この記事では、公的機関の組織が請求分類と請求コードを使用して、自由書式の請求書を管理する方法について説明します。
請求分類
請求分類は、処理および表示について類似した自由書式の請求書をグループ化するために使用されます。 たとえば、輸送機関は、各駅にあるスペースを小規模なコーヒーショップやその他の販売業者にリースすることがあります。 機関は、リースの請求分類を作成することで、同じ支払条件を自動的に適用し、すべてのリースに同じ順序で督促状を使用することができます。 また、リースが同じ財務分析コードを使用していなくても、すべてのリースの請求書をまとめて表示することもできます。 請求書の分類には次の情報が含まれます。
- 請求分類コード (英数字 15 文字以下)
- 説明 (60 文字以下)
- 支払条件
- 利息情報
- 請求書番号の番号順序
- 訂正票の番号順序
- 督促状順序の番号順序
- この請求分類を使用する請求書に割り当てることが可能な請求コード
請求分類を使用して、自由形式請求書の決済の優先順位を制御できます。 詳細については、公的機関での決済の優先順位を参照します。 1 つの請求分類に複数の請求コードを含めることができますが、各請求コードは 1 つの請求分類にのみ割り当てることができます。 自由形式請求書で請求分類を選択する場合は、請求書に対して請求分類に一覧表示されている請求コードのみを使用できます。 請求書の分類を設定する前に、請求書の分類に使用する支払条件、利息コード、転記プロファイル、取立順序、番号順序、および請求コードを設定している必要があります。
請求コード
請求コードは、サービスまたは請求金額の定義されたタイプの既定の請求値とレートのセットを提供します。 各請求コードに対して定義した値は、請求コードが選択されている場合に自由書式の請求明細行へ自動的に入れられます。 たとえば、廃棄物管理部門は、新しいコンテナに対して特定の顧客に請求する場合があります。 これらのコンテナの請求情報を含む "新しいコンテナー" 請求コードが必要です。 部門が自由形式の請求書を作成し、請求明細に「新しいコンテナー」の請求コードを選択すると、請求コードの既定値が自動的に入力されます。 請求コードには、次の情報が含まれます。
- 請求分類 (英数字 10 文字以下)
- 説明 (最大60文字。請求書に印刷されます)
- 有効日および有効期限
- 消費税情報
- 利息情報
- 勘定配布
- レート情報
- プロジェクト情報 (売掛金勘定パラメータ ページで有効になっている場合)
- カスタム フィールド
通常、自由形式の請求書では、請求コードの既定値を変更できます。 ただし、特定のフィールドに対する変更を許可または防止するために、請求コードを設定できます。 詳細については、「公的機関での自由書式の請求書」を参照します。 請求書作成コードは転記定義に関連付けすることもできます。 請求コードを請求明細で使用する場合は、請求コードに関連付けられている転記定義を使用してトランザクションを元帳に転記します。 転記定義の詳細については、 公的機関での転記の定義を参照してください。
カスタム フィールド
請求コードのカスタム フィールドを作成できます。 これらのフィールドは、特定の請求費用に関連するデータを収集するために使用されます。 たとえば、都市の動物管理部門では、カスタム フィールドを使用して、動物の種類や、その最後の狂犬病の変更日を記録できます。 カスタム フィールドは請求書作成コードに割り当てるので、請求書作成コードを作成する前にカスタム フィールドを作成する必要があります。 カスタム フィールドには6種類があります。 任意のカスタム フィールドの既定値を設定できます。 既定値は自由形式の請求書で変更できます。
- 通貨 – 通貨フィールドには、小数点以下 2 桁の数字のみを使用できます。 フィールドの最小値と最大値を指定できます。
- 小数 – 小数フィールドは、小数点以下 4 桁の小数のみを受け入れるフィールドです。 フィールドの最小値と最大値を設定できます。
- テキスト - テキスト フィールドは、任意の種類のテキストを保持することができ、これらに入力された入力値はテキストとして解釈されます。 最大フィールド長を設定できます。
- 整数 – 整数フィールドには、整数のみを使用できます。 フィールドの最小値と最大値を設定できます。
- ブール値 - ブール値では、はい/いいえを指定できます。
- 日付 – 日付フィールドには、日付のみを使用できます。 この日付は、mm/dd/yyyy として保管されます。
請求書作成分類を使用する必要がありますか。
請求書作成の分類を有効にする必要はありませんが、有効にすることが強く推奨されます。 売掛金勘定アプリケーションの公的部門の機能の多くは、請求書の分類が有効になっている場合にのみ使用できます。 ただし、請求書の分類を有効にした後は、自由形式請求書の請求分類が必須のフィールドになります。 自由形式請求書の分類と請求コードの詳細については、公的機関での自由書式の請求書を参照してください。
請求書の分類を有効にする方法は?
売掛金勘定パラメータ ページで請求分類を有効にします。 一般 セクションの 販売の設定 クイックタブで、請求分類を使用 を選択します。 請求分類と請求コードを作成するページは、請求分類を有効にする前に使用できます。 請求分類と請求コードは、有効化する前に、すべて設定しておくと便利です。 請求分類を有効にした後で、すべての自由形式請求書に請求分類を適用する必要があります。 注: 自由形式請求書の決済の優先順位を決定するために請求分類を使用する場合は、請求分類を有効にした後、請求属性を決済の優先順位ページで有効にする必要があります。 詳細については、公的機関での決済の優先順位を参照します。
請求レートが変更された場合、新しい請求コードを作成する必要がありますか。
請求書作成コードを更新する必要がある場合は、新しい請求書作成コードを作成する必要はありません。 代わりに、各バージョンの有効日と有効期限を使用して、請求書コードの複数のバージョンを作成できます。 有効日になると、更新されたバージョンの使用が自動的に開始されます。
同一の請求コードを複数の請求分類に割り当てることができますか。
いいえ、しかし、必要な結果を得る方法があります。 たとえば、組織で個別の請求分類を使用するとします。 3つの部門でライセンス契約の請求書作成コードが必要です。 3 つの請求分類に 1 つの「ライセンス契約」請求コードを割り当てることはできませんが、3 つの同一の請求コードのセットを作成し、1 つを各部門に割り当てることができます。