前払いと前払請求書の管理

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次のビデオでは、前払の使用方法を示します。

組織では、2 種類の前払方法を使用でき、これらの方法の違いを理解することが重要です。

前払請求書
前払仕訳伝票

前払請求

前払請求では、発注書に関連付けられた前払請求書を作成します。

会社では、商品またはサービスが提供される前に、仕入先に対して前払金額の払出が行われる場合があります。リスクを最小限に抑えるために、発注書に対して前払を定義することで前払を追跡できます。

前のスクリーンショットに示すように、仕入先 Acme Office Supplies からのこの前払は、関連ドキュメント列で定義されている発注書に関連付けられています。

前払請求は、次の状況で使用できます。

発注書に前払の金額が定義されているとき。
前払の負債が、買掛金勘定ではなく、前払勘定に存在するとき。この負債情報は、買掛金勘定設定の一部として転記プロファイルで指定されています。
仕入先残高に、プロセス全体の前払額が反映されているとき。

前払仕訳伝票

前払仕訳伝票は、前払を厳密に追跡する必要がない組織や、仕入先から前払請求書を受け取らない組織向けです。

前払仕訳伝票は、仕訳入力を作成し、前払仕訳伝票としてマークすることによって作成できます。この方法では、仕入先へのどの前払がどの発注書に対して作成されたかを追跡することはできません。ただし、発注書の決済のために転記された前払はマークすることができます。

次のスクリーンショットは、Lande Packaging Supplies に指定されている仕入先支払を示していますが、特定の発注書には関連付けられていません。

前払仕訳伝票は、次の状況で使用できます。

発注書に前払の金額が定義されていないとき。
前払請求書を転記する必要がないとき。
前払の負債が、買掛金勘定に存在するとき。この勘定は、買掛金勘定設定の一部として定義されている転記プロファイルによって決定されます。
仕入先残高に、プロセス全体の前払額が反映されるとき。

シナリオ

購買担当者は、地元のテレビ供給先からテレビを 100 台仕入れる発注書を作成しています。仕入先の販売担当者は、購買担当者に対して、注文を処理するには 10% の前払が必要であるという連絡を行います。

前払を処理するには、購買担当者が発注書を作成して、買掛金勘定コーディネーターに要求を送信する必要があります。買掛金勘定コーディネーターが要求を受け取ると、前払を転記して、仕入先への小切手を印刷する必要があります。

テレビが納品されると、買掛金勘定コーディネーターに商品の請求書が届きます。このとき、発注書からの請求書に対して、支払い済みの前払金額を適用する必要があります。

前払請求プロセスの概要

前払請求書は一般的なビジネス慣行です。仕入先は、発注書内容の提供前に購入に対する手付金を要求する、前払請求書を発行します。

たとえば、カスタムの商品やサービスに対して前払を求める仕入先もあります。前払を要求する請求書が仕入先から発行された場合は、前払請求の機能を使用できます。発注書で前払の金額を定義できます。次に、前払請求機能により前払請求書が記録されて、支払が行われ、その前払請求書が最終請求書に適用されます。

前払を処理するには、次の手順を実行します。

購買担当者は、仕入先が前払を要求した発注書を作成、確認、および送信します。契約の一部として、前払額が既に発注書で定義されています。
仕入先は前払請求書を送信します。
買掛金勘定コーディネーターが、発注書に対する前払請求書を記録した後、前払請求書の支払が行われます。
仕入先から商品やサービスが提供され、関連する仕入先請求書を受け取った後、買掛金勘定コーディネーターは、請求書に対して既に支払った前払金額を適用します。
買掛金勘定コーディネーターは、請求書の残余額を支払って清算します。

前払プロセスの概要

多くの国や地域では、会計の慣行により、企業が顧客または仕入先からの前払を、その顧客または仕入先の通常の集計勘定に転記しないことが求められています。代わりに、企業は前払のための特殊な勘定科目にこれらの支払を転記する必要があります。

この状況では、販売注文または発注書が作成されると、顧客宛または仕入先からの請求書が発行されます。請求書の支払が行われると、前払勘定科目の前払と消費税の前払伝票が取り消されます。その後、請求金額が通常の集計勘定に自動的に転記されます。

仕入先への前払の転記プロファイルを設定するには、次の手順を実行します。

買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定パラメーター の 元帳と消費税 クイックタブで、前払を含む支払仕訳帳の転記プロファイル パラメーターを使用して、支払クイックタブで新しい転記プロファイルを選択します。
支払仕訳帳を作成し、新しい支払を作成します。
支払に、前払としてフラグを設定することができます。これを実行した場合、前の手順で設定した転記プロファイルの定義済み勘定科目に支払いが転記されます。さらに、支払を前払としてフラグ付けした場合、税金が計算されます。国や地域によっては、請求書が存在しない場合でも、企業が前払を記録する際に税金を支払うことが求められます。
前払を転記します。
オプション: 請求書を作成する前に、前払を発注書または販売注文に対して清算することもできます。 発注書ページのアクションペインで、トランザクションの決済を使用します。
仕入先から商品やサービスが提供されたら、請求書を記録します。前の手順で発注書に対して前払を清算した場合、作成した請求書に対して前払の清算が自動的に行われます。発注書に対して前払の清算を行わなかった場合、仕入先ページのトランザクションの決済を使用して、請求書に対して前払を手動で清算できます。
最終請求書を作成すると、前払が存在する場合はその旨通知されます。請求書のマーキングプロセス中に、前払をマーキングおよび決済することができます。
すると、前払額は一時的な買掛金勘定の勘定科目から取り消されます。また、税額が計算された場合、実際の税額は請求書に含まれているため、取り消されます。