ワードテンプレートの作成と展開

[アーティクル]
01/31/2024

Microsoft Word は、Dynamics 365 のデータを標準化された適切な形式のドキュメントで提示することができるパワフルな方法を提供します。 Word テンプレートを使うと、簡単にテンプレートを作成して他のユーザーと共有できるので、顧客に送られるすべてのドキュメントが組織のブランド化と一致する統一された体裁になります。

テンプレートの準備ができたら、ユーザーはわずかワンクリックで、標準化されたドキュメントを自動的に生成し、Dynamics 365 のデータを設定できます。

ステップ 1: Word テンプレートを作成する

システム管理者ロールを持つユーザーとして Dynamics 365 にサインインします。
ページの上部にある設定メニューを開いて、詳細設定 を選択します。
詳細設定領域は、新しいブラウザータブを開きます。この領域では、側面のナビゲータではなくページ上部にある横長のナビゲータを使用することに注意してください。設定>ビジネス>テンプレート 野順に移動します。
次のスクリーンで、ドキュメントテンプレート を選択して、その後上部のリボンで + 新規 を選びます。
Word テンプレート を選択して、テンプレートを適用するエンティティを選択します。テンプレートはこのエンティティのデータを使用します。
Word テンプレートに含めるフィールドを選ぶには、エンティティの選択 を選択します。
エンティティの選択 ダイアログボックスが開きます。この画面で選んだ関連付けにより、後で Word テンプレートを定義するときに使うことができるエンティティとフィールドが決まります。 Word テンプレートに Dynamics 365 データを追加するために必要な関連付けのみを選びます。取引先企業エンティティの関連付けの例を以下に示します。
- 1:N の関連付け。取引先企業は、複数の取引先担当者を持つことができます。
- N:1 の関連付け。リード、取引先企業、取引先担当者は複数の取引先企業を持つことができます。
- N:N の関連付け。取引先企業は、複数のマーケティングリストを持つことができます。マーケティングリストは、複数の取引先企業を持つことができます。
関連付けの選択が終わったら、テンプレートのダウンロード を選びます。ご利用のパソコンにエクスポートされたエンティティを含む Word ファイルを XML データとして作成します。

Note

ドキュメントがタイムリーにダウンロードされるようにするため、各関連付けに返される関連レコードの数には 100 の上限があります。たとえば、取引先企業に対するテンプレートをエクスポートする場合、取引先担当者の一覧を含めます。ドキュメントは最大 100 の取引先担当者を返します。
データをカスタマイズした後でテンプレートをアップロードするには、テンプレートの一覧に移動し、テンプレートのアップロードを選びます。詳細: 手順 4: Word テンプレートをアップロードして Dynamics 365 に戻す

ステップ 2: [開発者] タブを有効にする

Word テンプレートファイルを開きます。この時点では、ドキュメントが空白に見えます。

Dynamics 365 の XML データを表示したり追加したりするには、Word 開発者タブを有効にする必要があります。

ファイル>オプション>リボンのカスタマイズの順に移動して、開発者チェックボックスを選択します。
OK を選びます。

開発タブが Word のリボンに表示されます。

Word リボンに追加された開発タブ。

ステップ 3: Word テンプレートを定義する

XML マッピングウィンドウで、Dynamics 365 のエンティティフィールドを使って Word テンプレートを定義します。

Word テンプレートで、 開発者>XML マッピングウィンドウの順に選択します。

既定の XML スキーマが選ばれた状態で、XML の対応付けウィンドウが開きます。
Dynamics 365 の XML スキーマを選びます。名前が "urn:microsoft-crm/document-template/" で始まっているスキーマです。

重要

頻繁に予期しない編集を行って Word がフリーズしたりパフォーマンスが低下したりする場合は、AutoCorrect オプションをオフにします。
エンティティを展開して使用可能なすべてのフィールドを表示し、追加するフィールドを右クリックして、コンテンツコントロールの挿入>プレーンテキストを選びます。

Dynamics 365 のフィールドが Word テンプレートに追加されます。
そのほかのエンティティフィールドを追加し、わかりやすいラベルやテキストを追加して、ドキュメントを書式設定してください。完成したテンプレートは次のようになります。
入力したコンテンツコントロールフィールドの中には、複数行のデータがある可能性があります。たとえば、取引先企業には、1 人以上の取引先担当者がいます。 Word テンプレート内のすべてのデータを含めるには、次のようにして、コンテンツコントロールフィールドを繰り返すように設定します:
1. テーブル行に繰り返しデータを持つフィールドを含めます。
2. テンプレートでテーブル行全体を選びます。
3. XML の対応付けウィンドウでコンテンツコントロールフィールドを含む関連付けを右クリックし、繰り返しを選びます。
  
  Dynamics 365 で Word テンプレートを使ってドキュメントを作成すると、表に複数のデータ行が設定されます。
テンプレートに目的のフィールドと書式がある場合、保存して、Dynamics 365 にアップロードします。