メインレポートに抽出条件付きサブレポートが埋め込んであります。メインレポートを開くときにサブレポートも開くのですが、サブレポートのパラメータを2回要求されます。1回で済ますにはどうすればよいでしょうか？

Question

団体連合会のデータベースをつくっています。

団体ごとに、団体名、代表者、住所などのデータを入力してあります。

代表者の変更などがあったときなどは、その日付と内容を別テーブルに入力し、変更履歴が残るようにしています。

連合会加盟団体の一覧表（レポート）を作る際、末尾に上記の変更履歴をサブレポートとして、記載することにしました。

この際、任意の期間の変更履歴のみ抽出するようにクエリを作成しました。

サブレポートのみを開くときは問題ないのですが、メインレポートを開くとき同時に開くサブレポートのパラメータを要求されるので入力するのですが、再度要求されます。目的のレポートはできるのですが、パラメータの入力を1度だけで済ますにはどうすればよいでしょうか？

Answer 1

A.上記４．の加入団体一覧（レポート）に、備考用テーブルから抽出した当年だけの「備考」をサブレポートとしてレポートフッターに埋め込もうと考えました。

この際、サブレポート用クエリで抽出条件にBetween「いつから」And「いつまで」としたところ、パラメータを2回要求されます。

Q（A).　この状況で最もよい方法は何でしょうか。

当年だけというのが、システム日付を基準にするのなら、パラメータを使わずに、抽出条件を

Between DateSerial(Year(Date()),1,1) And  DateSerial(Year(Date()),12,31)

と設定すればどうでしょうか。

サブレポート用クエリの抽出条件には次の通り入れてあります。

Between Nz([Forms]![備考の期間指定]![備考いつから],#1900/01/01#) And Nz([Forms]![備考の期間指定]![いつまで],#9999/12/31#)

Q（B).　何が抜けているのでしょうか？

備考の期間指定 フォームを開いて、備考いつから、いつまで のテキストボックスに日付を入力してから、レポートを開いてますか。

Answer 2

ご教示ありがとうございました。

「備考の期間指定」フォームの設定でコントロールの名前の付け方に不備がありました。修正したら、任意の期間を指定したサブレポートつきのレポートが作成できるようになりました。

ところが、埋め込んだサブレポートのページヘッダーが表示されません。原因はどこにあるのでしょうか？

サブレポート単独で開いたときは、ページヘッダーは正しく表示されます。

Answer 3

MukkuMukuさん、hatena19さん、さっそくの返信ありがとうございます。

質問の仕方が下手で申し訳ありません。

あらためて、いま出来ていることと、やりたかったことを記します。

１．団体連合会の基礎データを１つのテーブルに入れてあります。

フィールドは登録番号、団体名、連合加入日、代表者、住所などです。

２．各フィールドのうち、例えば代表者に変更があった場合、上記テーブルで該当欄のデータを書き換えてしまいます。しかし、過去の代表者の変遷を記録に残したいということになりました。

３．そこで、基礎データのテーブルとは別に、登録番号、団体名、変更年月日、変更内容というフィールドをもった備考用のテーブルを作成しました。

４．毎年末に、加入団体の一覧リストを作成します。その際、その年内に異動のあった項目について「備考」として、リストの末尾に記載したいのです。

A.上記４．の加入団体一覧（レポート）に、備考用テーブルから抽出した当年だけの「備考」をサブレポートとしてレポートフッターに埋め込もうと考えました。

この際、サブレポート用クエリで抽出条件にBetween「いつから」And「いつまで」としたところ、パラメータを2回要求されます。

Q（A).　この状況で最もよい方法は何でしょうか。

B.以前、MukkuMukuさんにお教えいただいた、期間指定フォームをつくって、やって見ましたが、リレーションが上手くいってないのか、今度は抽出されずに、全件がサブフォーム表示されてしまいます。

サブレポート用クエリの抽出条件には次の通り入れてあります。

Between Nz([Forms]![備考の期間指定]![備考いつから],#1900/01/01#) And Nz([Forms]![備考の期間指定]![いつまで],#9999/12/31#)

Q（B).　何が抜けているのでしょうか？

Answer 4

メインレポートの詳細セクションにサブレポートを埋めこんだ場合、

メインレポートのレコード数分、サブレポートが呼び出されます。

サブレポートにパラメータが設定されていれば、メインのレコード数分要求されます。

サブレポートを使わずに、メインとサブを結合したクエリからレポートを作成して、

グループ化してグループヘッダー/フッターを利用するものに変更すれば

1回の要求で済みます。

また、サブレポートを使用するレポートより軽くなるはずです。

できることなら、この方法がお勧めです。

サブレポートを使わなければ実現できないレイアウトの場合は、

フォーム上のテキストボックスに値を入力して、それをサブレポートから

参照するようにします。

Answer 5

こんばんは、MukkuMukuです

レポートのレコードソース/サブレポートのレコードソース、いずれも同じ値を必要としているということでしょうか。

詳細が見えないのでいくつか考えられてしまうのだけど、

TempVarとかフォーム上コントロールに値を入れていて、これらを参照するとか、

テーブルを結合し一つのクエリにして、レポートのコントロール配置で必要な分だけ表示させるとか

以前に似たような問答があったような。。。思い出すことができない。