Outlook.com での電子メールの送信、受信、整理
投稿者さんが選んでいるOutlook.com というカテゴリは、
Microsoft が提供している、フリーのWebメールのことになります。
Outlook.com - 無料の個人用メール
https://office.live.com/start/Outlook.aspx?omkt=ja-JP
https://www.bing.com/search?q=outlook.com+%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%82%A4%E3%83%B3&qs=n&form=QBRE&sp=-1&pq=outlook.com+%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%82%A4%E3%83%B3&sc=11-17&sk=&cvid=25F91773053E4B6091BAC9E538E6F64F&ghsh=0&ghacc=0&ghpl=#そのため、会社でこれを使っているとは考え辛く、また、会社でどのようなメールアドレスを利用し、どういう形式で送受信がなされているのかわからないため、「会社に聞いてください」以上の回答は難しいです。
メールアドレスは、提供元の設定によって、直ぐに受信メールを削除したり残したりする設定が存在します。
一般的なプロバイダのメールアドレスであればWebで公開されていることも多いですが、会社の場合そういったものはありません。
会社側で設定方法を聞く以上の解決策は難しいでしょう。