外出先からでも Access ファイルを操作する方法について

Question

はじめまして。

Office 365 を契約する前に、私が考えていることが実現可能かどうかご意見いただけますでしょうか。

現在会社では、Access 2013 で作成した test.accdb のデータを、VBA やクエリーを使って更新したり、抽出したりして運用しています。

ただ今後は、外出先からも test.accdb にアクセスしてデータを入力したり、表示したいという要望があり、どうすればよいか思案しています。

そこで、以下のような運用に切り替えることを考えています。

◆要望

test.accdb に外出先からでもアクセスして、データを入力したり、クエリなどを使ってフォームに表示したい。

◆考えていること

Office365 を契約し、SharePoint Online で作成したカスタムリスト（テーブル）を test.accdb にリンクして、社外からでも test.accdb を利用できないか。

具体的には、以下(1) ～ (4) を実施して私が考えている要望が実現できないか検討しています。

(1) Office365 を契約後、Office 365 にサインインします

(2) [アプリの追加] からカスタムリストを追加し、テーブル（テーブル1）を作成します

(3) テーブル1 に列などを作成します

(4) test.accdb を開き、 [その他] - [SharePoint リスト] メニューを選択後、SharePoint で作成したテーブル1 をリンクします

※テーブルやデータは一から作成、入力しようとしています。

◆ご質問

以下 2 点について可能な範囲でアドバイスいただければ幸いです。

(質問 １)

上述の◆考えていることの (1) から (4) を実施することで、インターネット接続環境があれば、外出先からでも test.accdb を実行し、フォーム上にデータを表示したり、そのデータを更新したりできますでしょうか。

※カスタムリストをリンクした場合、読み取り専用となり、データの更新はできないといった記事も見かけましたので、更新可能かどうかも含めご意見いただければ幸いです。

(質問 ２)

以下マイクロソフトのサポート技術情報では、今後 Access Services を使用することは推奨せず、Access Services  は、Office 365 および SharePoint Online で廃止されます。

と記載されていますが、そうなると、上述したカスタムリストを test.accdb にリンクし、それらのデータを更新したりすることもできなくなるのでしょうか。

SharePoint ロードマップの Access Services

  https://support.office.com/ja-jp/article/SharePoint-ロードマップの-Access-Services-497fd86b-e982-43c4-8318-81e6d3e711e8?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

～抜粋～

新しい Web アプリや Web データベースに Access Services を使用することはお勧めしなくなりました。

SharePoint Server では、この機能は、Microsoft ライフサイクル ポリシーに従ってサポートされます。

この機能は、Office 365 および SharePoint Online で廃止されます。2017 年 6 月から Office 365 と SharePoint Online で新規の Access ベースの Web アプリと Access Web データベースは作成できなくなり、2018 年 4 月には、残りの Web アプリと Web データベースはすべて停止されます。

　～～～

Office 365 を契約する前に、実現可能かどうか情報を収集したいと思っていますので、よろしくお願いいたします。

Answer 1

こんにちは。

Access にリンクしたカスタムリスト (SharePoint リスト) を外出先から更新できるか？ という内容でいいでしょうか？

質問 1

外出先から SharePoint リストを編集することは可能ですが、Access で作成したフォームが使えるわけではありません。

入力画面は PowerApps などで作ることになります。

https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/

リストから簡単にアプリを作ることができるようになっています。

質問 2

Access Services と SharePoint リストは別なので、Access Services の終了後も使用することができます。

ご参考になれば。

Answer 2

こんにちは。

質問 1 について追記です。

上述の方がお答えのとおり、SharePoint Online 上で Access で作成したフォームを利用することはできません。

ただ、もし意図されているのが、Access の .accdb ファイル上での操作であれば、ある程度は可能かと思います。

SharePoint リストと Access の .accdb ファイルをリンクさせて、各ユーザーが 当該の .accbd ファイルを持っていれば、

その .accbd ファイル上でテーブルにデータを追加・編集 → SharePoint リストへ反映、とすることは可能でした。

(すみません、削除クエリは以前つかったことがありますが、フォームやクエリで追加・編集はやってみたことが無いです。)

.accbd ファイルを開き直すか F5 でテーブル表示を更新すれば、他のユーザーが行った変更が手元の .accdb ファイルに反映されました。

以下に該当しそうな情報がありましたので、こちらもご参照ください。

SharePoint リストをインポートする、または SharePoint リストにデータをリンクする - SharePoint リストにリンクする

＝＝＝抜粋ここから＝＝＝

データの追加や更新

SharePoint サイトを閲覧するか、Access 内のデータシート ビューまたはフォーム ビューで操作してデータに変更を加えることができます。

1 つの場所で行った変更は、もう一方にも反映されます。 ただし、列の削除や変更など、構造に変更を加える場合は、SharePoint サイトでリストを開く必要があります。

Access での作業中には、リンク テーブルのフィールドを追加、削除、修正することはできません。

＝＝＝抜粋ここまで＝＝＝

なお、Offce 365 のいくつかのプランでは 30 日間の無料試用版を利用することができますので、お試しいただくと良いかもしれません。

以下は E3 と言われるプランの説明ですが、[無料試用版] のリンクからサインアップできます。

https://products.office.com/ja-jp/business/office-365-enterprise-e3-business-software