office365sharepointのライブラリに対するアクセス権限について

Question

office365のShrrePointで行き詰っています。以下の内容でご指摘の程、宜しくお願いします。

▽やりたい動き▽

・指定したグループのみメディアライブラリ上にアップロード済みデータの閲覧・ＤＬ・ライブラリのトップ画面表示を行い、

　指定以外のグループからは閲覧・ＤＬの禁止と何がアップロードされているか分からないようにトップ画面を非表示にしたい。

（下に自作ですが、イメージを作りました。）

▽現状▽

・office365のsharepointで１つのサブサイト（ページ）に複数のメディアライブラリを設置し、部署別の動画投稿ページを作ろうと考えています。

　ただ、動画投稿ページにアクセスするとメディアライブラリのトップ画面にアップロードしたファイルが表示されてしまい、

　他部署に見られたくない情報も見られる可能性がある状態です。これを防ぐ方法を探しています。

・サブサイト数を増やすと利用者と管理面の負担増加を防ぐ為に１つのサブサイト上だけで完結させたいと思っています。

Answer 1

こんにちは。

いつも Office 365 をご利用いただきありがとうございます。

ご要望の動作につきましては、サブサイト内の各ライブラリやリスト (今回はメディアライブラリ) に対して "固有の権限" を設定し、アクセス許可を行いたいグループに適切な権限を付与いただくことでご要望に近い形を実現できる可能性が考えられます。

以下に、詳細を記載いたしますので、ご確認くださいますようお願いいたします。

概要

======

1. 設置しているライブラリやリストの [権限の継承を中止] する
2. サイトに付与されている [ユーザー権限の削除] を行う
3. グループへ [アクセス許可の付与] を行う
4. 設定後のイメージ

詳細

======

1. 設置しているライブラリやリストの [権限の継承を中止] する

---

SharePoint Online における権限は、既定ではサイト コレクションのトップ レベル サイトから、サブサイト、サブサイト内のライブラリやリスト、ライブラリ内へのアイテムへそれぞれ順に継承されます。

<参考資料>

  SharePoint のアクセス許可レベルについて

各ライブラリやリストにて [権限の継承を中止] することで、"固有の権限" を付与することで、グループごとにライブラリの表示を制限することが可能です。

本項では、メディア ライブラリを例に [権限の継承を中止] する手順をご案内いたします。

1-1. [サイト コレクションの管理者] ユーザーで、権限の変更を行いたいメディア ライブラリへアクセスします。

1-2. ページ上部の [ライブラリ] タブをクリックし、[ライブラリの設定] をクリックします。

1-3. [権限と管理] セクションの [このドキュメント ライブラリに対する権限] をクリックします。

1-4. 上部リボン内の [権限の継承を中止] をクリックし、表示されたメッセージを読んで [OK] をクリックします。

1-5. 上部リボンに [固有の権限の削除] が表示されていることを確認します。

これで、サブサイトの権限とメディア ライブラリの権限を切り離すことができました。

このまま次項をご確認ください。

2. サイトに付与されている [ユーザー権限の削除] を行う

---

権限を切り離したメディア ライブラリには、サブサイトで設定していた権限がそのまま残っているため、必要ない権限を削除します。

2-1. [名前] 欄の左側の [□] をクリックし、すべての "□" にチェックがはいることを確認します。

2-2. 上部リボン内の [ユーザー権限の削除] をクリックし、表示されたメッセージを読んで [OK] をクリックします。

これで、このライブラリには権限が設定されていない状態になりました。

[サイト コレクションの管理者] は、ライブラリ内の権限の設定の影響を受けず、引き続きアクセスが可能となっておりますので、ご安心ください。

このまま次項をご確認ください。

3. グループへ [アクセス許可の付与] を行う

---

続いて、該当のライブラリにアクセスさせたいグループに対して、[アクセス許可の付与] を行います。

3-1. 上部リボン内の [アクセス許可の付与] をクリックします。

3-2. 上部テキスト ボックスに、アクセスさせたいグループの "表示名" や "メール アドレス" の一部を入力し、すぐ下に表示される検索結果から、希望のグループをクリックします。

3-3. [オプションの表示] をクリックします。

3-4. [電子メール招待状を送信する] や [アクセス許可レベルの選択] は、任意で設定します。

※ 今回、アップロード済みのデータの閲覧やダウンロードがご要望とのことなので、"閲覧" 権限が適切かと存じます。

3-5. [共有] をクリックします。

3-6. F5 キーを押下し、画面を再読み込みして、希望のグループに権限が付与されていることを確認します。

上記の設定を各メディア ライブラリに対して実施してください。

4. 設定後のイメージ

---

設定後、[サイト コレクションの管理者] や別のグループに属するユーザーが実際にサイトへアクセスした際の例を本項に記載いたします。

<設定の概要>

・ 2 つのグループを作成し、それぞれユーザーを格納しました

グループ 1 (広報部) : ユーザー A

グループ 2 (経理部) : ユーザー B

・ 新規サイト コレクションを作成しました

新規サイト コレクションの [サイト コレクションの管理者] : ユーザー admin

・ メディア ライブラリを 2 つ作成し、それぞれに固有の権限を設定しました

メディア ライブラリ - 広報部 : "広報部" に "閲覧" 権限

メディア ライブラリ - 経理部 : "経理部" に "閲覧" 権限

<ユーザー admin で [サイト コンテンツ] ページへアクセス>

"経理部" "広報部" の 2 つのメディア ライブラリが表示されます。

<ユーザー A で [サイト コンテンツ] ページへアクセス>

 "広報部" のメディア ライブラリのみが表示されます。

<ユーザー B で [サイト コンテンツ] ページへアクセス>

 "経理部" のメディア ライブラリのみが表示されます。

<ユーザー A、B で権限のないライブラリの URL へ直接アクセス>

権限がない旨が表示され、アクセスできません。

※ 備考 ※

ライブラリやリストの権限を変更した場合、変更前にアクセスしていた際のキャッシュの影響を受ける場合がございます。

各ユーザーにて権限の変更についての検証を行う場合には、随時ブラウザーのキャッシュ クリアを行ってください。

以上、お役立てくださいますと幸いです。

Answer 2

ShinsukeToyoda_MicrosoftSupport様

情報ありがとうございます。

表示形式については打ち合わせの結果、例の画像のレイアウトとは違う物になりましたが教えて頂いた１～３の情報を元に現在サイトを作成中です。

ご協力の程、本当にありがとうございました。