Microsoft 365 グループ、共有メールボックスと予定表、OneNote ノートブックを備えた SharePoint サイト、Microsoft Plannerなど、共有するリソースのコレクションを設定できます。 Microsoft Teamsは、グループを作成するときに含めることもできます。また、後で追加することもできます。 アクセス許可グループリソースは、グループを介して管理されます。
グループは、共有リソースのいずれかを作成することで作成できます。 Outlook でグループを作成すると、グループに接続された SharePoint チーム サイトまたはプランをPlannerで作成した場合と同じ結果が得られます。 ユーザーがMicrosoft 365 グループを初めて使用する場合、ユーザーはこれを認識していない可能性があります。 これにより、ユーザーが混乱し、重複するリソースが作成される可能性があります。 (たとえば、ドキュメントコラボレーション用の SharePoint サイトを作成した後、グループの一部として既に使用Plannerを認識せず、後でPlannerの別のインスタンスを作成する場合があります)。
グループは複数の方法で作成できるため、organizationに最適なメソッドを使用するようにユーザーをトレーニングすることをお勧めします。
- organizationが電子メールを使用してほとんどの通信を行う場合は、Outlook でグループを作成するようにユーザーに指示します。
- organizationが SharePoint を頻繁に使用している場合、またはオンプレミスの SharePoint から移行する場合は、コラボレーションのために SharePoint チーム サイトを作成するようにユーザーに指示します。
- organizationが Teams を展開している場合は、コラボレーション スペースが必要なときにチームを作成するようにユーザーに指示します。
ユーザーが他のユーザーと共同作業を行うスペースが必要な場合に、作業方法と最も一致するグループ作成方法を常に使用するようにトレーニングすると、リソースの混乱や重複を回避できます。 ユーザーの経験が増えるにつれて、グループに付属するサービスのコレクションが向上し、異なる作成方法によって同じ結果が得られます。
ビジネス ユーザーのMicrosoft 365 グループ - PowerPoint テンプレートは、ユーザーのトレーニング プレゼンテーションの出発点として使用できます。
グループについて考え、整理する方法
ユーザーは、グループを使用する場所とタイミングを理解することで、最も効果的に相互に通信できます。
内部ループ - Teams
内部ループには、定期的に作業するユーザーが含まれます。 内部ループでは、 効果的な会議やプロジェクトを実行する必要があります。 Teams では、共有予定表、会議、チャネル、チャットなどのチーム機能を利用して、最も近いコラボレーターと調整できます。
外側のループ - Viva Engage
外部ループには、組織全体で接続するユーザーが含まれますが、必ずしも密接に連携するとは限りません。 外部ループでは、 従業員や同僚に通知し、関与させる必要があります。 Viva Engageでは、ベスト プラクティスを共有したり、ファイルを共有したり、クラウドソースのアイデアを共有したりできるパブリック コミュニティが提供されます。
Outlook、SharePoint、Stream
Outlook - 電子メール グループを使用して、特定のグループへの通信をターゲットにします。
SharePoint - SharePoint サイトを使用して、特定のグループとコンテンツを共有および共同作業します。
Stream - Streamを使用して、ビデオ イベントとライブ イベントを特定のグループと共有します。