ワード テンプレートの作成と管理
[アーティクル] 03/23/2023
3 人の共同作成者
フィードバック
この記事の内容
Microsoft Word では、Dynamics 365 Sales のデータを標準化された適切な形式のドキュメントで提示することができます。 ワードのテンプレートを作成することで、顧客に送付されるすべてのドキュメントは、組織のブランディング ガイドラインに即した一貫した外観を保つことができます。 テンプレートは簡単に作成することができ、他のユーザーと共有することができます。
ライセンスとロールの要件
要件タイプ
以下が必要です
ライセンス Dynamics 365 Sales Enterprise または Dynamics 365 Sales Enterprise または Dynamics 365 Sales ProfessionalDynamics 365 Sales の価格
セキュリティ ロール 営業マネージャー、Sales Professional マネージャー、または営業部長 営業向けに事前定義されたセキュリティ ロール
Word テンプレートを作成する
テンプレートは、ユーザーが Dynamics 365 Sales データで標準化されたドキュメントを生成するのに役立ちます。
使用しているライセンスに応じて、次のタブのいずれかを選択して、Dynamics 365 の Word テンプレートを作成する方法を確認してください。
Dynamics 365 Sales Professional にてワードのテンプレートを作成するには、このトピックで示す手順に従ってください。
手順1: ワードのテンプレートを作成する
Dynamics 365 Sales Professionalにてシステム管理者権限を持っている必要があります。
サイトマップ にて Salesの設定 を選択します。
高度な設定 の配下にある ExcelとWordのテンプレート を選択します。
新規テンプレート を選択します。
テンプレートの種別を作成する ウィンドウで、 ワードテンプレート を選択し、 次へ をクリックします。
テンプレートを適用するエンティティを選択します。 テンプレートはこのエンティティのデータを使用します。
ワードのテンプレートに含めたいフィールドを追加するには、 関連するエンティティを選択する を選択します。 関連するエンティティを選択する ダイアログ ボックスが開きます。
この画面で選択した関係によって、後にワードのテンプレートを定義する際に使用可能となるエンティティとフィールドが決まります。 ワードのテンプレートに Dynamics 365 Sales Professional データを追加するために必要なリレーションシップのみを選択します。 設定が終了したら、、完了 を選択します。
顧客エンティティの関係性の例を以下に示します:
1:Nの関係性 取引先企業は、複数の取引先担当者を持つことができます。
N:1 の関連付け。 リード、取引先企業、取引先担当者は複数の取引先企業を持つことができます。
N:N の関連付け。 取引先企業は、複数のマーケティング リストを持つことができます。 マーケティング リストは、複数の取引先企業を持つことができます。
Note
ドキュメントを適時にダウンロードするため、各リレーションシップの関連レコード数には 100 件の上限があります。 たとえば、取引先企業に対するテンプレートをエクスポートする場合、取引先担当者の一覧を含めます。ドキュメントは最大 100 の取引先担当者を返します。
エンティティを選択 ダイアログ ボックスで、 次へ を選択します。
ダウンロード を選択し、ご利用のパソコンにエクスポートされたエンティティを含むワードファイルをXMLデータとして作成します。
テンプレートを今すぐにアップロードしない場合は、 後でテンプレートをアップロードする チェックボックスを選択し、 次へ を選択します。
カスタマイズが完了したテンプレートをアップロードするには、テンプレートのリストに移動し、 テンプレートのアップロード を選択します。
詳細については、 手順 4: ワードのテンプレートを Sales アプリにアップロードし直す を参照してください。
ステップ 2: [開発者] タブの有効化
ワードのテンプレート ファイルを開きます。 この時点では、ドキュメントが空白に見えます。
Dynamics 365 Sales Professional XMLデータを確認、追加するには、ワード 開発タブを有効にする必要があります。
ファイル >オプション >リボンのカスタマイズ の順に移動して、開発者 チェックボックスを選択します。
OK を選びます。
開発 タブが Word のリボンに表示されます。
ステップ 3: Word テンプレートを定義する
XMLマッピング ウィンドウ を使用して、 Dynamics 365 Sales Professional のエンティティフィールドを含む ワードテンプレートを定義します。
Word テンプレートで、 開発者 >XML マッピング ウィンドウ の順に選択します。
既定では XML スキーマが選択されています。
Dynamics 365 Sales Professional XML スキーマを選択します。 それは “urn:microsoft-crm/document-template/” で始まります。
重要
ワードが度々フリーズしたりパフォーマンスの低下に遭遇した場合は、「既知の問題と回避方法」に記載のとおり自動修正オプションがオフになっているかどうか確認してください。
エンティティを展開して使用可能なすべてのフィールドを表示し、追加するフィールドを右クリックして、コンテンツ コントロールの挿入 >プレーンテキスト を選択します。
ワードのテンプレートに Dynamics 365 Sales Professional からフィールドが追加されます。
そのほかのエンティティ フィールドを追加し、わかりやすいラベルやテキストを追加して、ドキュメントを書式設定してください。
完了したテンプレートは次のようになります :
入力したコンテンツ コントロール フィールドの中には、複数行のデータがある可能性があります。 たとえば、取引先企業には、1 人以上の取引先担当者がいます。 ワードのテンプレート内のすべてのデータを含めるには、コンテンツ管理フィールドを繰り返す設定にします。
コンテンツ コントロール フィールドを繰り返すように設定
テーブル行に繰り返しデータを持つフィールドを含めます。
テンプレートでテーブル行全体を選択します。
XMLマッピングウィンドウにて、コンテンツ管理フィールドを含んでいる関係を右クリックし、 繰り返す を選択します。
Dynamics 365 Sales Professional にてドキュメントを作成する目的でワードのテンプレートを使用する際、表には数行のデータが入力されます。
テンプレートに必要なフィールドと書式を設定したら、保存をして、 Dynamics 365 Sales Professionalにアップロードします。
手順4: ワードのテンプレートを Sales アプリにアップロードし直す
ワードのテンプレートに必要なフィールドと書式を設定したら、保存をして、 Dynamics 365 Sales Professionalにアップロードすることができます。
管理者は 高度な設定 ページを使用して、ワードのテンプレートを Dynamics 365 Sales Professionalへとアップロードすることができます。
Note
一般のユーザーは、 レコード一覧のコマンドバー上にある ワードのテンプレート ボタンを選択して、利用できるテンプレートを確認することができます。
Sales Professionalアプリにて 高度な設定 >エクセルとワードのテンプレート に移動します。
テンプレートのアップロード を選択します。
ファイルの検索とアップロードを行います。
アップロード を選びます。
これまでにアップロードしたファイルの一覧が表示されます。
完了 を選択します。
アプリのオプションが見つかりませんか?
次の 3 つの可能性があります:
必要なライセンスまたはロール がない場合。
管理者がこの機能を有効にしていない場合。
組織がカスタム アプリを使用している場合。 正確な手順について管理者に確認してください。 この記事で説明する手順は、すぐに使用できる営業ハブ アプリと Sales Professional アプリのみに該当します。
参照
を選び、詳細設定 を選択します。
