この記事では、仕入先の請求書に前払を自動的に適用する機能について説明します。 前払は、購入契約の一部として発注書を作成することができます。 仕入先の請求書を受け取った後は、前払を使って仕入先の請求書から買掛金を決済することができます。 この新機能により、仕入先の請求書をインポートする際に、仕入先の請求書に記載されている発注書番号を使って、対応する前払を自動的に検索することが可能になりました。
前払が見つかり、適用できる場合は、既存の請求書の行に前払を適用するための行が追加されます。 請求書照合のプロセスでは、前払の行は考慮されません。
以下で、異なる購買プロセスを採用した場合に、前払がどのように適用されるかを説明しています。
- [発注書あたり1件の仕入先 ] : 発注書の前払が仕入先請求書に適用されます。
- [複数の発注書に対する1つの仕入先 : すべての発注書の前払が仕入先請求書に適用されます。
- [発注書ごとに複数の仕入先請求書 ] : 最初にインポートされた仕入先請求書に発注書の前払が適用されます。 前払の金額が請求書の金額を超えている場合、前払の適用に失敗し、手動で適用する必要があります。
- 複数の発注書に対する複数の仕入先 : 最初に関連する請求書に発注書の前払が適用されます。 前払の金額が請求書の金額を超える場合は、前払の適用に失敗し、手動で適用する必要があります。 前払を最初の請求書に適用した後に残った前払がある場合は、それ以降の請求書に適用することができます。
前払の適用に失敗した場合、前払申請失敗時のフォローアップ自動化プロセスのブロック オプションの設定により次のステップが決定されます。
- はい : 自動化履歴にエラー メッセージ "前払の自動適用 : 失敗" が追加され、請求書は保留中の仕入先請求書の一覧に残ります。 前払を手動で適用するまでは、請求書はブロックされます。
前払を手動で適用するには、保留中の仕入先の請求書にアクセスします。 請求書の詳細ページで、ブロックされた請求書の自動処理に含める オプションをいいえに設定します。 これで、前払を手動で適用できます。 前払が適用された後、 自動処理に含めるオプションをはいに戻し、請求書が自動処理されるようにします。
また、自動処理に含めるオプションをいいえに設定した後、はいに戻すことで、前払の自動適用を回避することができます。 次のメッセージが表示されます: 「この注文書には、すでに前払が存在します。 選択した仕入先請求書に対して無視しますか？」はいを選択します。 自動化の履歴に 「手動でバイパスされた前払の適用」というメッセージが追加され、自動化プロセスが再び実行されたときに仕入先の請求書がブロックされないようになります。
- [ なし] : フォローアップの自動化プロセスは続行されます。 決済時にも前払を適用できます。