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公的機関での請求分類と請求コード

  • [アーティクル]

この記事では、公的部門の組織で請求書の分類と請求書作成コードを使用して自由形式の請求書を管理する方法について説明します。

請求分類

請求分類は、処理および表示について類似した自由書式の請求書をグループ化するために使用されます。 たとえば、輸送機関は、小規模なリースその他の仕入先との間の移動に必要なスペースを提供する場合があります。 代理店は、リースの請求書の分類を作成することで、同じ支払条件を自動的に適用し、すべてのリースに同じ順序で取り込み文字を使用することができます。 また、リースが同じ財務分析コードを使用していなくても、すべてのリースの共有を一緒に表示することもできます。 請求書の分類には次の情報が含まれます。

  • 請求書の分類コード (最大英数字15文字)
  • 説明 (最大60文字)
  • 支払条件
  • 利子情報
  • 請求書番号の番号順序
  • 貸方書の番号順序
  • 取り込み状の番号順序
  • この請求書の分類を使用する請求書に割り当て可能な請求書コード

請求書の分類を使用して、自由形式請求書の決済の優先順位を制御できます。 詳細については、「 における設定の優先順位」を参照してください。 1つの請求書の分類に複数の請求コードを含めできますが、各請求書作成コードは1つの請求書の分類にのみ割り当てることができます。 自由形式選択請求書で請求書の分類を作成する場合は、請求書に対して請求書の請求書分類に一覧表示されている請求コードのみを使用できます。 請求書の分類を設定する前に、請求書の分類に使用する支払条件、利息コード、転記プロファイル、取立順序、番号順序、および請求コードを設定している必要があります。

[請求コード]

請求コードは、サービスまたは請求金額の定義されたタイプの既定の請求値とレートのセットを提供します。 各請求コードに対して定義した値は、請求コードが選択されている場合に自由書式の請求明細行へ自動的に入れられます。 たとえば、古い管理部門は、新しいコンテナに対して特定の顧客に請求する場合があります。 これらのコンテナの請求情報を含む "新しいコンテナー" 請求コードが必要です。 部門が自由形式の請求書を作成し、請求明細に "新しいコンテナー" の請求コードを選択すると、請求書コードの既定値が自動的に入力されます。 請求コードには次の情報が含まれます。

  • 請求コード (最大英数字10文字)
  • 説明 (最大60文字。請求書に印刷されます)。
  • 有効日有効期限
  • 売上税情報
  • 利子情報
  • 勘定配布
  • レート情報
  • プロジェクト情報 (売掛金勘定パラメータ ページで有効になっている場合)
  • カスタム フィールド

通常、自由形式の請求書では、請求コードの既定値を変更できます。 ただし、特定のフィールドに対する変更を許可または防止するために、請求コードを設定できます。 詳細については、公的部門の自由形式の請求書を参照してください。 請求書作成コードは転記定義に関連付けすることもできます。 請求コードを請求明細で使用する場合は、請求コードに関連付けられている転記定義を使用してトランザクションを元帳に転記します。 転記定義の詳細については、「 公的部門での転記定義」を参照してください。

カスタム フィールド

請求書作成コード用のカスタム フィールドを作成できます。 これらのフィールドは、特定の請求費用に関連するデータを収集するために使用されます。 たとえば、都市の動物管理部門では、カスタム フィールドを使用して、動物の種類や、その最後のリザラリの変更日を記録できます。 カスタム フィールドは請求書作成コードに割り当てるので、請求書作成コードを作成する前にカスタム フィールドを作成する必要があります。 カスタム フィールドには6種類があります。 任意のカスタム フィールドの既定値を設定できます。 既定値は自由形式の請求書で変更できます。

  • 通貨 通貨フィールドは、小数点以下2桁の数字のみを受け入れるフィールドです。 フィールドの最小値と最大値を指定できます。
  • [小数点 : 小数点以下4桁の小数のみを受け入れる小数点以下のフィールド。 フィールドの最小値と最大値を設定できます。
  • テキスト : テキスト フィールドには任意の種類のテキストを保持できます。また、入力された入力値はテキストとして解釈されます。 フィールドの最大フィールド長を設定できます。
  • 整数 : 整数フィールドは、整数のみを受け入れる必要があります。 フィールドの最小値と最大値を設定できます。
  • ブール値 : ブール値では、はい/選択なしを指定できます。
  • [日付 ] : 日付フィールドは、日付のみを受け入れる必要があります。 この日付は、mm/dd/yyyとして格納されます。

請求書作成分類を使用する必要がありますか。

請求書作成の分類を有効にする必要はそうしませんが、行することを強く推奨します。 売掛金勘定アプリケーションの公的部門の機能の多くは、請求書の分類が有効になっている場合にのみ使用できます。 ただし、請求書の分類を有効にした後は、自由形式請求書の請求分類が必須のフィールドになります。 自由形式請求書の請求書の請求書の分類と請求書コードの詳細については、「 公的部門の請求書 (複数)」を参照してください。

請求書の分類を有効にする方法は?

売掛金勘定パラメータ ページ上で請求書作成 できます。 General セクションの Salesの設定 FastTab、および 選択 請求書の分類を使用します。 請求書の分類と請求書作成コードを作成するページは、請求書作成分類を有効にする前に使用できます。 請求書作成の分類と請求書作成コードを有効化する前に、すべての請求書作成コードを設定する必要があります。 請求書の分類を有効にした後で、すべての自由形式請求書に請求書の請求書の分類を適用する必要があります。 注 : 自由形式請求書の決済の優先順位を決定するために請求書の分類を使用する場合は、請求書の分類を有効にした後 請求 決済の優先順位 ページを有効にする必要があります。 詳細については、「 における設定の優先順位」を参照してください。

請求レートが変更された場合、新しい請求コードを作成する必要がありますか。

請求書作成コードを更新する必要がある場合は、新しい請求書作成コードを作成する必要はありません。 代わりに、各バージョンの有効日と有効期限を使用して、請求書コードの複数のバージョンを作成できます。 システムは有効日して、更新されたバージョンの使用を自動的に開始します。

同じ請求書作成コードを複数の請求書作成分類に割り当て可能か。

いいえ、しかし、必要な結果を得る方法があります。 たとえば、組織で各部門で個別の請求書作成分類を使用するとします。 3つの部門でライセンス契約の請求書作成コードが必要です。 3つの請求書作成分類に1つの "使用許諾契約書" 請求コードを割り当てはできますが、3つの同一の請求コードのセットを作成し、1つを各部門に割り当てできます。