共有メールボックスの仕様について

Question

よろしくお願いいたします。3点質問があります。

現在「Office365 Business Premium」のライセンスが割り当たっているアカウント（Aとします）があります。

共有メールボックス（Bとします）を作成し、「A」をメンバーにしました。

【1つめの質問】

その後、「B」宛てに来たメール返信すると、「B」の送信済みフォルダに送信したメールが入ります。これは正常だと思いますが、

「A」の送信済みフォルダにも同じメールが入ってしまいますが、これは仕様でしょうか。

「B」で返信したものは「B」だけの送信済みフォルダに入ってほしいのですが。

【2つめの質問】

「B」に届いたメールへの返信ではなく、新規メール作成で「B」を差出人にしたい場合、

「差出人」→「他の電子メールアドレス」→「差出人」の空欄に「B」のメールアドレスを入れると送れるようになるのですが、

毎回やらなければならない作業なのでしょうか。新規作成時の「差出人」をクリックしたところに「B」を表示できればよいのですが。

【3つめの質問】

以前、共有メールボックスは「訴訟ホールド」が効かなく、「A」のアドレスは効くが「B」には効かないと聞いたことがありますが本当でしょうか。

現在の管理センターから「B」の設定項目を見ると「訴訟ホールド」の表示があり、オンにもできるようです。

以上です。何卒よろしくお願いいたします。

Answer 1

共有メールボックスに管理者権限（フルコントロール権限）を持っているユーザーは、自身のID/PASSを利用してその共有メールボックスにアクセスできます。

おっしゃられている通り、最初にBのアドレスを入れて、資格情報を入れる段階でAのID/PASSを入れれば、共有メールボックスBを開くプロファイルを作成することができます。

Answer 2

Genki Watanabe 様

ご回答ありがとうございます。

ライセンス数は1つでよいのですね。了解いたしました。

プロファイルを2つに分けるというのがよくわからないのですが、「B」にはメールのパスワードが存在しないため、アカウントを作成することができないと思うのですが。おっしゃっているのは「A」のアカウント情報でOutlookに2つ登録するということでしょうか。

Answer 3

OutlookのプロファイルとOffice 365のサブスクリプション（ライセンス）は直接関係はありません。今回のケースではライセンス数は1で大丈夫です。

Answer 4

Genki Watanabe 様

早速のご回答ありがとうございました。

「1」「3」は理解しました。

「2」ですが、プロファイルを2つということはつまり2ライセンス契約するということでしょうか。

できれば1ライセンスでの運用方法を知りたいです。Outlookの新規作成画面の「差出人」をクリックした際に

「A」も「B」も表示されるのが一番なのですが、「1」の話を聞く限りでは恐らくできないのでしょうね。

あくまでも「B」は「A」に付随しているもので、送受信は「A」が行っているということですものね。

まあほとんどは「B」に届いたメールに対しての返信だと思うので新規作成は少々やりづらくてもよいかなとは思っています。

Answer 5

1.共有メールボックスを含む、他のメールボックスからメールを送信する場合、既定では原則送信者の送信済みアイテムに保存されます。（上記の場合「A」というユーザーが送信したので「A」のアクティビティを記録するべきAのMBXの送信済みアイテムに保持されます）

しかしながら、ユーザーの利便性のために、Office365では自動的に共有メールボックスの送信済みアイテムにもアイテムをコピーする機能が既定でExchange Online側で有効化されています。

https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2015/03/03/want-more-control-over-sent-items-when-using-shared-mailboxes/

個々のクライアント側のOutlookのレジストリ（DelegateSentItemsStyle）をいじることにより、そもそもの送信済みアイテムの保存先を共有メールボックスに変更することは可能です。

2.Outlookの単一のプロファイルで利用しているのかと思いますが、あくまでOutlookとしては「A」のメールボックスを開いていて、追加で共有メールボックス「B」を開いていると判断しています。

このため、Bのメールに返信をしようとした場合、既定でAとして送信すると判断され、Bにする場合は切り替えて利用する必要があります。

1)の質問の解決法にもなるのですが、「A」としての操作と「B」としての操作を明確に分けたい場合は、Outlookのプロファイルを2つ（「B」の共有メールボックスのプロファイルを追加する）作成して、必要に応じて2つウィンドウを開いて利用するのがよろしいかと思います。

3.特に問題なく「A」でも「B」でも訴訟ホールドを有効化することが可能です。現在、Office365 Business Premiumをご利用とのことですので、利用するのであればExchange Online Plan2のサブスクリプションを追加（AとB両方で有効化する場合は2ライセンス）する必要がございます。