電子メール エンゲージメントを使用してメッセージのやり取りを表示する
Dynamics 365 Sales の電子メール エンゲージメントは、顧客とメッセージのやり取りを追跡します。 ユーザーがリンクを選択したか、添付ファイルを開いたか、返信を送信したかを知ることができます。 顧客に対して フォローアップ を忘れないようにするためのアラートを受け取ることもできます。
ライセンスとロールの要件
| 要件タイプ | 以下が必要です |
|---|---|
| ライセンス | Dynamics 365 Sales Premium または Dynamics 365 Sales Enterprise |
| セキュリティ ロール | プライマリ営業ロール |
前提条件
- 管理者が電子メール エンゲージメントを有効である。
- 管理者がアシスタントをオンにしましている。 電子メール エンゲージメントでは、アシスタントを使用してアラートやその他のメッセージを配信している。
電子メール エンゲージメントがより効果的な販売者になるためにどのように役立つか
電子メール エンゲージメントで次のことが可能です:
- 顧客がいつメッセージを開いたか、リンクを選択したか、添付ファイルを開いたか、返信を送信したを確認します。 (顧客のメール クライアントがセキュリティ上の理由で自動的にメールをスキャンすると、メールの開封数やリンク選択件数を人工的に増加させる場合があります。)
- 顧客がメッセージを最初に開くと、即座に通知を受け取ります。
- 受信者のタイムゾーンに基づいて最も有効な配信時刻をスケジュールします。
- 組織の以前の電子メールのやり取り履歴に基づいて、最も効果的なメッセージ テンプレートを選択します。
- メールのフォローアップを行うべきタイミングで通知を受けられるように設定できます。
- 単一のメッセージのやり取りの履歴をすべて確認することや、すべてのメッセージの主要業績評価指標 (KPI) を表示できます。
機能がオフになっている場合でも、電子メール エンゲージメントの機能の一部が表示されます。 これらの機能は引き続き表示されますが、空です。
- 電子メール メッセージまたは電子メール テンプレートを作成するときに表示される、添付ファイル テーブルには、常にフォロー対象列が含まれます。
- フォロー対象の電子メール テーブルは、常に開く、最後に開かれた日時、添付ファイルの表示、リンク クリック、追跡列を表示します。
- 電子メール テンプレート テーブルは、常に返信率、オープン率、推奨要件、電子メール件数列を表示します。
- 取引担当者、取引先担当者、および潜在顧客用のフォームのすぐ利用できるバージョンには、すべて電子メールのフォローフィールドが含まれています。
考慮事項
電子メール エンゲージメントを使用する前に、以下の点を確認してください:
- 電子メールは、送信者 フィールドまたは CC フィールドに取引先企業、取引先担当者、およびリードのレコードが含まれている場合にのみ追跡されます。 他の種類のレコードが [宛先] フィールドと [CC] フィールドに追加されている場合、電子メールを追跡できません。 このような場合、受信者リストに取引先企業、リード、または取引先担当者のレコードが含まれていないため、電子メールを追跡できないことを示すメッセージが表示されます。
電子メール エンゲージメントの表示
フォロー対象の電子メール メッセージの現在のステータス、やり取りの統計情報、および主要業績評価指標 (KPI) は、関連する各レコードの Dynamics 365 Sales の多くの部分から確認できます。
活動列の電子メール履歴
メッセージを保存または送信すると、メッセージはその 関連 レコードの アクティビティ リストに表示されます。これは通常、作成したときに表示されているレコードです。 場合によっては、関連レコードである可能性があります。
フォローされているメッセージには、アクティビティ リストのタイルに現在の対話ステータスが表示されます。 電子メールのタイルの右上角にあるボタンを使用して、コンテンツおよび対話履歴をリストで展開したり、完全なメッセージのページを開きます。
電子メールのリストの KPIs に電子メールを送信
営業組織が送信した電子メールのリストで、フォローされているメッセージの開封数、添付ファイルの表示数、リンクのクリック数、および返信数を表示できます。
営業>活動の順に移動します。
ページ上部のリストで、メール>すべてのフォロー対象の電子メールを選択します。
メッセージの詳細
配信されたメッセージの詳細の読み取り専用ビューを開くには、活動または電子メールリストでその件名を選択します。 表示できる詳細には、メッセージ対話履歴と KPI が含まれます。
タイムラインの最上部に表示される KPI には、メッセージに対して記録された合計オープン、添付ファイルのビュー、クリック、返信が表示されます。 タイムラインには、各対話イベントの記号が表示され (最新版は上部)、各イベントに関するいくつかの詳細を表示できます。
テンプレート リストのテンプレート結果およびレコメンデーション
返信率、開封率、使用回数、推奨されるかどうかなど、電子メール テンプレートのパフォーマンスを表示できます。
設定>ビジネス>テンプレート の順に移動し、 電子メール テンプレート を選択します。
メールのやり取りの履歴を把握する
通常電子メールを送信すると、受信者が返信することを選択しない限り、それが開かれたかまたは読まれたかは分かりません。 これは、電子メールが従来の電子メールをシミュレートするために作成されたもので、応答追跡を念頭に置いて設計されていないためです。 Dynamics 365 Sales は、特別な手法を使用してこの制限を回避し、電子メール エンゲージメントの次のメッセージ フォロー機能を提供します。
いつメッセージが開かれたかを調べる: Dynamics 365 Sales からフォロー対象の電子メール メッセージを送信すると、システムは一意に名前が付けられた、透過的な、1 ピクセルの GIF を自動的に生成し、リンクされた画像としてメッセージに追加します。 この非表示の GIF は、メッセージに追加した他の画像とともに Dynamics 365 に保存されます。 これらは、受信者がメッセージを開いて画像のダウンロードを選択したときに取得されます。 一意の GIF が要求されると、Dynamics 365 Sales は、関連付けられたメッセージが開かれたことを登録します。
受信者がダウンロードする動機となるため、会社のロゴや魅力的なイラストなどの画像をメッセージに常に含めることをお勧めします。 画像が読み込まれていないと、相手がメッセージを開いたことが分かりません。
いつ各リンクがクリックされたかを調べる: Dynamics 365 Sales からフォロー対象の電子メール メッセージが送信された時、システムは自動的に各ハイパーリンクを、Dynamics 365 を参照する一意のリダイレクト リンクに置き換えます。 各リダイレクト リンクは、それを含むメッセージと元のリンク ターゲットの URL の両方を一意に識別する ID が含まれています。 Dynamics 365 は、リンク要求を受信すると、クリックのログを記録し、クリックを元のアドレスにリダイレクトして、受信者が遅延がほとんどまたは全くない正しい情報を引き続き取得できるようにします。
各添付ファイルがいつ開かれたかを調べる: フォロー対象のメッセージに対する添付ファイルを追加するとき、ファイルは標準の電子メールと同じように直接添付されません。 代わりに、Dynamics 365 によって使用されている OneDrive for Business 共有に保存され、メッセージをリンクとして追加されます。 フォロー対象のリンクと同じように、受信者がクリックして添付ファイルをダウンロードすると、Dynamics 365 はクリックおよび時刻を記録します。 受信者は、メッセージで受信トレイの空き容量が少なくなるために、ファイルよりもリンクとして添付ファイルを実際に受信します。
フォローしている添付ファイルとフォローしていない添付ファイルを 1 つのメールに混在させることができます。 OneDrive for Business に保存したくない機密ファイルを送信する場合、これは重要になることがあります。
電子メールで実行されたアクションは Microsoft Azure のストレージに保存されます。 Azure ストレージは各組織に対して固有のものとなります。 組織が別の組織に復元された場合、以前の組織の電子メール アクションの履歴は復元された組織には引き継がれません。
重要
およその数としてすべての電子メールの対話データを扱う必要があります。 受信者がメッセージの画像 (不可視 GIF を含む) もダウンロードした場合、システムは電子メール オープン イベントを登録することができます。 実際の開封数は、Dynamics 365 Sales に記録された数よりも大きくなる可能性があります。 同様に、画像がイメージがキャッシュされた (WEBベースの電子メール クライアントでは一般的です) 場合、その後の開封数は、Sales に報告されないことがあります。
メール件数に関する考慮事項
電子メール エンゲージメントはメールに関する貴重な分析情報を提供しますが、スパム フィルターや組織によって実装されているその他のメカニズムが原因で誤検知が発生する可能性があります。 したがって、メール件数は正確ではない可能性があり、見込み客が特定のメッセージを読んだかどうかを正確に測定するのではなく、傾向を判断するために使用する必要があります。 以下に、知っておくべき考慮事項の一部を示します:
- セキュリティ上の理由から、組織で送信メールのスキャンが構成されている場合があり、これらのスキャンは、特にハイパーリンクや添付ファイルを含むメールについて、メールの開封として登録される可能性があります。 これは、特に異なる組織のさまざまな受信者に送信された場合に、複数のメールが同時開封されたように見える理由である可能性があります。
- 特定のメール サービス プロバイダー (ESP) は、主に新しいメールボックス、最近メール活動が増加したメールボックス、および不審またはスパムのような動作のフラグが立てられたメールボックスをターゲットとして、送信メッセージをスキャンします。 また、ESP は一部のメールボックスに対して一時的にランダム スキャンを行います。 通常、ユーザーはこのプロセスを構成できません。このプロセスは、スパム送信者がプラットフォームを悪用するのを阻止する役割を果たします。
- サードパーティの統合または拡張機能は、スパムや内部レポートのために送信メッセージをスキャンします。 スキャン ツールや追跡ツールによっても、メールが開封されるたびに、開封イベントとして登録されます。
- 受信者のスパム フィルターは、送信したメールをスキャンして開封する可能性があり、これはセキュリティ スキャン プロセス中に開封としてカウントされる場合があります。