プロジェクトを管理および制御するために、プロジェクトの予測とプロジェクトの予算という 2 つの方法があります。
プロジェクト予測は、組織に運用の視点があり、特定のトランザクションから得られる収益とコストに焦点を当てている場合は、使用します。 プロジェクトの予算作成は、組織が財務金額に重点を置いている場合に使用します。
プロジェクト予測とプロジェクト予算はどちらも、予測モデルを使用して予測トランザクション金額を保持します。
それぞれの方法に利点があります。 組織の方法を選択する前に、次の点を考慮する必要があります。
| 配賦方法 | プロジェクト予測 | プロジェクトの予算編成 |
|---|---|---|
| 期間配賦 | 会計年度期間にトランザクションを明示的に割り当てることはできません。 代わりに、予測と予測の制御は、プロジェクトの有効期間に基づいています。 予測は特定の日付に基づいているため、その日付から期間を推測する必要があります。 | トランザクションは、プロジェクト全体または会計年度期間に配賦できます。 ある期間に配賦する場合は、未使用の金額を次の会計年度期間に繰り越すことができます。 |
| トランザクションの表示 | 予測フォームでトランザクションを表示でき、階層に関係なく、会社全体およびすべてのプロジェクトの予測が表示されます。 特定のプロジェクトに焦点を当てるには、データをフィルタリングする必要があります。 | 1 つのプロジェクト階層の予算トランザクションを表示できます。 したがって、親プロジェクトまたはそのサブプロジェクトのトランザクション詳細を表示できます。 |
| トランザクション変数 | 予測取引を入力すると、実績取引に存在するすべての属性を使用することができます。 これにより、予測の詳細を把握できます。 たとえば、数量、作業者、品目、または明細行のプロパティの詳細を入力できます。 | 予算詳細を入力するときは、金額、カテゴリ、および活動のみを使用できます。 |
| セキュリティ | 予測は、予測フォームに入力するトランザクションに基づいており、プロセス制御メカニズムは関与しません。 予測フォームのアクセス許可を持つ作業者は、承認なしで情報を修正できます。 | 予算編成では、ワークフロー システムを使用して、変更管理を可能にし、リビジョンの履歴を保持できます。 |
| エントリータイプ | 予測トランザクション エントリは、単位数、コスト、および販売単価に基づいています。 | 予算の詳細は、コストと収益に分割される金額に基づいています。 |
| 予測モデル | 各予測はモデルに関連付ける必要があるため、複数の予測モデルを作成したり、下位モデルを設定したりできます。 | プロジェクトの予算作成は、予算作成に使用される予測モデルを制限します。 予測モデルが少ないほど、予測の一貫性を高めることができます。 |
| コストの超過 | 許可または禁止できるのは、コスト超過の原因となるトランザクションのエントリのみです。 | プロジェクトの予算作成は、ユーザーに追加の制御オプションを提供します。 警告とオーバーランを許可できます。 |
| 制御 | 予測制御は、予測下方修正を使用して実行されます。 実際の金額は、監査証跡なしで予測取引残高から差し引かれます。 これにより、実際のトランザクションが発生した場所を追跡するのが難しくなる可能性があります。 | プロジェクト予算管理では、実績金額は予算残高の金額から差し引かれます。 これにより、監査証跡がより明確になります。 |
プロジェクト予測
プロジェクト予測を使用すると、各トランザクション タイプの予測フォームに予測トランザクションを入力できます。 実際のトランザクションで使用可能なすべての属性 (明細行の収益性、明細行属性、作業者、説明など) を予測トランザクションに使用できます。 また、コストが発生してから顧客に請求する期間を予測することもできます。
プロジェクト予測トランザクションは、単位と金額に基づいています。
各プロジェクト予測を予測モデルに関連付ける必要があります。 予測トランザクションを入力すると、予測モデルが自動的に提案されます。 予測モデルは、予測トランザクションのコンテナーとして機能します。
予測モデルをモデルのサブモデルとして指定できます。 これにより、地域、期間、または部門ごとに予測できます。 モデル内の予測トランザクションをコピーして新しいモデルを作成したり、トランザクションを総勘定元帳に転送したりすることもできます。 予測とモデルの間には 1 対 1 の関係があるため、各予測モデルはプロジェクトの個別の予算を構成します。
予測モデルでは、プロジェクトの制御メカニズムとして予測下方修正を使用できます。 予測下方修正では、実績トランザクションによって予測トランザクション残高が減少します。 ただし、予測の下方修正は階層の最上位のプロジェクトに適用されるため、予測の変更のビューは限られています。 たとえば、作業者がサブプロジェクトに関連付けられている場合、作業者の実際のトランザクションは親プロジェクトに転記されます。 これにより、どのサブプロジェクトのどのトランザクションが予測金額の減少を引き起こしたかを簡単に判断できないため、変更の追跡が困難になる可能性があります。 したがって、予測下方修正で使用する予測モデルのコピーを作成することをお勧めします。 その後、レポートを使用して、当初予測された内容を表示できます。
プロジェクト予測を総勘定元帳の予算に修正、コピー、削除、または転送できます。 ただし、プロセス制御はありません。 予測フォームの権限を持つ作業者は、レビューなしで修正を行うことができます。
- 修正– 予測トランザクションは、元のエントリが作成されたのと同じ形式で修正できます。
- コピーまたは削除 – 予測トランザクションをコピーするときは、1 つの予測モデルのトランザクション明細行を別の予測モデルにコピーします。 予測を削除すると、予測モデルから予測トランザクションが削除されます。 コピーまたは削除される予測トランザクションを制限するには、特定のトランザクション タイプと日付を選択します。 これにより、予測の特定の部分のみをコピーまたは削除できます。
- 転送 – プロジェクト予測を総勘定元帳の予算に転送すると、予測モデルの予測トランザクションが総勘定元帳の予算に転送されます。 プロジェクト予測を転送するとき、総勘定元帳予算に以前転送されたトランザクションを上書きできます。
プロジェクト予算
プロジェクトの予算編成は、予測モデルと統合されていますが、予測よりも簡単な方法です。 元の予算の詳細と修正には 1 つの入力フォームを使用し、金額、カテゴリ、または活動のみに基づく予測が可能です。
プロジェクトの予算作成では、すべての元の予算と改訂を承認のためにプロジェクト ワークフローに送信する必要があります。 ワークフローを使用すると、プロセスをより詳細に制御し、変更履歴レコードを作成できます。
プロジェクトの予算編成は、総勘定元帳の予算編成と似ていますが、設定が迅速かつ簡単です。 総勘定元帳の予算作成の多くのオプション (番号順序や通貨など) は、プロジェクトに対して個別に設定する必要はありません。
プロジェクト予算は、元の予算と残りの予算の 2 つの予測モデルに自動的に関連付けられます。 したがって、予測モデルに基づくレポートでは、予算データを使用できます。 プロジェクト予算がコミットされると、システムは関連付けられたモデルに基づいて予測トランザクションを作成し、レポートおよび管理の目的で使用されます。
予測モデル
予測モデルには、単一レイヤーの階層があります。 つまり、1 つのプロジェクト予測を 1 つの予測モデルに関連付ける必要があります。
プロジェクト予測を使用する場合は、モデルをサブモデルとして識別できます。 その後、部門、期間、または地域ごとに予測を作成できます。 たとえば、1 年の予測モデルを作成し、地域のリーダーが送信する北東部、南東部、北西部、南西部の地域予測のサブモデルを作成できます。 使用可能なレポートでさまざまなオプションを選択することで、合計予測または下位モデルごとに情報を表示できます。