプレビュー] をオンにしたとき状態です。

フィールドを挿入したときや [結果のプレビュー] がオフのときは、以下のようにフィールド名で表示されます。

・そのほか注意点

例えば < こちら > のように、Web 検索をすると参考となる情報が見つかると思います。