スキャン済みドキュメントの請求書の自動化

この記事では、添付ファイルを含む請求書など、仕入先請求書のエンドツーエンドの自動化で利用可能なデータ エンティティについて説明します。

買掛金勘定 (AP) プロセスを合理化したい組織は、多くの場合、請求書処理プロセスが効率化を図る必要があるプロセス領域の最上位にあると考えます。 多くの場合は、このような組織は、紙の請求書の処理からサード パーティ光学式文字認識 (OCR) サービス プロバイダにオフロードします。 それにより、各請求書のスキャン イメージと共に機械可読請求書メタデータを受け取ります。 オートメーションのためには、請求システムでこれらのコンポーネントの消費を有効にする「最終工程」ソリューションを構築します。 請求書自動化ソリューションをそのまま使用することで、この「最終工程」有効になります。

ソリューション コンテキスト

請求書自動化ソリューションでは、請求書ヘッダーと請求明細行の請求書メタデータおよび請求書に適用される添付ファイルを受け取ることができる標準インターフェイスを実現します。 このインターフェイスに準拠しているコンポーネントを生成する外部のシステムは、請求書および添付ファイルの自動処理のためのフィードを送信することができます。

次の図は、Contoso が仕入先請求書の処理のために OCR サービス プロバイダと統合する場合のシナリオの例を示します。 Contoso 社の仕入先は、請求書をサービス プロバイダーへ電子メールで送信します。 OCR 処理によっては、サービス プロバイダーは請求書メタデータ (ヘッダーまたは明細行) および請求書のスキャン イメージを生成します。 使用できるよう統合レイヤーでこれらのコンポーネントを変換します。

請求書の統合が必要な場合、上記のシナリオのさまざまなバリエーションが可能です。 別のユースケースはデータ移行で、このインターフェイスを使用して請求書および添付ファイルを作成できます。

ソリューション コンポーネント

ソリューション フットプリントは、次のコンポーネントで構成されます。

• 請求書ヘッダー、請求書の明細行、および請求書の添付ファイルのデータ エンティティ
• 請求書の例外処理
• 請求書の添付ファイルを並べて表示するビューアー

この記事の後半では、これらのソリューション コンポーネントの詳細説明を提供します。

データ エンティティ

データ パッケージは、送信する必要がある作業単位で、請求書ヘッダー、請求明細行、および請求書の添付ファイルが作成されます。 データ パッケージを構成するコンポーネントで使用されるのは次のデータ エンティティです。

• 仕入先請求書ヘッダー
• 仕入先請求明細行
• 仕入先請求書ドキュメントの添付ファイル

仕入先請求書ドキュメントの添付ファイルは、この機能の一部として導入される新しいデータ エンティティです。 添付ファイルをサポートできるように、仕入先請求書ヘッダーのエンティティが変更されました。 この機能に関して、仕入先請求書の明細行のエンティティは変更されていません。

データパッケージの詳細については、データ管理の概要を参照してください。 データ管理ワークスペースを使用したデータ パッケージの作成方法については、Dynamics 365 財務と運用アプリ ソリューションにおけるデータ パッケージの処理と消費 を参照してください。

請求書および添付ファイルを含むテスト データを簡単に生成するには、以下の手順を実行します。

1. インスタンスにサインインします。

2. 買掛金勘定>請求書>保留中の仕入先請求書 に移動します。

3. 明細行および添付ファイルがある請求書を作成します。

   メモ

   添付ファイルは、ヘッダー添付ファイルにする必要があります。 現時点では、仕入先請求書ドキュメントの添付ファイルのエンティティは、明細行の添付ファイルをサポートしていません。

4. データ管理ワークスペースを開きます。

5. 仕入先請求書ヘッダー、仕入先請求書の明細行、および仕入先請求書ドキュメントの添付ファイルのエンティティを含むエクスポート ジョブを作成します。

6. データをエクスポートします。

7. エクスポートしたデータを、パッケージとしてダウンロードします。 対象のインスタンスにデータをテスト用にインポートするために、パッケージを使用できます。

請求書の法人を決定します。

データ パッケージからインポートする請求書と、それが属する法人を関連付ける方法は 2 つあります。

• 請求書を処理するインポート ジョブが、データ管理ワークスペースでジョブがスケジュールされた会社にインポートします。 つまり、ジョブを実行する会社が、請求書が属する会社となります。
• 請求書が含まれるデータ パッケージが Finance に送信された時、呼び出し元 (つまり、Finance の外部で実行される統合アプリケーション) は HTTP 要求で明示的に会社の ID に言及します。 この場合は、Finance で処理のジョブを実行する会社コンテキストが上書きされ、請求書は HTTP 要求で渡された会社にインポートされます。

メモ

この動作は、標準的なデータ管理の動作です。 間違いが生じないように、請求書のコンテキストで、念のために説明されています。

例外処理

統合により仕入先請求書が財務と運用に渡されるシナリオの場合、買掛金勘定のチーム メンバーが例外処理や障害が発生した請求書を扱い、障害が発生した請求書から保留中の請求書を作成する簡単な方法が存在する必要があります。 この仕入先請求書の例外処理は、財務と運用の一部として提供されています。

リストのインポートに失敗した仕入先請求書ページ

例外請求書の新しいリスト ページは、買掛金管理>請求書>インポートの失敗>インポートに失敗した仕入先請求書 にあります。 このページは、仕入先請求書ヘッダーのデータ エンティティのステージング テーブルから、すべての仕入先請求書のヘッダー レコードを表示します。 データ管理ワークスペースから同じレコードを表示できることに注意してください。 データ管理ワークスペースの例外処理機能で提供されているのと同じアクションを実行することもできます。 例外処理機能は機能ユーザー向けに最適化され、簡単に使用できます。

このリスト ページには、フィード経由で受け取る次のフィールドが含まれています。

• 会社 – 請求書が属する会社

• エラー メッセージ – 請求書を作成できなかった理由を説明する、データ管理フレームワークが発行するエラー メッセージ

• 番号 – 請求書番号

• 請求元仕入先

• 名前 – 仕入先の名前

• 仕入先

• 発注書 – 請求書の発注書 (PO) 番号

• 転記日付

• 請求日

• 請求明細

• 通貨

• ログ

• 明細行参照 – 外部システムから取得する識別子

  メモ

  明細行参照は請求書 ID ではありません。

このリスト ページには、次のように使用できるプレビュー ウィンドウもあります。

• グリッド内の エラー メッセージ 列を展開する必要がないように、エラー メッセージ全体を表示します。

リスト ページでは、次の操作がサポートされています。

• 編集 – 編集モードで例外レコードを開くので、問題を修正することができます。
• オプション – リスト ページで利用できる標準オプションにアクセスします。 ワークスペースへの追加 オプションで、例外リスト ページをリストまたはタイルとしてワークスペースに固定することができます。

明細のインポートに失敗した仕入先請求書ページ

編集モードを開始すると、問題が発生した明細のインポートに失敗した仕入先請求書ページが開きます。 添付ファイルのある請求書に問題がある場合、添付ファイルは表示されません。 添付ファイルは請求書に再添付する必要があります。

明細のインポートに失敗した仕入先請求書ページでは、保留中の請求書を作成できます。 例外処理の一部として請求書の問題を解決した後、保留中の請求書の作成ボタンをクリックして保留中の請求書を作成できます。 保留中の請求書はバックグラウンドで作成されます。

共有サービス対組織に基づく例外処理

[例外リスト] ページは、データ管理ワークスペースがステージング レコードの処理でサポートする標準セキュリティ構造をサポートします。 請求書のインポート ジョブは、次の方法でセキュリティ保護できます。

• ユーザー ロールごと
• ユーザー別
• 法人ごと

請求書インポート ジョブのセキュリティを構成すると、[例外リスト] ページはその設定に従います。 表示されるように設定された請求書例外レコードのみが表示されます。

たとえば、Contoso は法人ごとに請求書の例外を処理することにしました。 この場合、法人 A のユーザーは法人 A の請求書例外のみが表示されるように、法人 B のユーザーは、法人 B の請求書例外だけを見ることができるように、請求書インポート ジョブのセキュリティを構成します。この設定により、請求書の例外管理の職務分掌が実現できます。

Contoso がセキュリティを適用しない場合、同じユーザーがすべての法人の請求書の例外を処理できます。 この設定では、請求書の例外管理の共有サービス シナリオを実現できます。

添付ファイルを並べて表示するビューアー

仕入先請求書の添付ファイルを簡単に表示するため、請求書作成プロセスで現在使用される次のページでは、添付ファイル ビューアーを提供します。

• 例外処理
• 保留中の仕入先請求書 ページ (請求書の確認プロセスでも使用可能)
• 請求仕訳帳照会ページ (転記された請求書)

添付ファイル ビューアーが提供する主な機能を以下に示します。

• ドキュメント管理がサポートするすべての添付ファイル タイプ (ファイル、画像、URL、およびメモ) を表示します。
• 複数ページの TIFF ファイルを表示します。
• イメージ ファイルには、次のアクションを実行できます:
  • 画像の一部を強調表示します。
  • 画像の一部をブロックします。
  • イメージに注釈を追加します。
  • 画像を拡大/縮小します。
  • 画像を移動します。
  • 操作の取り消し、やり直しができます。
  • 画像をサイズに合わせます。

メモ

これらのアクションは、画像ファイル (JPEG、TIFF、PNG など) でのみ使用できます。 これらのアクションを使用して画像に対して行う変更は、画像ファイルに保存されます。 現時点では、添付ファイル ビューアーにバージョン管理や監査機能は含まれていません。

既定の添付ファイル

仕入先請求書に複数のファイルが添付されている場合、添付ファイル ページで、ドキュメントのいずれかを既定の添付ファイルとして設定できます。 既定の添付ファイルです オプションは、この機能の一部として追加された新しいオプションです。 このオプションは、仕入先請求書ドキュメントの添付ファイル データ エンティティでも公開されます。 したがって、既定の添付ファイルは統合により設定できます。

1 つのドキュメントだけを、既定の添付ファイルとして設定できます。 既定の添付ファイルとしてドキュメントを設定した後は、請求書を開いたときに自動的に添付ファイル ビューアーに表示されます。 既定の添付ファイルとしてドキュメントを設定しなかった場合、請求書を開いても添付ファイル ビューアーにはどのファイルも自動的に表示されません。

請求書添付ファイルの表示/非表示

例外処理、保留中の請求書、および 請求仕訳帳照会ページに新たに表示されるボタンで、添付ファイル ビューアーの表示または非表示を切り替えられます。

セキュリティ

添付ファイル ビューアーの次のアクションは、ロール ベース セキュリティ経由で制御されます。

• 強調表示
• ブロック
• 注釈

[保留中の仕入先請求書] ページ

次の特権は、強調表示、ブロック、および注釈のアクションのための読み取り専用アクセスまたは読み取り/書き込みアクセスを添付ファイル ビューアーに提供します。

• 仕入先請求書の画像を管理 – この特権は読み取り/書き込みアクセスを提供します。
• 仕入先請求書の画像を表示 – この特権は読み取り専用アクセスを提供します。

次の職務は、それらのアクションに関して、添付ファイル ビューアーに読み取り専用アクセスまたは読み取り/書き込みアクセスを提供します。

• 仕入先請求書の管理 – 仕入先請求書の画像管理権限はこの職務に割り当てられます。
• 仕入先請求書状態の照会 – 仕入先請求書の画像表示権限はこの職務に割り当てられます。

次のロールは、それらのアクションに関して、添付ファイル ビューアーに読み取り専用アクセスまたは読み取り/書き込みアクセスを提供します。

• 買掛金勘定係および買掛金勘定マネージャー – 仕入先請求書の管理職務がこれらのロールに割り当てられます。
• 買掛金勘定係、買掛金勘定マネージャー、買掛金勘定集中支払係、および買掛金勘定支払係 – 仕入先請求書状態の照会職務がこれらのロールに割り当てられます。

仕入先請求書の添付

次の特権は、強調表示、ブロック、および注釈のアクションのための読み取り専用アクセスまたは読み取り/書き込みアクセスを添付ファイル ビューアーに提供します。

メモ

このセクションに記載されているロールは、最初から添付ファイル ビューアーの請求書の画像の読み取り専用アクセスを提供します。 ロールに画像への書き込みアクセス権が必要な場合、ここに記載されている特権と職務を使用して、書き込みアクセスをそのロールに割り当てることができます。

• 仕入先請求書ヘッダー エンティティ画像の管理 – この特権は、添付ファイル ビューアーで請求書イメージへの読み取り/書き込みアクセスを提供します。
• 仕入先請求書ヘッダー エンティティ画像の表示 – この特権は、添付ファイル ビューアーで請求書イメージへの読み取り専用表示を提供します。

次の職務は、それらのアクションに関して、添付ファイル ビューアーに読み取り専用アクセスを提供します。

• 仕入先請求書の管理 – 仕入先請求書ヘッダー エンティティ画像管理特権はこの職務に割り当てられます。

次のロールは、それらのアクションに関して、添付ファイル ビューアーに読み取り専用アクセスを提供します。

• 買掛金勘定係および買掛金勘定マネージャー – 仕入先請求書の管理職務がこれらのロールに割り当てられます。

既定では、ユーザー ロールが任意のページでの編集権限を提供している場合、ユーザーは添付ファイル ビューアーでの強調表示、ブロック、およびコメント アクションの編集権限も有します。 ただし、ページの編集権限があるものの添付ファイル ビューアーの編集権限を持たない特定のロールが必要なシナリオの場合、このユース ケースの必要を満たすためには前のリストから適切な権限を使用することができます。