この記事では、経費管理を構成する前に計画プロセス中に行う必要がある考慮事項と決定事項について説明します。 経費管理では、支払方法、出張要求、経費精算書、ポリシーなどに関する情報を保存できます。
経費管理の構成を計画する際の決定の多くは、組織の階層と財務構造に基づいているため、これらの領域の計画ドキュメントを参照する必要があります。
会社間経費
会社間経費を有効にすると、法人と従業員が別の法人に代わって経費を負担し、組織内の雇用法人から支払を回収できるようになります。 たとえば、法人 A の従業員が法人 B のプロジェクトを完了し、プロジェクトで旅費関連の費用が発生するとします。 会社間経費が有効になっている場合、従業員は経費を法人 B に転記する経費精算書を提出でき、経費は法人 A が支払う必要があります。組織に複数の法人がない場合、会社間経費を有効にする必要はありません。
決定： 会社間経費を有効にしますか?
財務管理
経費管理は、組織の財務管理と密接に統合されています。 経費管理の構成の多くは、組織の財務について行った決定に基づいています。 次のセクションでは、組織の財務上の決定とリーダーシップ チームからのガイダンスに基づいて、計画と決定が必要なさまざまな領域について説明します。
日当経費
組織が提供する従業員の日当を定義する必要があります。 一般に日当は、食費、宿泊費、その他の付随経費などを負担するために使用されます。そのため、組織で日当に対するルールを作成します。 日当レートは、時期、旅行場所、またはその両方に基づく場合があります。 日当ルールを定義する際に、作業者が無料の食事やサービスを受ける場合、差し引かれる日当レートの割合を指定します。 また、日当レートのレベルを定義し、日当レートで作業者の出張に適用される最小時間数と最大時間数を設定できます。
決定：
初日と最終日の既定の日当ルール:
- 従業員が 1 日あたりに請求し、日当を受け取ることができる最小時間数は?
- 初日と最終日に食事に提供される金額は減額されていますか? 減額がある場合、減額の割合はどれくらいですか?
- 初日と最終日にホテルに提供される金額に割引はありますか? 減額がある場合、減額の割合はどれくらいですか?
- 初日と最終日に発生したその他の費用に対して提供される金額に減額はありますか? 減額がある場合、減額の割合はどれくらいですか?
既定の日当ルール:
- たとえば食事が無料の場合、各食事の日当は提供される金額が減額されていますか? 減額がある場合、各食事の減額率はどれくらいですか?
- 食事の減量は、1日あたり、旅行あたり、または1日あたりの食事数で計算されますか?
- 日当金額を通常の方法で切り下げ、または切り上げを行う必要がありますか?
- 日当は24時間制ですか、それとも暦日で計算されますか?
場所に基づく日当ルール:
日当レートは場所によって異なりますか? どの場所が含まれますか?
日当が場所によって異なる場合、各場所について、次の種類の費用に対して何パーセントの金額が提供されますか。
- 食事代
- ホテル
- その他の経費
経費管理仕訳帳と勘定
経費管理では、複数の仕訳帳と勘定を使用する必要があります。 たとえば、キャッシングとクレジット カードのクレームに同じアカウントを使用するかどうかを決定する必要があります。
決定：
- 承認済経費報告書が転記される仕訳元帳は?
- キャッシングにはどのアカウントが使用されますか?
- 現金前払いは直ちに転記する必要がありますか?
支払い方法
会社に代わって経費を負担することを従業員に許可する場合、従業員が使用すべき支払方法を定義する必要があります。 たとえば、従業員が現金や会社のクレジット カードを使用できるようにすることが挙げられます。 従業員が個人のクレジット カードを使用した後に、払い戻しを行う許可もできます。 承認する支払方法ごとに、次の判断を行う必要があります。
決定：
- どのような支払い方法が利用できますか?
- 支払い方法の費用は誰が負担しますか?
- オフセット口座タイプはありますか? オフセット口座タイプがある場合、それは何ですか?
- オフセット口座がある場合、その口座は何ですか?
- 支払い方法がクレジットカードの場合、支払い方法はインポートされた取引でのみ使用する必要がありますか?
経費カテゴリと共有カテゴリ
従業員が経費精算書を作成する際、その従業員が記録した各経費は経費カテゴリに関連付けられている必要があります。 経費カテゴリは、組織内の法人間で共有される共有カテゴリから派生します。 これらのカテゴリは、組織の定義方法に応じて、プロジェクト管理および会計でも共有できます。 組織の定義と実装チームからのガイダンスに基づいて、経費管理で使用されるカテゴリを経費管理でのみ使用するか、またはプロジェクト管理と会計および経費管理の間で共有する必要があるかを決定します。 これらのカテゴリは、プロジェクトと経費、またはプロジェクトと生産の間で共有できますが、経費と生産の間では共有できないことに注意してください。 経費カテゴリごとに、次の決定を行う必要があります。
決定：
費用カテゴリとは何ですか? 例としては、フライト、ホテル、マイレージのカテゴリなどがあります。
経費カテゴリをプロジェクト管理および会計で使用できるか?
経費の種類は何ですか?
経費カテゴリの既定の支払い方法は何ですか?
経費カテゴリの経費は明細化する必要がありますか?
経費カテゴリの主な既定のアカウントは何ですか?
経費カテゴリの既定の品目消費税グループは何か?
経費カテゴリに追加の支払い方法は許可されていますか? 追加の支払い方法が許可されている場合、それは何ですか?
この経費カテゴリにはサブカテゴリがありますか? サブカテゴリがある場合は、次の決定も行う必要があります。
- 税金の還付から除外されるサブカテゴリはありますか?
- サブカテゴリの品目売上税グループとは何ですか?
経費カテゴリがプロジェクト管理および会計でも使用されている場合は、残りの質問に答えます。 それ以外の場合は、次のセクションに進みます。
次の経費に使用される原価勘定はどれか?
- 費用
- 給与配賦
- WIP-コスト値
- 原価 - 品目
- 仕掛品 - 原価価値 - 品目
- 未収損益
- 仕掛品 - 未収損益
どの収益勘定が次の目的に使用されますか?
- 請求済み売上
- 未収収益 - 販売額
- 仕掛品 - 販売額
- 未収収益 - 生産
- 仕掛品 - 生産
- 未収収益 - 利益
- 仕掛品 - 利益
- 未収収益 - 定期売買
- 仕掛品 - 定期売買
税
経費関連の税金については、経費精算書に何が含まれるか、または有効になるかを決定する必要があります。
決定：
経費金額に消費税が含まれているか?
経費に対して税金の回収を有効にする必要がありますか?
注
総勘定元帳を計画していたときに、米国の売上税と使用税のルールを適用することを決定した場合、経費の税金の回収を有効にすることはできません。 (米国の売上税および使用税ルールを適用するには、 売上税課税ルールを適用する オプションを はい に設定します。
ポリシー
経費精算書ポリシーを作成することで、従業員が経費を負担する際の時間と費用を節約できます。 ポリシーは、従業員が予算内に収まり、必要なすべての情報を提供し、必要な場合にのみお金を使うことを保証するのに役立ちます。 作成する各経費精算書ポリシーおよび各経費精算書承認ポリシーについて、次の決定を行う必要があります。
決定：
- ポリシーの名前は何ですか?
- 経費ポリシーとは何ですか?
- 以前に会社間経費を有効にすることを決定した場合、このポリシーは組織内のどの会社に適用されますか?
- ポリシーはいつから有効になりますか?
- ポリシーの有効期限はいつ切れますか?
- ポリシールールとは何ですか?
- ポリシールールの結果はどうなるか?