従業員がorganizationを離れ、既存のメールや予定表の情報を失いたくない場合は、元の従業員のメール アドレスを別の従業員に割り当てるか、元の従業員のメールボックスを共有メールボックスに変換できます。
注:
この記事のタスクを実行するには、Microsoft 365 バックアップ管理者やユーザー管理者など、ロールを通じて適切なアクセス許可が必要です。
元従業員のメールボックスを共有メールボックスに変換する
ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換すると、既存のすべてのメールと予定表が共有メールボックスに保持され、複数のユーザーがアクセスできるようになります。 必要に応じて、後で共有メールボックスを個々のユーザーのプライベート メールボックスに変換できます。
- 共有メールボックスの作成は、メールボックスが 50 GB より小さい限り、ライセンスの支払いを行う必要がないため、コストの低い方法になります。 50 GB を超える場合は、ライセンスを割り当てる必要があります。
- メールボックスを共有メールボックスに変換する場合は、すべての古いメールも使用できます。 この構成は、多くの領域を占有する可能性があります。
- メール転送を設定した場合、元従業員のメール アドレスに送信された 新しい メールのみが現在の従業員に送信されます。
ユーザーのメールボックスを共有メールボックスに変換するには、次の手順に従います。
元従業員のメールを別の従業員に転送する
重要
メール転送または共有メールボックスを設定する場合は、元従業員のアカウントを削除しないでください。 メール転送や共有メールボックスを固定するには、アカウントを残しておく必要があります。
Microsoft 365 管理センターで、[ユーザー>アクティブ なユーザー] に移動します。 (または、[ アクティブ なユーザー] ページに直接移動します)。
元従業員の名前を選択し、[ メール ] タブを選択します。
[Email転送] で、[メール転送の管理] を選択します。
[ このメールボックスに送信されたすべてのメールを転送する] を選択します。 [ 転送メール アドレス ] ボックスに、メールを受け取る現在の従業員のメール アドレスを入力します。 転送されたメールのコピーを元の従業員のメールボックスに保持するかどうかを選択します。
[変更の保存] を選択します。 元従業員のアカウントは削除しないでください。
重要
コンプライアンス上の理由によりメールボックスが非アクティブになっているシナリオでは、メール転送またはメールボックスを共有メールボックスに変換しても機能しません。
Outlook 会議を取り消す
前のユーザーが予定表に持っていたすべての会議を取り消してください。 これにより、以前のユーザーによって作成された会議を削除できます。
機器または会議室を予約した会議がある場合、会議がキャンセルされるまで予約できません。 手順 については、「予定または会議を削除 する」を参照してください。