承認メールの理由欄が何処にも反映されていません。設定があるのでしょうか。

Question

テンプレート「ファイルが追加されたら、SharePointコンテンツ承認を使用してファイルを承認する。」

使用しており、承認者を選択するメールが配信され、次に承認者が承認するメールが配信されます。

承認者を選択するメールに理由欄があるのですが、ここにコメント記載すると何処に反映されるのでしょうか。

現在どこにも反映されていないように思えます。設定があるのでしょうか。

また、承認者が承認するメールにも理由欄があるのですが、どこにも反映されていないように思えます。

設定があるのでしょうか。

Answer 1

>>ご回答ありがとうございます。

>2-1. 「コンテンツの承認状態を設定する」のETagの欄は空欄で設定しております。

残念ながらちょっとわからない感じです。最後にこちらでうまくいった解答例を用意しました。

そちら側だと、「コンテンツの承認状態を設定します」の出力欄にETag　"{D7590E09-C（中略）F709},1" というのが出てますが、こちらだと設定をいじってもどうしてもそれが出ないので、何等かDocument Libraryの設定が違う気がします。

解決しなくて申し訳ないです。

>最後に「承認後、ファイルアップロード者へ承認完了メール配信。」は出来るのでしょうか。

　Start an approvalの下のConditionの「はいの場合」のSet content approval status to approveの下に「メールの送信(V2)」というアクションを追加します。宛先は「When an item is created」の「登録者 Email」（動的なコンテンツの追加をクリック）、件名/本文は自由に設定してください。「いいえの場合」も念のために同じように設定してください。

　ただし、その下のCheck for content moderator error in approveの実行条件の構成を「～に失敗しました」だけに設定するのを忘れないようにしてください（追加すると自動で「～に成功しました」だけに戻るようです）。念のため、「メールの送信(V2)」を追加する前に「いいえの場合」を参照しながら（見比べながら）作業してみてください。

　下に伸びる矢印がCheck for content moderator error in approveの場合だと赤い点線矢印で　〇iのアイコンが付いているのがわかると思います（～に成功しましたの場合は普通の矢印）。

Answer 2

承認者を選択してくださいのメールに記載したコメントが確認できません。設定があるのでしょうか。

承認者のコメントは確認出来ております。

Answer 3

Power Automateの左上の「実施事項」という項目を押すと「承認」と「ビジネスプロセスフロー」

ここに履歴が残っておりました。失礼しました。

Answer 4

28 日間の実行履歴を確認しましたが、昨日、今日実行した履歴がありません。

7/16を最後に履歴がない状態です。テープレートを改造したからでしょうか。

Answer 5

こんばんは～。

>承認者を選択するメールに理由欄があるのですが、ここにコメント記載すると何処に反映されるのでしょうか。

>現在どこにも反映されていないように思えます。設定があるのでしょうか。

>また、承認者が承認するメールにも理由欄があるのですが、どこにも反映されていないように思えます。

ご指摘の通り、SharepointのDocLibのどこにも反映されていません（Approvalに記録されてます）。

>設定があるのでしょうか。

　正直なところ、かなり分かりづらく言われないとわからないのですが

・Sharepoint

・Power Automate(旧名Flow)

　・Approval（Power Automateについてきているシステム）

という三つのシステムがあり、Approvalに記録されたコメントはApprovalの中に記録されています。

　一度、承認時に適当にコメントを入れて、後で28 日間の実行履歴でコメントを入れた回のApprovalの欄をよく見てみると、commentという欄に入れた文字が入っているのがわかると思います。

　Power Automateの左上の「実施事項」という項目を押すと「承認」と「ビジネスプロセスフロー」というのがでて、承認を押して履歴を押すと、Approvalのシステムに入り、承認内容とコメントの履歴を見ることができます。

　Sharepointに別途列を作ったり、「Set content approval status to approve/reject」のコメント列に、Start an approvalの「コメント」を入れると、Approvalに記録された承認情報のうち、コメント欄がSharepointの列に転記されたりします。

　おそらく、前回質問されたアレだと思うのですが、テンプレートを改造して、Approvalを二回使うフローにしたので、もしSharepointのDocument Libraryに両方の承認時のコメントを残したい場合は、列をもう一つ作るか、コメント欄をうまく使って「承認者選択時：（コメント）　承認者：（コメント）」とかにすれば残ります（システム自動入力以外にも、手で文字を入れられたり、手入力と自動入力を組み合わせられたり出来ます）。

　慣れてくると、承認した日時等も入れられますが、いろいろやってたらできるようになると思うので時間に余裕があればやってみてください。