承認－SharePoint2010 のワークフローの割り当て先に「組織」のグループを指定した場合の動作について

Question

承認－SharePoint2010　のワークフローの割り当て先に「組織」のグループを指定した場合の動作についてお伺いしたいです。

ワークフローの「グループの展開」にチェックを付けた場合と付けなかった場合で承認依頼メールはどのように送信されますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

Answer 1

こんにちは。

いつも Office 365 をご利用いただきありがとうございます。

"承認 - SharePoint 2010" ワークフローの [グループの展開] のチェックの有無により、以下のような違いがあることを、手元の環境での検証により確認いたしました。

A. [グループの展開] のチェックあり

---

グループ内のすべてのメンバーに、順番に承認タスクが振り分けられ、すべてのメンバーの承認が完了することで、ドキュメントの承認が完了することを確認しました。

通知メールは承認タスクが振り分けられた順番に届き、前のメンバーの承認が終わることで次のメンバーに届きます。

B. [グループの展開] のチェックなし

---

グループ内のすべてのメンバーに、同時に承認タスクが振り分けられ、グループ内のメンバーの誰か 1 人の承認が完了することで、ドキュメントの承認が完了することを確認しました。

通知メールはすべてのメンバーに同時に届きます。

※ ご留意事項 ※

[グループの展開] は SharePoint グループを対象とした際に動作することを確認いたしました。

セキュリティ グループや、Office 365 グループでは承認ワークフローの開始処理の段階で却下となる動作になることを併せて確認しております。

たいへん恐縮ではございますが、本機能のご利用の際は、SharePoint グループをサイト コレクションに作成いただき、ご利用ください。

<参考情報>

  承認ワークフローの概要

  ---- 抜粋 ----

  グループの展開

  ・[割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

  ・[割り当て先] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェック ボックスをオフにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーがグループ全体を代表してタスクを引き受けて実行できます。

  ---- ここまで ----

以上、ご確認くださいますようお願い申し上げます。

今後とも、Office 365 をよろしくお願いいたします。

Answer 2

ご返信いただきありがとうございます。

ご認識のとおりとなります。

"承認 - SharePoint 2010" ワークフローにセキュリティ グループを割り当てた際の動作といたしましては、[グループの展開] にチェックがはいった場合、開始した時点で "却下" となり、チェックをはずした場合は、セキュリティ グループのメンバーの誰かが承認することでドキュメントの承認が完了します。

SharePoint グループをワークフローに割り当て、[グループの展開] にチェックをいれた際につきましては、グループ内のメンバーに順次タスクを割り当てることが可能となっておりますので、このような運用をご検討いただければ幸いです。

以上、ご確認くださいますようお願い申し上げます。

今後とも、Office 365 をよろしくお願いいたします。

Answer 3

回答ありがとうございます。

問い合わせの「組織」がセキュリティグループを指している場合、

・ [グループの展開] にチェックがある状態でワークフローを開始するその時点で「却下」となる。

・ [グループの展開]にはチェックせず、グループの誰か一人の承認として利用するしかできない

という認識でよいでしょうか。