購買要求の概要

  • [アーティクル]

この記事は、購買要求ワークフローと、購買要求に設定できる各種ステータスについて説明します。

組織の設定に基づいて、組織で使用される製品の購買要求を作成できます。 購買要求は、購買部門が品目またはサービスを購入することを承認する内部ドキュメントです。

購買要求が承認された後、購買要求を使用して発注書を生成できます。 発注書は、購買部門が仕入先に提出する外部ドキュメントです。

購買要求の作成

自分の購買要求ページで購買要求を作成して、必要な品目とサービスを選択できます。 組織が作成した調達カタログから品目を選択するか、またはそのカタログに品目が見つからなかった場合は、調達カテゴリを選択し、製品の詳細を入力して品目を請求できます。

購買要求をレビューのために送信する前に、ワークフローを構成する必要があります。 ワークフローを使用して、確認プロセスを介して購買要求をドラフトの最初のステータスから承認済の最後のステータスへ移動します。

購買要求のステータス

購買要求を作成すると、それにステータスが割り当てられます。 購買要求に追加する各行にも、ステータスが割り当てられます。 確認のために購買要求をワークフローに送信すると、明細行がワークフロー プロセスを移動するときに、購買要求のステータスと各明細行のステータスが更新されます。

購買要求ワークフロー プロセスは、購買要求を 1 つのドキュメントとして確認プロセス内を移動するようにコンフィギュレーションできます。 また、購買要求の明細行は、適切なレビュー担当者に個々にルーティングすることもできます。 購買要求の明細行が個々に確認される場合は、購買要求明細行が確認プロセス内を移動するときに各明細行のステータスを更新できます。 すべての明細行の確認プロセスが完了し、購買要求に対する確認ステップが残っていなければ、購買要求全体のステータスが更新されます。

購買要求ワークフロー

次の図は、購買要求と購買要求明細行がワークフロー プロセス内を移動するときに割り当てられるステータスを示しています。

購買要求のヘッダーと明細行のステータス。

購買要求のヘッダーと明細行の状態の関係

購買要求の全般的なステータスは購買要求明細行のステータスによって決定されます。 したがって、すべての購買要求明細行の確認プロセスが完了しなければ、購買要求全体に対する確認プロセスは完了できません。 次の表に、購買要求がワークフロー プロセスを移動するときに、購買要求のヘッダーと明細行に割り当てられるステータスを示します。

購買要求の状態 購買要求明細行の状態 説明
ドラフト ドラフト 購買要求と購買要求明細行は作成済ですが、レビューを受けるための送信は行われていません。 ドラフト のステータスを持つ購買依頼と購買依頼行は変更することができます。 購買依頼または購買依頼行は、リコールされたがレビュー用に再送信されていない場合は、ドラフトのステータスも持っています。 注意: 伝票レベルで購買要求を送信または呼び出すことができます。 ただし、購買要求明細行を一行のみ送信または取り消すことはできません。
レビュー中
  • 確認中
  • 拒否済
 購買要求明細行を個々のレビュー担当者に転送するようにワークフローがコンフィギュレーションされている場合、各行は確認中または拒否済のステータスになることができます。 すべての購買要求明細行の確認プロセスが完了し、購買要求に対する確認ステップが残っていなければ、購買要求のステータスが更新されます。
  • 確認中 – 購買要求明細行が確認のために送信されました。 購買要求明細行のワークフロー プロセスが完了しても、その明細行のステータスは、残りすべての購買要求明細行の確認が終了するまでは確認中のままです。
  • 否認済 – 購買要求明細行が否認されました。 否認された購買要求明細行は修正し、再送信できます。
否認された購買要求明細行を再送信すると、購買要求の明細行でまだ確認中のすべての明細行について、確認プロセスが最初からやり直しになります。
注記: 送信済の購買要求を取り消すことができます。 購買要求を取り消すと、他のすべての購買要求明細行も取り消されます。 取り消した購買要求明細行は削除できます。
拒否済 拒否済 購買要求、およびすべての購買要求明細行が拒否されています。 否認された購買要求と購買要求明細行は再送信できます。
承認済
  • 承認済
  • 取消済
  • クローズ
 すべての購買要求明細行で確認プロセスが完了しており、購買要求の確認ステップはこれ以上ありません。
  • 承認済 – 購買要求明細行は確認プロセスを完了し、承認済です。
  • 取消済 – 購買要求明細行は承認されましたが、不要になったためキャンセルされました。 承認済の購買要求のみをキャンセルできます。
  • クローズ – 購買要求明細行が承認され、要求目的に応じてドキュメントが生成されました。
    • 要求目的が消費の場合、発注書が購買要求明細行に対して生成されました。
    • 要求目的が補充の場合、1 つ以上の処理のドキュメントが生成されました。
取消済 取消済 購買要求、およびすべての購買要求明細行がキャンセルされています。
注意: 購買要求明細行の品目が不要になった場合、承認済であれば購買要求明細行をキャンセルする必要があります。 承認済の購買要求のみをキャンセルできます。 確認中の購買要求明細行がある場合は、購買要求のステータスは確認中になります。 この場合、購買要求を取り消すと、適切な購買要求明細行を削除できます。
クローズ
  • クローズ
  • 取消済
 購買要求が決済され、一つ以上の処理のドキュメントが生成されました。
  • クローズ – 購買要求明細行が承認され、要求目的に応じてドキュメントが生成されました。
    • 要求目的が消費の場合、発注書が購買要求明細行に対して生成されました。
    • 要求目的が補充の場合、1 つ以上の処理のドキュメントが生成されました。
  • 取消済 – 購買要求明細行は承認されましたが、不要になったためキャンセルされました。 承認済の購買要求のみをキャンセルできます。
注記: 終了済の購買要求明細行の品目が不要になった場合は、その購買要求明細行に対して生成された処理のドキュメントの明細行をキャンセルする必要があります。

複数の財務勘定に原価配分

購買要求に含まれている製品の原価を複数の財務勘定に配分できます。 原価部門などの分析コードを組織で使用している場合は、製品の原価を財務勘定の分析コードに配分できます。

要求目的

要求目的によって、要求を実現するプロセスがより柔軟になります。 要求を作成する際に、消費または補充のいずれかの目的をその要求に割り当てることができます。 要求の需要は、要求目的と組織の設定に基づいて発注書、移動オーダー、製造オーダー、またはかんばんによって満たすことができます。

調達ポリシーでは、要求が組織に対して作成されたときに使用できる要求目的を制御できます。

消費目的の要求

消費目的の要求は、組織で内部的に使用される品目またはサービスの需要を表します。 この種類の要求によって作成される需要は、常に発注書によって満たされます。 Supply Chain Management が発注書を自動的に作成するように設定されている場合、購買要求が承認された後に発注書が作成されます。

補充目的の要求

補充目的の要求は、在庫を補充するための需要を表します。 たとえば、特定の小売の場所で特定の時間に品目を販売できるように、品目を補充するための要求を作成します。 この種類の要求によって作成される需要は、発注書、移動オーダー、製造オーダー、またはかんばんによって満たすことができます。

要求目的が補充である場合、需要は金額ではなく数量で表されます。 したがって、債務会計、予算管理、固定資産確認のためのビジネス ルール (BRAD)、プロジェクト会計、および関連するルールは適用されません。 指定した法人に対して保管およびリリースされている製品のみが補充要求の需要を満たすことができます。 要求目的が補充であるときに使用できる製品を定義するには、補充のカテゴリ アクセス ポリシー ルール ページを使用します。

補充目的の購買要求を使用するには、要求の需要を含めるようにマスター スケジューリングを設定する必要があります。 この種類の要求によって作成された需要を満たす方法が、組織の品目に設定され、マスター スケジューリングを使用して計画されている供給ポリシーに基づいて自動的に決定されます。

購買要求と見積の要求

場合によっては、見積依頼 (RFQ) のプロセスを開始して、購買要求で要求される製品の仕入先および価格を識別する必要があります。 購買要求が確認中である場合、RFQ を生成できます。 入札を承認すると、仕入先、価格などに関する情報が要求に転送されます。

購買要求の詳細 ページの 保留 チェック ボックスを選択すると、購買要求を保留にすることができます。 購買要求の処理は、チェック ボックスをオフにして、保留を解除した後にのみ実行できます。

メモ

e-procurement では、仕入先は購買要求の RFQ によって代替明細行を追加できる場合があります。 この場合、購買要求は、承認された代替明細行に反映します。

需要連結

複数の購買要求からの購買要求明細行を連結すると、仕入先との交渉力が高まり、有利な商品価格決定、配送費用および手数料の低減、間接費の削減を実現できます。

購買要求明細行は、次の条件が true の場合にのみ需要連結に適用できます。

  • 購買要求が承認されている。
  • 購買要求が手動処理および連結需要の購買ポリシー ルールの条件を満たしている。

手動処理の条件を満たす承認済購買要求明細行の一覧は、承認済購買要求のリリース ページに表示されます。 購買要求明細行が需要連結の条件も満たしている場合は、その明細行を連結機会に追加できます。

連結機会とは、購買担当者が仕入先と最良の取引を交渉できるようにグループ化される一連の購買要求明細行です。 連結機会に対して選択した購買要求明細行は購買要求連結ページに表示されます。 変更が必要な場合、このページで明細行を変更できます。 また、新しい明細行を連結機会に追加したり、既存の明細行を削除したりすることもできます。

要求明細行を連結機会に追加して必要な変更を行うと、連結購買要求明細行の発注書を作成できます。

メモ

購買要求連結ページで購買要求明細行に対して行った変更は、作成した発注書に反映されます。 ただし、購買要求では履歴を保持するように明細行は変更されません。

需要連結を適用できない購買要求明細行の発注書、または連結機会に対して選択されていない購買要求明細行の発注書を作成するには、手動で処理する必要があります。

購買要求明細行の連結

予算管理が組織用に構成されている場合、かつ予算引当や事前債務が記録され、購買要求がワークフローで承認されている場合、需要連結のプロセスが開始されます。 次の図は、需要連結のプロセス フローを示しています。

需要連結のプロセス フロー。

承認済購買要求明細行を連結するには、次の手順に従います。

  1. 手動処理のために保持され、需要連結に適用できる承認済要求明細行を確認します。
  2. 明細行を選択して連結機会に追加します。
  3. 新しい連結機会を作成するか、既存の連結機会に要求明細行を追加します。
  4. 要求明細行に必要な変更を行い、連結機会に含めない要求明細行品目を削除します。
  5. 連結機会の連結要求明細行または購買要求明細行の発注書を作成します。

追加リソース

消費要求の作成

購買要求ワークフロー