メール ヒントは、メッセージの作成中にユーザーに表示される情報メッセージです。 新しいメッセージが開いて作成されている間、Exchange はメッセージ (受信者を含む) を分析します。 潜在的な問題が検出された場合、メッセージを送信する前にユーザーにメール ヒントが通知されます。 メール ヒントの情報を使用して、ユーザーはメッセージを調整して、望ましくない状況や配信不能レポート (NDR またはバウンス メッセージとも呼ばれます) を回避できます。
メール ヒントが動作するしくみ
メールヒントは、Exchange で Web サービスとして実装されます。 送信者がメッセージを作成しているときに、クライアント ソフトウェアは、メール ヒント一覧を取得するために、Exchange Web サービスに、クライアント アクセス サーバーを呼び出させます。 サーバーは応答しそのメッセージに適用するメール ヒント一覧を返し、クライアント ソフトウェアはそのメール ヒントを送信者に表示します。
あらゆるメッセージング環境で、次のような一般によくある非生産的メッセージ シナリオがあります。
organization 全体のメッセージ制限 (メッセージ サイズの制限やメッセージあたりの最大受信者数など) に違反するメッセージに起因する NDR。
存在しない受信者、制限付きの受信者、またはメールボックスがいっぱいのユーザーに送信されたメッセージに起因する NDR。
自動応答が構成されているユーザーにメッセージを送信しようとしている。
これらのすべてのシナリオで、ユーザーはメッセージを送信し、メッセージが配信されることを期待するものの、メッセージが配信されないことを通知する応答を受け取ることになります。 自動応答など、最もうまくいったシナリオでもこれらのイベントによって生産性が失われます。 NDR の場合、このシナリオでは、コストがかかるヘルプ デスクへの呼び出しが発生する可能性があります。
また、メッセージの送信でエラーは発生しないものの、望ましくない、さらには恥ずかしい結果を招く可能性があるシナリオもいくつかあります。
メッセージが非常に大きな配布グループに送信された。
メッセージが不適切な配布グループに送信された。
メッセージが組織外部の受信者に誤って送信された。
BCC 受信者として受け取ったメッセージに対して [全員へ返信] を選択する。
メッセージの作成中に、メッセージを送信した場合に起こりうる事態をユーザーに通知することで、問題を含むこれらすべてのシナリオに陥ることを防止することができます。 たとえば、メッセージのサイズが最大許容値を超えたことを送信者が通知した場合、送信者はメッセージの送信を試みません。 同様に、メッセージが organization 外のユーザーに配信されることが送信者に通知された場合、メッセージの内容とトーンが適切であることを確認する可能性が高くなります。
次のメッセージ クライアントがメール ヒントをサポートしています。
Outlook on the web (旧称: Outlook Web App)
Microsoft Windows 用の Microsoft Outlook 2010 以降
iOS 版および Android 版 Outlook
Exchange Online で利用可能なメール ヒント
次の表は、Exchange Online で使用できるメール ヒントの一覧です。
| メール ヒント | Availability | シナリオ |
|---|---|---|
| 無効な内部受信者 | Outlook | 送信者が、存在しない内部受信者を追加する。 例:
このメール ヒントは無効な受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 |
| メールボックスがいっぱい | Outlook Web 上の Outlook |
送信者が、メールボックスが最大メールボックス サイズ (メールボックスまたはorganizationの ProhibitSendReceive クォータ) を超える内部受信者を追加します。
このメール ヒントはメールボックスがいっぱいになっている受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。 メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。 これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 |
| 自動応答 | Outlook Web 上の Outlook iOS 版および Android 版 Outlook |
送信者は* 自動応答をオンにした内部受信者を追加します。
メール ヒントは、受信者が自動応答を有効にしていることを示し、自動応答テキストの最初の 175 文字も表示します。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。 メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。 これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 *受信者が外部で、受信者のドメインがリモート ドメインとして構成されている場合、AllowedOOFType および IsInternal 設定によって、送信者が内部自動応答を受信するか、外部自動応答を受信するか、または自動応答をまったく受信しないかが決まります。 |
| Custom | Outlook Web 上の Outlook |
送信者が、カスタムのメール ヒントを構成している内部受信者を追加します。
カスタム メール ヒントは、受信者に関する特定の情報を提供するのに便利です。 たとえば、配布グループ用のカスタム メール ヒントを作成して、誤用を防ぐためにそのカスタム メール ヒントの目的を説明できます。 詳細については、「受信者向けのカスタム メール ヒントを構成する」を参照してください。 送信者が受信者にメッセージを送信することを許可されていない場合 (代わりに制限された受信者のメール ヒントが表示される) 場合、カスタム メール ヒントは表示されません。 |
| 制限を構成した受信者 | Outlook Web 上の Outlook |
送信者は、メッセージの送信を許可されていない受信者を追加します (配信制限は送信者と受信者の間で構成されます)。
メール ヒントには禁止されている受信者が示され、メッセージから受信者を削除するオプションが送信者に示されます。 また、制限された受信者にメッセージを配信できないことを送信者に明確に通知します。 制限された受信者が入れ子になったグループを含む配布グループである場合、メール ヒントは表示されません。 また、制限されたグループ (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) にグループがある場合、メール ヒントは表示されません。 制限された受信者が外部であるか、外部受信者を含む配布グループである場合、メール ヒントが送信者に表示されます。 ただし、次のメール ヒントは表示されません (該当する場合)。
|
| 外部受信者 | Outlook Web 上の Outlook iOS 版および Android 版 Outlook |
送信者は* 外部受信者を含む配布グループを追加します。
メール ヒントは、メッセージが organization の外部に送信されることを送信者に通知します。これは、文言、トーン、内容について正しい決定を下すのに役立ちます。 既定では、このメール ヒントは無効になっています。 このメール ヒントは、 Set-OrganizationConfig コマンドレットを使用して有効にできます。 詳細については、「 組織の関係にまたがるメール ヒント」を参照してください。 *受信者が外部で、受信者のドメインがリモート ドメインとして構成されている場合、IsInternal 設定によって、送信者がこのメール ヒントを受信するかどうかが決まります (外部受信者のメール ヒントは内部受信者には適用されません)。 注: 外部受信者のメール ヒントは、配布グループがリモート ドメイン内にある外部配布グループの受信者については評価されません。 注 2: Outlook for iOS および Android は、Microsoft 365 または Office 365、およびハイブリッド先進認証 (HMA) を使用するオンプレミスの Exchange メールボックスの外部受信者メール ヒントのみをサポートします。 Office 365 のフィッシング シミュレーション トレーニング メールを作成するときには、次の PowerShell コマンドを使用して外部受信者へのメール ヒントを有効にする必要があります。 |
| 多数の対象ユーザー | Outlook Web 上の Outlook iOS 版および Android 版 Outlook |
送信者は、構成された大規模な対象ユーザー サイズ (既定のサイズは 25 人を超えるメンバーです) よりも多くのメンバーを持つ配布グループを追加します。 詳細については、「組織の大きなオーディエンス サイズの構成」を参照してください。
配布グループのメンバーの数は毎回計算されません。 代わりに、配布グループの情報はグループ メトリック データから読み取られます。 |
| モデレート受信者 | Outlook Web 上の Outlook |
送信者がモデレートされた受信者 (メッセージの承認を必要とする受信者) を追加する。 メール ヒントは、モデレートされた受信者を識別し、モデレーションによって配信が遅れる可能性があることを送信者に通知します。 次の場合、メール ヒントは表示されません。
|
| BCC の全員に返信 | Outlook Web 上の Outlook |
BCC の受信者がメッセージの [全員に返信 ] を選択する。 メール ヒントが返信メッセージに表示されます。 BCC の受信者が他の受信者に自分を開示することは、一般的に悪いことであり、メール ヒントで説明しています。 |
| 最大サイズを超えるメッセージ | Outlook | メッセージが、許可されている最大メッセージ サイズよりも大きくなっています。
メッセージ サイズが次のメッセージ サイズ制限のいずれかに違反すると、メール ヒントが表示されます。
注: コネクタのメッセージ サイズ制限は、このメール ヒントに対して評価されません。 |
メール ヒントの制限
メール ヒントは次の制限に従います。
メール ヒントは、Outlook でオフライン モードで動作している場合はサポートされません。
メッセージが配布グループに宛てられた場合、その配布グループのメンバーである個々の受信者のメールヒントは評価されません。 ただし、メンバーのいずれかが外部受信者である場合は、外部受信者のメール ヒントが表示され、送信者には配布グループ内の外部受信者の数が表示されます。
メッセージが動的配布グループ (送信者の制限が有効になっている) に宛てられた場合、個々の受信者のメール ヒントを評価するには、動的グループを展開してから、動的グループのメンバーである可能性がある他のグループを展開する必要があります。 パフォーマンス上の理由から、参照クエリの数が 150 を超える場合は、メール ヒントは生成されません。
メッセージを 200 人を超える受信者にアドレス指定すると、パフォーマンス上の理由から、各メールボックスのメール ヒントは評価されません。
カスタム メール ヒントは 175 文字に制限されます。
以前のバージョンの Exchange Server ではメール ヒント全体が作成されますが、Exchange Online では最大 1000 文字しか表示されません。
送信者がメッセージの作成を開始して、そのメッセージを長時間開いたままにすると、"自動応答" と "メールボックスがいっぱい" メール ヒントが 2 時間おきに評価されます。