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Outlookメールが代理送信になってしまうことについて、どのように対処したら良いものでしょうか。
個人用のメール、予定表、連絡先管理に New Outlook on Windows を使用する
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代理送信は、他社メールアドレスをMicrosoftアカウントのプライマリエイリアスにしてOutlook.com からメールを送信すると、他社メールをマイクロソフトが代理で送信しているので代理送信を表示します。仕様です。
代理送信されくないのであれば、他社メールは他社メールを発行したWebメールでメールを利用してください。
例えば
プロバイダから取得したメールアドレスが
aaa＠プロバイダ名.ne.jp
であれば、
プロバイダのWebメールから送信すれば代理ではないので代理の表示はされません。
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組織内での困りごとは、まず組織のIT管理者に相談しましょう。
IT管理者は、あなたのメール環境を熟知しているので速やかに解決してくれる筈です。
（あなたの環境などを的確に補足説明出来ないと、時間と労力を無駄にするだけで
解決出来ないケースもあり得ます。）
どこのメールサービスを利用されていますか？
メールアドレスのドメイン（＠より後ろの部分、法人名はマスキング）は、何ですか？
メールの接続方式は何ですか？ （Exchange接続、IMAP接続、POP接続）
あなたと、代理となった人のメールアドレスの関係性は何ですか？
IT管理者に代理送信権限を付与して貰っていないですか？
多分他社のメールアドレスでマイクロソフトアカウントを作っていて、Outlook.com で送信しているからだと思います。
Outlook.com は他社メールアドレスでの送受信は出来ません。（送信のみ代理送信となります）
他社メールアドレスはその会社の説明サイトの方法に従って、ブラウザーを使ったWEBメールか、そのアカウント独自の設定方法でメールソフトに設定してください。
不明点はその会社に聞いてください。