この記事では、仕入先請求書の処理を自動化する機能と、自動化プロセスを使用する利点について説明します。 この機能は、機能管理でオンにされている機能で構成されています。 これらの機能は、仕入先請求書にのみ適用され、請求仕訳帳または仕入帳仕訳帳ページで使われる請求書には適用されません。
組織は多くの場合、サード パーティまたは Invoice Capture の光学式文字認識 (OCR) サービス プロバイダーを使用して紙の請求書を処理します。 サービス プロバイダーは、機械可読請求書メタデータを返します。 自動化を支援するため、買掛金勘定自動化機能によって、買掛金勘定からこれらのコンポーネントを使用することができます。
仕入先請求書自動機能を使用して、一部の買掛金勘定の仕入先請求プロセスを自動化することができます。 仕入先請求書の自動処理には、買掛金勘定の自動化設定に基づくさまざまなタスクが含まれます。 自動化プロセスは、各プロセスを実行するときに、仕入先請求書の進捗状況に関する情報を表示します。 この機能により、買掛金勘定の担当者およびマネージャーは仕入先請求書をより効率的に処理することができます。 また、情報を手動で入力および処理する際に発生する可能性のあるエラーおよび非能率性を減らすこともできます。
自動化プロセスを使用して、次のタスクを実行することができます。
- 仕入先に前払の請求書を自動的に適用する
- 製品受領書を保留中の仕入先請求書の明細行と照合する。
- インポートした請求書をワークフロー システムに自動的に送信する。
- 仕入先請求書が転記される前に転記をシミュレートする。
- ワークフローと自動化の履歴をすばやく、効率的に表示する。
- 仕入先請求書処理の自動化の結果を表示および分析する。
- 複数の請求書の自動処理を再開します。
仕入先請求書を仕入先請求書自動機能に送信する
自動的に請求書をワークフローに送信するパラメーターか、自動的に製品受領書を請求書明細行に照合させるパラメータのいずれかが有効になっている場合、インポートされた請求書はすべて自動的に仕入先請求書自動化機能に送信され、自動化のバックグラウンド ジョブによって処理されます。
請求書ヘッダーの自動処理に含むオプションを有効にすると、手動で作成した請求書を仕入先請求書自動機能に送信できます。 このオプションは、自動化機能の 1 つが有効になっている場合にのみ表示されます。
自動化された処理で使用される請求書は編集できません。 請求書を編集する場合は、まず、自動処理に含めるオプションを無効にして自動処理から除外する必要があります。
製品受領書とスリーウェイ マッチング ポリシーが適用された請求書明細行を照合
スリーウェイ マッチングポリシーが定義されている請求書行に対して、計上された製品受領書を自動的に照合することができます。 プロセスは、照合した製品受領書の数量と請求書の数量が等しくなるまで実行されます。 このプロセスの一部として、プロセスが失敗して終了するまでに、システムが製品受領書を請求明細行と照合する最大回数を指定できます。 プロセスは、毎時間または毎日、バックグラウンドで実行されます。 独自の期間を定義するには、プロセスの自動化>バックグラウンド処理>製品受領書を含む仕入先請求明細行の照合の順に選択してから編集を選択します。
この機能は、製品受領書を請求明細行に照合するパラメーターによって制御されます。 このパラメーターを有効にすると、自動化された受領書の照合ステータス フィールドが保留中の仕入先請求書リスト ページに表示されます。 外部ソースからインポートされる請求書の場合、このフィールドの初期値は まだ実行されていませんになります。
請求書自動照合を実行すると、次のさまざまな条件に基づいてステータスが更新されます。
- 適用できない – スリーウェイ マッチング明細行は見つかりません。 照合ポリシーは、接続されている購買明細行の設定タブで定義されています。
- 完了 – 請求書明細行の数量が製品受領書明細行の数量と完全に一致している。
- 失敗 – 照会する製品受領書の数量が請求明細行の数量よりも少なく、試行の最大数に達している。
- 保留 – 照会する製品受領書の数量が請求明細行の数量よりも少なく、試行の最大数にまだ達していない。
インポートした仕入先請求書をワークフロー システムに送信
継続的な買掛金勘定請求プロセスの一部として、請求書は自動的にワークフロー システムに自動送信されます。 この機能は、ワークフローに請求書を自動送信するパラメーターによって制御されます。 自動的に製品受領書を請求書明細行と照合するタスクを完了し、自動化された処理を行っている請求書のみをワークフロー システムに自動的に送信できます。 このプロセスは、仕入先請求書をワークフローに送信処理ジョブによってバックグラウンドで実行されます。 間隔を定義するには、プロセスの自動化>バックグラウンド処理に移動し、ジョブを選択してから編集を選択します。
ワークフロー送信の前に ワークフローの送信前に製品受領書の状態の照合を確認するパラメーターは、まず、自動化された受領書の照合状態の値を確認し、請求書をワークフロー システムに送信するかどうかを決定します。 このパラメーターが有効な場合、製品受領書の照合の状態が完了または該当なしのときに、請求書がワークフロー システムに送信されます。 このパラメーターが無効な場合は、製品受領書の照合の状態が失敗のときでも、請求書をワークフロー システムに送信できます。
仕入先コラボレーションの請求ワークスペースを使って作成された請求書は、手動でワークフロー システムに送信する必要があります。
自動前払いを適用
インポートされた請求書に自動前払いを適用するパラメーターを有効にすると、存在する前払いが仕入先請求書にインポートされると自動的に適用されます。 前払い申請失敗時のフォローアップ自動化プロセスのブロック パラメーターは、前払い申請が失敗したときに仕入先申請書の自動処理を続行するかどうかを決定します。
仕入先請求書の転記の事前検証
転記のシミュレーションでは、仕入先請求書の転記プロセス中に実行される検証ステップは完了しますが、勘定は更新されません。 プロセスを実行するために、保留中の仕入先請求書ページで 1 つの請求書または複数の請求書を選択することができ ます。
仕入先請求書のワークフローおよび自動化履歴情報を表示するための拡張エクスペリエンス
仕入先請求書ワークフロー履歴の分かりやすいビューが提供されます。 仕入先請求書ワークフローの履歴は、仕入先請求書から直接アクセスできます。 したがって、情報を見つけるために必要なクリックの回数を減らすことができます。 組織でインポート済の仕入先請求書を自動的にワークフローに送信する機能が有効になっている場合は、インポートした請求書の自動化履歴が提供されます。 自動化履歴は、現在のプロセスステップだけでなく、すでに完了したステップを特定する際にも役立ちます。 ステップに失敗した場合、失敗の理由を説明するための詳細な情報を提供します。
分析とメトリック
仕入先請求書センター ワークスペースにより、自動化プロセスによって作成されなかった仕入先請求書に集中することができます。 ワークスペースのタイルは、ワークフロー システムに正常に送信またはインポートされなかったか、または製品受領書と照合されなかった仕入先請求書に関する情報を一覧表示します。 Microsoft Power BI メトリックスも提供され、買掛金勘定マネージャーは仕入先請求書の自動化の効率について洞察を得ることができます。
複数の請求書の自動化処理を再開
インポートされた請求書が自動化プロセスを使いワークフローに正常に送信されなかった場合、システムはこの請求書を以降の自動処理から削除します。 自動化されたプロセスがワークフローに再提出する前に、買掛金勘定の担当者が請求書を確認し、編集することができます。 同じ修正で複数の請求書のエラー原因が解決できる場合は、自動請求処理の再開 ページで自動処理を再開することができます。
請求書受領日の値の追跡
請求書の受信日の値は、会社が仕入先から請求書を受け取った日付を示します。 自動化プロセスを通じて請求書の進捗状況を追跡する開始点を提供します。 この値は、仕入先請求書のインポート データに含まれます。 手動で作成した請求書の場合は、日付を指定できます。 値の入力がない場合、既定で現在の日付が使用されます。
インポートされた請求書の金額とインポートされた消費税額の追跡
仕入先請求書のインポートされた請求額およびインポートされた消費税額の値は、仕入先請求書のインポート ファイルで提供できます。 通常、これらの値は外部のプロバイダーによってスキャンされ、インポート ファイルに含まれる請求書から取得されます。 請求書は買掛金で処理されるため、値は請求書データに基づいて計算されます。 請求書は、インポートされた値が計算された値と一致する場合にのみ転記できます。 ワークフローが有効な場合、ワークフロー送信の前に検証が適用されます。 値を照合することで、請求書には仕入先に支払うべき金額が正確に反映されます。 組織でワークフロー システムにインポートされた請求書の自動送信を許可している場合、必要に応じて請求書をワークフロー システムに送信する前に、インポートされた合計と計算された合計の一致を要求できます。 この機能は、ワークフローの送信の計算された合計がインポートされた合計と同じである必要があるパラメーターによって制御されます。