この記事では、メールによるリマインダー、回収活動 (電話など)、顧客に送信する督促状などを必要とする顧客の請求書を自動的に識別する回収プロセス戦略を設定のプロセスについて説明します。
多くの組織では、古い残高報告書、顧客の口座、未払いの請求書などの調査に多大な時間を費やして、未処理の請求書や口座残高について連絡すべきかを判断しています。 この調査では、回収代行業者が時間をかけて、期日経過残高の回収や請求書の紛争解決にあたって顧客とのやり取りを行います。 回収プロセスの自動化を使用すると、回収プロセスに対して、戦略に基いたアプローチを設定できます。 これにより、カスタマイズされたメール通知、または督促状を送信するプログラムされたプロセスを提供し、一貫した方法で回収活動を適用できます。
回収プロセスの設定
回収プロセスの設定 ページ (貸方と回収 > 設定 > 回収プロセスの設定)を使用して、 活動のスケジュールを設定したり、メール メッセージを送信したり、顧客向けの督促状を作成、転記する自動化された取立プロセスを作成できます。 このプロセスのステップは、最初、または最も古い未処理の請求書に基づいています。 各ステップでは、この請求書を使用して、特定の顧客との間でどのようなコミュニケーションや活動を行うべきかを決定します。
通常、回収チームは各未払の請求書に関する早期通知を送信して、請求書が期日を近づくと顧客に通知します。 事前督促選択では、請求書のタイミングがそのステップに達すると、全ての請求書に対して処理されるように、各プロセス階層で 1 つのステップを許可するように設定できます。
プロセス階層
それぞれの顧客プールは、1つのプロセス階層に対してのみ割り当てることができます。 このステップの階層ランクは、プロセスの階層が割り当てられている複数のプールに顧客が含まれている場合に、どのプロセスが優先されるかを識別します。 プール ID によって、プロセスに割り当てる顧客が決まります。 設定された各階層は、1 つのプロセスの自動化にしか割り当てられません。
非活動日は、自動化プロセスで顧客への連絡を頻繁に行わないようにする目的で使用されます。 例えば、非活動日が2日に設定されている場合、元の先行請求書が全額決済されていたとしても、顧客は少なくとも2日間は自動化プロセスから連絡を受けることはありません。
顧客の古い残高や請求書の金額が定義された値よりも小さい場合に、プロセスの自動化から顧客を除外するには、プロセスからの除外 フィールドで顧客の古い残高が次よりも少ない、または請求書の金額が次よりも少ないを選択し、金額の値を入力します。
予測を使用をマークして、顧客の支払予測を使用した回収活動を行うことができます。 作成された活動は、売掛金パラメータページの回収プロセスの自動化タブにある支払い予測の活動テンプレートを使用します。
追跡手順を使用するをマークして、請求書が自動化のすべての手順を確実に実行するために使用します。 請求書をプロセスの最初のステップから開始したい場合は、はい に設定します。 たとえば、コレクション ステータス フィールドが 争議 に設定されていたが、後に 解決済 に設定された場合、コレクション プロセスの自動化は、コレクション プロセス設定の プロセス詳細 タブの最初のステップから開始されます。 いいえを選択して、最初の日付に最も近い活動の請求を開始します。 このチェック ボックスは、Dynamics 365 Finance のバージョン 10.0.43 以降で コレクション プロセス自動化の追跡手順機能拡張 が有効になっている場合に使用できます。
このチェック ボックスは無効にできません。 この機能を有効にすると、プロセス自動化履歴に従って実行された最新の手順が、それぞれのオープン請求書に割り当てられます。 プロセス自動化履歴が削除された場合、すべてのオープン請求書はプロセス自動化の設定の詳細の最初の手順から開始されます。
プロセスの詳細
新規をクリックして、階層に新しいプロセスの詳細を追加します。 説明 は、階層内のステップの目的、または名前の識別に使用されます。 アクション タイプを選択して、活動の作成、メールの送信、コ督促状の作成などを行うステップを定義します。
- ビジネス ドキュメントは、活動タイプの作成に使用するテンプレートを定義します。 このドキュメントは、活動のテンプレート、電子メールのテンプレート、または各顧客に送られる督促状などがあります。 回収プロセスの自動化では、他の回収パラメータの設定にかかわらず、顧客ごとに督促状が作成されます。
- 時期は、先頭の (最も古い) 請求書の支払期日の前後に発生するプロセスのステップを定義し、請求書の支払期日列に関連して「日数」に表示される数字とともに使用されます。
- 事前督促オプションをマークすると、プロセス階層の 1 つのステップですべての請求書に対してアクションを作成することができます。 事前督促アクションは、通常、未払いの請求書に関連する早期通知で、請求書の支払期日が迫っているときに顧客に通知できます。 事前督促は、1 つの階層につき 1 つの活動に対してのみマークすることができます。 階層内では、事前督促アクションとして指定できる手順は 1 つのみであり、この手順は活動または電子メールのいずれかである必要があります。 メールのアクション タイプを選択すると、受信者は、メール メッセージが顧客、販売グループ、または回収代行業者の連絡先に送信されるかどうかを定義する目的で使用されます。
- 業務目的の連絡先 フィールドの値は、その顧客のアカウントのどの連絡先にコミュニケーションを送信するかを決定します。
ビジネス ドキュメントの詳細
ビジネス ドキュメントの詳細は、プロセスの詳細で選択されたアクション タイプによって異なります。 アクションタイプが活動の場合は、活動テンプレートの詳細が表示されます。 この詳細には、活動テンプレート名、作成される活動の種類、活動の目的、活動を完了するために予定されている日数、活動の詳細などが含まれます。 この活動は、活動の完了に必要となるアクションを受信者に通知する、先行する請求書にリンクされます。
活動タイプがプロセスの詳細に記載されているメールの場合、このセクションには 2 つのクイックタブが含まれます。 1つ目は、テンプレート ID、メールの説明、既定の言語、自動的に送信するメール メッセージに割り当てられるユーザー名、関連する送信者のメール アドレスの定義に使用されます。 2番目の方法では、編集 を選択して、言語 と 件名 フィールドの値を保存した後に、メールの本文を作成できるようにします。 これにより、HTML コンテンツのアップロードに使用するウィンドウが開きます。
メモ
やり取りの本文を含む Outlook の電子メールメッセージを HTML 形式で保存することができます。 その後、メッセージの内容をアップロードして、テンプレートを実装することができます。
アクション タイプに督促状を選択した場合、設定ページにビジネス ドキュメントの詳細セクションは表示されません。
回収プロセス履歴ボタンを使用して、選択したプロセス階層の最新の履歴を表示します。
回収プロセスの割り当て アクションをクリックして、回収プロセスに割り当てられた顧客を表示します。 顧客割り当てのプレビュー を使用して、特定の顧客が割り当てられている階層を表示します。 プロセスの割り当てプレビューを使用して、階層の実行時に割り当てられる顧客をプレビューします。 手動割り当て をクリックすると、手動でプロセスに割り当てられた顧客が表示され、プロセスを割り当てる顧客が選択されます。
プロセスのシミュレーション アクションをクリックすると、選択したプロセスの自動化がこの時点で実行された場合に作成されるアクションがプレビューされます。
Dynamics 365 Finance バージョン 10.0.44 では、コレクション プロセスの自動化にプロジェクトおよび一般仕訳帳請求書を含む 機能が導入されています。
この機能を有効にすると、戦略グリッドの新しいパラメーターにアクセスできます。 自動化プロセスに含めたい請求書のタイプに基づいてチェックボックスをオンにします。
財務トランザクションの追跡と管理を強化するために、"伝票" 列が コレクション プロセス履歴ページに新しく導入されました。 この列により、ユーザーはエントリごとに関連する伝票の詳細を表示でき、透明性が高まり、識別が容易になります。