個人用メール、予定表、連絡先管理に従来の Outlook on Windows を使用する
通常 Form は 送信するメッセージの Form を作成するので、
受信したメッセージに対して適用するのは無理だと思います。
Outlook 内で希望されるものを実現させるには
別途 Add-ins を作成して対応するか。
あるいは Outlook の データをもとに 外部 プログラムに Export して利用する方法が現実的ではないかと思います。
Microsoft Q&A や MSDN Forum などの を利用されたほうが有効な情報を得られるのではないかと思います。