ユーザーがサブスクリプション、アカウント設定、課金情報を管理するのに役立つ Microsoft 365 の機能。
一般ユーザーが設定が求められたら手順に従い各自で行い、
設定が出来ない、スマホ変えたら認証出来なくなったといった場合は管理者が行います。
この辺は管理者で情報を集めて勉強するしかない部分ですね。今はYoutube等の動画で学べる時代です。
【Microsoft 365】多要素認証のリセット方法(管理者向け) | NTT Com お客さまサポート
※他の人も見る可能性があるので念のため「不明な点がございましたら弊社サポートデスクまでご連絡ください。」とサポートページに書かれていますが、あくまでNTT社と契約している人向けです。