差し込み印刷の宛先の項目について

Question

Word2010にて、差し込み印刷ウィザードを起動したとき、差し込み印刷の宛先に、横に並ぶ

データ ソース

姓ふりがな(姓)名ふりがな (名)敬称会社名住所 1住所 2市区町村都道府県郵便番号国/地域電子メール アドレス自宅電話番号勤務先電話番号部署名役職住所 3勤務先 FAX 番号自宅 FAX 番号連名連名敬称ホーム ページ

以上の項目で、入力した記載のある項目だけを左側に持ってくる方法とか、記載のない項目を削除する方法とか、並びの順番を変える方法とか、お教えいただきたいのです。

また、変更できるのであれば、その変更は、そのファイル差し込み印刷の宛先に対してだけ適用されるのですか、それとも、すべてのファイルの差し込み印刷の宛先に適用されてしまうのですか?

よろしく、お願いします。

Answer 1

【差し込み印刷の宛先】は、アドレス帳でしょう。

これは、Office製品のソフトのひとつのデータベース ソフトの「アクセス」の扱いになっています。

ちなみに、拡張子は、*.mdb(マイクロソフト データ ベースの略)です。

これは編集は出来ません。

しかし、エクセルにデータの読み込み（インポート）をすることは可能です。

参考URL

過去ログ

ワード２００７で差し込み印刷の宛先のアドレス帳を一覧印刷できるのか？

http://answers.microsoft.com/ja-jp/office/forum/office\_2007-word/%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%83%89%EF%BC%92%EF%BC%90/532ea62a-2932-4f5a-8fcc-fec8be1f4142

拙作

「アドレス帳」（Accessデータベース） をExcelのワークシートに取り込む

http://www7b.biglobe.ne.jp/~ikutawasabi/f5-07.htm

＋＋

このエクセルのブックを編集して、

ワードの差し込み印刷のデータソース（情報元）として下さい。

＋＋

この回答でよろしかったでしょうか。。。

Answer 2

生田　裕恒　　様

一番最初にする、フィールドの編集を行うところが分かりません。

どこで、やるのでしょうか?

フィールドの編集は、クイックパーツにあるにはあるのですが、回答いただいたのとは、入力の仕方が違うようです。

もちろん、クイックパーツでやるやり方もわかりませんが。

よろしく、お願いします。

Answer 3

差し込み印刷というのは、

データソースのフィールド名を

ワードに挿入した場所に

データソースの行の項目（レコード）を自動的に表示させる機能です。

ですから、データソースのフィールド名を

差し込みフィールドの挿入

をする訳です。

たとえば、

差し込みフィールドを

姓ふりがな(姓)名ふりがな (名)敬称会社名住所 1住所 2市区町村都道府県郵便番号国/地域電子メール アドレス自宅電話番号勤務先電話番号部署名役職住所 3勤務先 FAX 番号自宅 FAX 番号連名連名敬称ホーム ページ

の順に、縦に挿入したとしますと、

先に示した

フィールドの編集をしますと、

データソース側で、空白の場合には、

差し込みフィールドは表示されずに、

上に繰り上がります。

それ以外、任意の並べ替えは出来ません。

＋＋

フィールドの編集は、そんなに難しくはありません。

以下に簡単な手順を示しますので、試してみて下さい。

[Alt]＋[F9]ファンクションキーで、

**｛**MERGEFIELD 住所 2｝

半角で、

if  = "" "" ""

と入力します。

これに、

**｛**MERGEFIELD 住所 2｝

をコピーして、

以下の様に、はりつけます。

if **｛MERGEFIELD 住所 2｝ = "" "" "｛**MERGEFIELD 住所 2｝"

ドラッグして、全体を選択して、

[Ctrl]＋[F9]ファンクションキー

　↓

**｛**if **｛MERGEFIELD 住所 2｝ = "" "" "｛**MERGEFIELD 住所 2｝" ｝

　↓

単独で、[F9]ファンクションキーを押して、

フィールドの更新をします。

　↓

文字列になります。

または、

データソース側が空白の場合は、

何も、表示されません。

失敗しても、何度も繰り返しトライして下さい。

決して難しい操作ではありません。

何せ、私でさえ出来る訳ですから。

＋＋

最後に、再度、[Alt]＋[F9]ファンクションキーを押して、元に戻すことをお忘れなく。

Answer 4

生田　裕恒　　様

ご回答、ありがとうございます。

難しそうですね。私では、できないかもしれません。

このフィールドの編集をしてしまうと、今後新しく作成する差し込み印刷の宛先にまで適用されてしまうのですか?

データ ソースの編集⇒列のカスタマイズ(Z) ⇒ アドレス帳のユーザー設定 でフィールド名を追加して、差し込み印刷の宛先を見ると、フィールドが、追加した順番に思うように並んでいません。

アドレス帳のユーザー設定 の順に、差し込み印刷の宛先 のフィールド項目を、うまく並ばせる方法は、あるのでしょうか?

よろしく、お願いします。

Answer 5

＞項目で、入力した記載のある項目だけを左側に持ってくる方法

フィールドの編集をします。

[Alt]＋[F９]ファンクションキーを押します。

　↓

｛MERGEFIELD フィールド名｝

↓

{ IF ｛MERGEFIELD フィールド名｝****= "" "" "｛MERGEFIELD フィールド名｝" }

↓

編集後、一旦印刷プレビューに切り替えるか、

[Ctrl]＋[A]で、すべて選択し、

単独で、[F９]ファンクションキーを押して、

フィールドの更新をします。

再度、[Alt]＋[F９]ファンクションキーで、フィールドコードを本文文字列に切り替えます。

文字を入力して、

それを選択して、

[Ctrl] ＋[F９]ファンクションキー

で、

｛ ｝

が両側に付いたフィールドになります。

IF フィールドの条件分岐は、必ず半角スペースで区切ります。

"" は、入力データが無いことを示します。

また、本文に表示しないことを指示します。