Office365のメールをSharepointに自動格納する方法について

Question

皆様

お世話になります。

掲題について、質問させてください。

現在、グループでOffice365を利用しており、メールを送ることでメールがフォルダに格納される仕組みを作りたいと考えております。

検索して調べると、Sharepointにおけるメール機能はすでに2017年3月をもって廃止されており、

Office365で行うようにとのことだったのですが、こちらどのようにすればよろしいでしょうか。

現在、全く打ち手が思い浮かばずに困っている状況です。

やりたい事は以下の通りです。

1. 自動でメールを格納するためのメールアドレスを作成
2. そのメールアドレスにメンバーがメールを送ると、自動でオンライン上のフォルダにメールが格納される

（3. 可能であれば、そのフォルダのみアクセスする際にパスをかけたい）

以上になります。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

Answer 1

こんにちは。

ご質問いただきました、"メールを送付した場合に SharePoint 上のフォルダーに自動で保存する機能" について確認いたしましたが、恐縮ながら、現状の SharePoint Online では機能が提供されておらず、ご要望をそのまま満たすことは難しい状況でございます。(※ 補足 1)

また、比較的近いことが実現可能であると考えられる SharePoint Online の「サイト メールボックス」機能は、ご認識のとおり現在は新規に作成いただくことができなくなっております。

ただ、ご要望の背景が「グループに送付されたメールをグループ内で共有したい」ということであれば、メールが格納されるのが SharePoint Online 上のフォルダーではなくメール ボックス (受信トレイ) となりますが、現在提供されている「Office 365 グループ」という機能をご利用いただくことで、ご要望に近いことが可能です。(※ 補足 2)

ご要望の各ポイントについて、Office 365 グループを利用した場合について以下にご案内いたしますので、ご要望にかなう機能となるかご検討くださいますと幸いです。

<ご要望の各ポイントについて>

1. 自動でメールを格納するためのメールアドレスを作成

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Office 365 グループを作成すると自動で当該グループ用のメール アドレス、受信トレイが生成されます。

2. そのメールアドレスにメンバーがメールを送ると、自動でオンライン上のフォルダにメールが格納される

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メール送信時の宛先や CC に Office 365 グループ用メール アドレスを含めて送付することで、当該の Office 365 グループの受信トレイにメールが格納されます。

当該の Office 365 グループの受信トレイには、自分の Outlook on the web の左側に表示されるグループからアクセスすることが可能です。

また、設定により組織外・グループ外からのメールも、Office 365 グループ用メール アドレスで受信することが可能となります。

Office 365 グループの受信トレイへのアクセス手順については、こちらの公開情報をご参照ください。

  Outlook でグループの会話があります。

3. 可能であれば、そのフォルダのみアクセスする際にパスをかけたい

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アクセス時にパスワードを要求する機能は提供されておりませんが、プライベート グループとして当該グループを設定することで、

基本的にはグループのメンバーとして追加されたユーザーのみが当該グループの受信トレイにアクセス可能となります。

以下の弊社公開情報にも Office 365 グループの受信トレイに関連する記載がございますので、抜粋してご案内いたします。

  Office 365 グループの概要

  ～～～抜粋ここから～～～

  受信トレイの共有

  メンバーの間での会話をメールにします。

  この受信トレイには、メール アドレスが登録されており、従来の配布リストと同様に、グループのメンバーからのメッセージに加えて、組織の外のユーザーからのメッセージも受け入れるように設定することができます。

  ～～～抜粋ここまで～～～

<補足>

1. SharePoint Server 2013 などのオンプレミス版には、受信メール機能 という機能があり、送付されたメールをライブラリやリストに保存することが可能です。

2: Office 365 グループは SharePoint Online / Exchange Online などの機能を利用してグループ内での共同作業を実施いただける機能となります。

<参考情報>

以下の弊社公開情報に Office 365 グループの概要や利用方法についてご案内がございます。あわせてお役立てくださいますと幸いでございます。

  管理センターで Office 365 グループを作成する

  ※ Office 365 グループを利用開始するための手順について記載がございます。

  Office 365 グループの概要

  ※ Office 365 グループについて、含まれる機能や管理方法について記載がございます。

今後とも Office 365 をよろしくお願いいたします。