ワード差し込み文書、はがき印刷について。

Question

ワードの差し込み文書のはがき印刷を使用していて、5つのExcelから5回に分けて差し込み＆印刷をしていました。4つまでは問題なくできましたが、5つ目のExcelで同じ手順で差し込み工程を踏んで進めていったのですが、完了後、全く文字が出てこず空白のままになります。他の4つと同じ形式と内容のExcelなのですが、5つ目だけ出来ないのです。解決方法を教えてください。パソコンを変えてもダメでした。ExcelはCSVデータからExcelブックにファイルの種類を変えて保存したものです。5つともです。できなかった5つ目を再度CSVから同じ手順でExcelブックに変えて保存してみましたができません。

Answer 1

大変ご丁寧にありがとうございます。

よく調べましたらExcelの1番上に項目が抜けていたようです。それを入れると出来ました。わたくしの単なる凡ミス出したにもかかわらずご丁寧に対応して下さりとても感謝いたします。

本当にありがとうございました。

Answer 2

挿入された画像を見ると Word のバージョンが 2019 のようですが、その場合モードの切り替えはありません。

この機能は Microsoft 365、Office 2021 など、最新のバージョンに追加されている機能です。

前回の返信した画像は、Word 2021 です。

はがき宛名面をみると、下図 ①② のように、はがき背面の湯便番号枠などの画像も表示が無く、③の文字列の枠だけの表示になっていますね。

敬称の「様」だけ表示があるのは、宛名作成のウィザードで、フィールドの対応でアドレス帳の敬称の指定が無いときに指定する敬称のように思われます。

下図に示した4つの例ですが、

①：差し込みに指定したアドレス帳に、空白行があるときの結果のプレビュー状態です。

②：正常なアドレスデータの時の、結果のプレビュー状態です。

③：宛名面作成ウィザードのはがきの種類選択時に、「背景にはがきを表示する」のチェックが無く、アドレス帳データが空白行になっている時の、結果のプレビュー状態です。

④：③と同じチェックが無く、正常なアドレス帳データの時の結果のプレビュー状態です。

確認して頂きたい内容

・Excel で作成のデータに空白行が入っていないか、またアドレス帳の編集で内容を比較して、内容があっているか。

・Excel で作成のデータ 1行目の項目名と、[フィールドの対応] で指定の項目名が同じになっているか。

・はがき宛名面の作成で、はがきの種類選択時の「背景にはがきを表示する」のチェックは指定したか。

・結果のプレビューの値を変えて、読み込んでいるどのデータもプレビューされないか。　

Word に読み込まれたアドレス帳データは、下図のように確認できますので、Excel 作成のデータと突き合わせてみてはどうでしょうか。

はがきの画像を表示するかしないかは、ウィザードの最初で指定するだけなので、

・PCを再起動 (スタート → 電源 → 再起動) して、Excel で作成の差し込みデータに問題が無いか再度確認して、再度新規にはがき印刷で背景にはがきを表示する設定で、差し込みを行ってみてはどうでしょうか。

場合によっては、正常作成した時のデータで、再度行って正常に表示されるかといったことも。

Answer 3

ご丁寧にありがとうございます。

[差し込み文書]タブの [アドレス帳の編集]で、読み込んでいる住所録ファイルのデータは表示されて、フィールドの対応も問題ない状態でしょうか。

▶データは表示されます。フィールドの問題有無とはどこで判断するのでしょうか？無知で申し訳ございません。

両方同じ宛名面の内容ですが、モード切替が、左の「月」では表示されますが、右の「太陽」のときは何も表示されなくなります。

▶モード切り替えがどこにあるか見つけられません。教えてください。

何から何まで本当に申し訳ございません。

Answer 4

[差し込み文書]タブの [アドレス帳の編集]で、読み込んでいる住所録ファイルのデータは表示されて、フィールドの対応も問題ない状態でしょうか。

オプションの全般で Office のテーマが黒の時、表示タブのリボンに [ダークモードの切り替え] が表示されますが、下図のように、モードによって何も表示されない状態になりますが、これも問題ないですか。

両方同じ宛名面の内容ですが、モード切替が、左の「月」では表示されますが、右の「太陽」のときは何も表示されなくなります。