ワークフローの状態列の記載情報について

Question

SharePointOnlineを利用しています。

ワークフローの履歴は60日で削除される仕様をいうことですが、ワークフローを開始したときに自動的に既定のビューに追加される「ワークフローの状態列」の「承認済み」や「却下済み」なども削除されるのでしょうか。

また、「ワークフローの状態列」の表示も削除される仕様の場合、60日以前のワークフローの結果を確認する方法や、結果を残す方法はありますでしょうか(結果だけでよい)。

2017/2/28

日数を過っていました。90日から60日に訂正いたしました。

Answer 1

こんにちは

ご質問いただきました内容について可能な範囲で確認いたしましたが、「ライブラリやリストの <ワークフロー名> 列 (ワークフローの状態列) に表示される状態」の保持期間について、明示的に記載のある公開情報は確認できませんでした。

しかしながら、手元の環境にて完了から半年以上の日数が経過したワークフローの状態を確認すると、ライブラリの <ワークフロー名> 列 (ワークフローの状態列) が空欄であることを確認いたしました。

このため、一定期間経過後、ライブラリの <ワークフロー名> 列 (ワークフローの状態列) も削除される動作である可能性が高いと考えられます。

なお、ワークフローの情報については、情報を追記いただきましたように、ワークフローが完了後 60 日間保持される動作である旨、以下の弊社公開情報に記載がございました。

以下に抜粋してご案内いたします。

承認ワークフローの概要

----- 抜粋ここから -----

効率性と一貫性    承認ワークフローでは、ドキュメントまたはアイテムの回覧、レビュー タスクの割り当て、進捗状況の管理、必要に応じたアラームや通知の送信が自動的に実行されます。

ワークフローのアクティビティは、1 つの [ワークフローの状態] ページから一元的に監視して調整することができ、ワークフローの実行中のイベント履歴は完了後 60 日間保持されます。

----- 抜粋ここまで -----

また、ライブラリやリストの <ワークフロー名> 列の [承認済み] [却下済み] のリンクをクリックした際に表示される [ワークフローの状態] 画面でも、

[このインスタンスに関する情報は、<60 日後の日時> に自動的に削除されます。] と表示されることを確認しております。

上記より、お問い合わせをいただきましたライブラリやリストの <ワークフロー名> 列 (ワークフローの状態列) の情報についても、同様に 60 日間は情報が保持されると考えられます。

ワークフローの結果を完了後 60 日経過後も参照可能となる方法についてもお調べいたしましたが、現在の SharePoint Online の既定の機能ではご要望を実現する機能が提供されておらず、既定の機能ではご要望を満たすことが難しい状況でございます。

誠に恐れ入りますが、現在の製品の制限としてご理解くださいますようお願いいたします。

今後とも、Office 365 をよろしくお願いいたします。